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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Erstelle und formatiere Dokumente, organisiere das Sekretariat und kommuniziere mit Mandanten.
- Arbeitgeber: Oppenhoff, eine dynamische Full-Service-Kanzlei mit internationalem Fokus.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Anstellung, 30 Urlaubstage, Weiterbildungsmöglichkeiten und Teamevents.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und übernehme Verantwortung in einem internationalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung als Sekretär:in und gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Freundliche Arbeitsatmosphäre mit offener Kommunikation und Karrierechancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ein Körper ist nur so stark wie sein Rückgrat! Das Assistenz-Team von Oppenhoff leistet unverzichtbare Arbeit, damit sich unsere Anwältinnen und Anwälte optimal um ihre Mandate kümmern können. Als Full-Service-Kanzlei beraten wir in allen wichtigen Bereichen des Wirtschaftsrechts - national und international.
Zur Verstärkung unseres Gesellschaftsrechtsteams in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit.
Ihre Aufgaben
- Erstellung und Formatierung aller relevanten Schriftstücke, u.a. Verträge, weitere transaktionsbezogene Dokumente und Präsentationen sowie Vorlagenmanagement und digitale Aktenführung
- Korrespondenz und Kommunikation mit Mandanten und Behörden, einschließlich elektronischem Rechtsverkehr, zum Teil selbstständig
- selbstständige Organisation des Sekretariats gemeinsam mit zwei Assistenzkolleginnen und allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Termin- und Wiedervorlagemanagement, Reiseplanung und -kostenabrechnung
- Unterstützung bei anspruchsvoller nationaler und internationaler Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- überwiegend digitales Dokumentenmanagement sowie Pflege der Akten
- vielseitige und abwechslungsreiche Unterstützung mehrerer kleiner, spezialisierter Teams innerhalb eines übergeordneten Teams
- vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsstellung), Betreuung der offenen Posten und Mahnwesen
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Europa- oder Fremdsprachensekretärin (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in dem gesuchten Tätigkeitsbereich, idealerweise im Kanzleiumfeld
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung sowie gute Englischkenntnisse
- gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
- verlässliches Planungs- und Organisationstalent mit ausgeprägtem Team- und Servicedenken, das Herausforderungen flexibel, sorgfältig und schnell begegnet
- qualitätsbewusster und dienstleistungsorientierter Arbeitsstil
- freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Mandanten, Behörden und Kolleg:innen
Wir bieten:
- Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem engagierten und sympathischen Team
- unbefristete Anstellung mit abwechslungsreichen Arbeitsaufgaben in einem leistungsstarken, internationalen Arbeitsumfeld
- abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeiten mit Verantwortung
- individuell angepasste Einarbeitung je nach Ihrem Erfahrungsschatz
- Weiterbildungsangebote und Zusatzleistungen, z. B. Fahrtkostenzuschuss
- regelmäßige Teamevents
- 30 Urlaubstage (Vollzeit)
- eine freundliche „open-door-policy“
Weitere Mitarbeiter-Benefits finden Sie hier.
Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Oppenhoff & Partner
Kontaktperson:
Oppenhoff & Partner HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie noch Unterstützung brauchen oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und kann dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten aus der Branche, besuche Events oder trete Online-Gruppen bei. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Wir bei StudySmarter unterstützen dich dabei, die richtigen Verbindungen zu knüpfen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Assistenzstelle. Übe häufige Interviewfragen und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Wir helfen dir gerne mit Ressourcen und Tipps!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das erhöht deine Chancen, gesehen zu werden. Achte darauf, dass dein Profil vollständig ist und alle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten aufgeführt sind. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du genau zu unserem Team passen würdest und was dich an der Assistenzstelle reizt.
Achte auf die Details!: Stelle sicher, dass deine Unterlagen gut formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten. Ein ordentliches Layout und klare Struktur helfen uns, deine Bewerbung schnell zu erfassen und einen positiven Eindruck zu gewinnen.
Sei konkret bei deinen Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Sekretariatsbereich. Nenne spezifische Aufgaben, die du übernommen hast, und wie du Herausforderungen gemeistert hast. Das gibt uns ein besseres Bild von deinen Fähigkeiten.
Bewirb dich direkt über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alle Informationen direkt erhalten und du den schnellsten Weg zu uns findest. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Oppenhoff & Partner vorbereitest
✨Mach dich mit der Kanzlei vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Kanzlei Oppenhoff und ihr Gesellschaftsrechtsteam genauer anzuschauen. Informiere dich über aktuelle Fälle, deren Arbeitsweise und die Werte, die sie vertreten. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst echtes Interesse.
✨Bereite deine Unterlagen vor
Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente, wie deinen Lebenslauf, Zeugnisse und eventuell Arbeitsproben, gut organisiert hast. Achte darauf, dass alles ordentlich formatiert ist, da dies auch deine Fähigkeiten in der Dokumentenerstellung widerspiegelt.
✨Übe deine Kommunikation
Da die Stelle viel Korrespondenz mit Mandanten und Behörden umfasst, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auffrischen. Übe, klare und präzise Antworten auf häufige Interviewfragen zu geben und bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern zu erläutern.
✨Zeige dein Organisationstalent
In der Assistenz ist es wichtig, gut organisiert zu sein. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine verwaltet, Reisen geplant oder Dokumente strukturiert hast. Dies wird dir helfen, deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.