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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support our team with administrative tasks and manage internal processes.
- Arbeitgeber: Join OPTIMAL SYSTEMS, a leading software manufacturer in a growth industry.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, remote work options, and access to a company gym with personal training.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team that values innovation and offers opportunities for personal growth.
- Gewünschte Qualifikationen: You should have a completed vocational training in office management or a related field.
- Andere Informationen: Located in modern offices in Berlin, we offer a vibrant work culture and exciting team events.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Einen coolen Job machen. OPTIMAL SYSTEMS ist ein erfolgreicher Softwarehersteller in einer Wachstumsbranche. Wir suchen Tüftler:innen, Planer:innen, Visionäre - kurz: Macher:innen, die Lust darauf haben, unsere Kunden auf dem Weg in die Digitalisierung zu begleiten.
Was wir Dir bieten
- Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einer dynamischen Arbeitsatmosphäre, in der Du Dein Potenzial auch langfristig einbringen kannst.
- Großzügige und moderne Büroräume, flache Hierarchien und eine offene Kommunikation.
- Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit, mobil zu arbeiten sowie zwei Poolwagen zur privaten Nutzung.
- Vom Arbeitgeber bezahlte Linguarama - Business Englischkurse.
- Ein firmeneigenes Sportstudio mit Personal-Trainer:in sowie Gesundheitsberatung und -workshops.
- Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zu Kitakosten, Fahrrad-Leasing, Mitarbeiterrabatte, Teamevents und einiges mehr.
Woran Du mit uns arbeitest
Womit Du uns überzeugst
- Du bearbeitest und überwachst Budgetrichtlinien und betreust das interne Genehmigungsverfahren.
- Du übernimmst administrative und organisatorische Sekretariatsaufgaben.
- Du rechnest unsere Leistungen gegenüber Kunden, Partnern und Tochtergesellschaften ab und erstellst Ausgangsrechnungen.
- Du bearbeitest Eingangsrechnungen und kümmerst Dich um Reklamationen.
- Du nimmst Telefonate an, leitest diese ggf. weiter und erledigst die schriftliche Korrespondenz.
Dein Profil
- Mit Deiner abgeschlossenen Ausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann, Hotelkauffrau/-kaufmann oder als Fremdsprachensekretär:in bzw. einer vergleichbaren Qualifikation.
- Idealerweise Deiner ersten Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
- Deinem gekonnten Umgang mit Microsoft Office.
- Deinen sicheren Deutsch- und guten Englischkenntnissen in Wort und Schrift.
- Deiner gewissenhaften, präzisen und strukturierten Arbeitsweise, Deiner Teamfähigkeit und Freundlichkeit sowie Deinem Organisationsgeschick.
Auf einen Blick
- Stellen-ID: FIN-OAB-2306-OSJC (Bitte in der Bewerbung angeben.)
- Beginn: Ab sofort, in Vollzeit
- Ansprechpartner/in: Helen Stahlhuth - Head of Office & Accounting & Christine Blödtner - Talent Acquisition Managerin
- Standort: OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Unternehmenszentrale, Cicerostraße 26, 10709 Berlin
- Kontakt unter: job@optimal-systems.de oder bewirb Dich jetzt über jobportal.optimal-systems.de
Software für Macher.
Teamassistenz / Office Manager (gn) Arbeitgeber: OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Kontaktperson:
OPTIMAL SYSTEMS GmbH HR Team
job@optimal-systems.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz / Office Manager (gn)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Branche arbeiten oder sogar bei OPTIMAL SYSTEMS. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von OPTIMAL SYSTEMS. Schau dir ihre Social-Media-Kanäle an und finde heraus, welche Werte und Projekte ihnen wichtig sind. So kannst du in einem möglichen Gespräch gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen für die Position der Teamassistenz/Office Manager vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für Digitalisierung und Softwarelösungen. Wenn du während des Gesprächs deine Leidenschaft für die Branche und die Produkte von OPTIMAL SYSTEMS teilst, hinterlässt das einen positiven Eindruck und zeigt, dass du motiviert bist, Teil des Teams zu werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz / Office Manager (gn)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Anschreiben, wie deine Ausbildung und bisherigen Erfahrungen dich für die Position der Teamassistenz / Office Manager qualifizieren. Gehe auf spezifische Fähigkeiten ein, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden.
Zeige deine Teamfähigkeit: OPTIMAL SYSTEMS sucht nach Macher:innen, die gut im Team arbeiten können. Erwähne Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder Verantwortung übernommen hast.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben klar strukturiert sind. Verwende einfache, prägnante Sätze und vermeide Fachjargon, der nicht allgemein bekannt ist.
Persönliche Note: Füge eine persönliche Note hinzu, indem du erklärst, warum du bei OPTIMAL SYSTEMS arbeiten möchtest. Zeige dein Interesse an der Digitalisierung und wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei OPTIMAL SYSTEMS GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über OPTIMAL SYSTEMS und deren Produkte. Zeige, dass du die Branche verstehst und wie deine Rolle als Teamassistenz/Office Manager dazu beiträgt, die Kunden auf ihrem Weg in die Digitalisierung zu unterstützen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit administrativen Aufgaben zeigen. Betone, wie du Budgetrichtlinien bearbeitet und Genehmigungsverfahren überwacht hast.
✨Zeige Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Teamfähigkeit und deinen freundlichen Umgang mit Kollegen und Kunden zu demonstrieren. Erzähle von Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Da gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch Beispiele für Situationen nennen, in denen du deine Sprachkenntnisse effektiv eingesetzt hast.
