Werkstudent Office- & Fuhrpark-/Flottenmanagement (gn)

Das sind wir

Unser Herz schlägt digital: Mit mittlerweile mehr als 600 Mitarbeitenden an unserem Firmensitz in Berlin und an vielen weiteren Standorten in Deutschland, Österreich & der Schweiz sowie in Serbien entwickeln wir bei OPTIMAL SYSTEMS seit mehr als 30 Jahren Softwarelösungen aus dem ECM-Bereich, die es unseren Kunden aus unterschiedlichsten Branchen ermöglichen, ihre Dokumente und Prozesse effizient zu managen. Wir unterstützen damit nicht nur Unternehmen aus der Wirtschaft, sondern z.B. auch Krankenhäuser, NGOs und Behörden dabei, wertvolle Ressourcen einzusparen und ihren Weg in eine digitale Zukunft zu gestalten.

Zu unseren weltweit insgesamt rund 2.400 Kunden zählen beispielsweise EDEKA, ProSiebenSat.1, die Caritas sowie das DRK. Seit dem Jahr 2020 richten wir uns als Teil des KYOCERA-Konzerns zunehmend international aus, haben uns unser mittelständisch geprägtes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und viel Raum für Mitgestaltung dabei aber bis heute bewahrt. So entwickeln wir uns gemeinsam stetig weiter und können mit Stolz sagen: Wer bei uns arbeitet, bleibt oft viele Jahre. Denn wir sind kein Durchlauferhitzer, der die besten Kräfte zwischen Events, Work-Life-Esoterik und 80-Stunden-Wochen einfach verheizt. Stattdessen wollen wir, dass Du Dich bei uns wohlfühlst – und nach getaner Arbeit auch mal den Kopf ausschaltest. Wir sind wie ein Start-up; nur eben ein bisschen erwachsener.

Nach diesen Werten arbeiten wir

Vertrauen ist die Grundlage unseres Miteinanders. Wir begegnen uns stets offen und ehrlich und unterstützen uns gegenseitig mit Rat und Tat. Das macht uns als OPTIMAL SYSTEMS Team stärker. Wir leben Vielfalt, in den Teams und in den Projekten. In unserem täglichen Handeln achten wir darauf, Ressourcen zu schonen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen. Unsere Arbeit bei OS und unser Privatleben halten wir im Gleichgewicht. Wir bestimmen selbst, wann, wie und wo wir arbeiten – denn zum Machen gehört Eigenverantwortung. Unser Herz schlägt für Digitalisierung, die wir mit einer hohen Kundenorientierung umsetzen. Dabei haben wir Lust auf Neues und schaffen somit innovative Lösungen.

Aufgaben

• Du bist als Werkstudent*in ein vollwertiger Teil unseres Office-Teams, das Dir im Rahmen des Onboardings sowie auch darüber hinaus stets zur Seite steht, damit Du uns schrittweise bei den Aufgaben rund um das Fleet Management unterstützen kannst.
• Du bist für administrative Angelegenheiten, wie die Pflege von Fuhrparklisten & die Erstellung von Rück- und Übergabeprotokollen, sowohl für den Standort in Berlin als auch für unsere Tochtergesellschaften mitverantwortlich und wirst von der Konfiguration bis hin zum Einkauf in den gesamten Bestellprozess von Firmenfahrzeugen miteinbezogen.
• Du organisierst und koordinierst verschiedene Termine, z. B. für Reparaturen, Reifenwechsel, Rück- & Übergaben sowie für Angelegenheiten rund um Unfallverhütungsvorschriften (UVV).
• Du kommunizierst mit verschiedenen externen & internen Stakeholdern und sorgst damit für einen reibungslosen Ablauf, u. a. bei der Abwicklung von Schadensvorfällen mit Versicherungen.
• Du übernimmst weitere Aufgaben im Rahmen des operativen Tagesgeschäfts, wie beispielsweise die Erstellung von Zulassungsunterlagen sowie die Prüfung von Rechnungen der Leasing-Fahrzeuge.

Profil

• Du bist eingeschriebene/r Student/in der Fachrichtung Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre (BWL), Volkswirtschaftslehre (VWL), Wirtschaftsingenieurwesen, Fahrzeugtechnik/Automotive Systems, Logistik, Supply Chain Management oder einem vergleichbaren Studiengang.
• Mit Deinem Knowhow im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, Deinem Führerschein der Klasse B sowie Deinen sicheren Deutschkenntnissen (mind. C1) in Wort und Schrift, Deinem Organisationsgeschick, Deiner Eigeninitiative sowie Deiner sorgfältigen Arbeitsweise, Deiner ausgeprägten Teamfähigkeit und Deiner stets zuverlässigen & kommunikativen Art.

Wir bieten

• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit gelebter Duz-Kultur und flachen Hierarchien. Erlebe auch Du unseren einmaligen OS-Spirit und freue Dich zudem auf Folgendes:
• Unterstützung & Weiterbildung: Ein aufgeschlossenes Team aus Expert*innen, welches Dir mit Rat und Tat zur Seite steht, ein umfassendes Onboarding inkl. Patenprogramm, regelmäßige Feedbackgespräche und die Förderung Deiner individuellen Weiterentwicklung.
• Perspektive & Arbeitsumfeld: Eine hohe Chance auf Übernahme, sodass Du Dein Potenzial auch langfristig bei uns einbringen kannst, legendäre Kochabende & Firmenfeiern, gemeinsame Projekte sowie monatlich stattfindende Nachwuchskräftetreffen und eine vollständige digitale Ausstattung Deines Arbeitsplatzes.
• Work-Life-Balance sowie Gesundheit & Wohlbefinden: 30 Tage Urlaub im Jahr sowie bezahlt frei am 24. & 31. Dezember, ein vielfältiges Beratungs- & Workshopangebot und Fitness- & Gesundheitskurse sowohl vor Ort als auch remote.
• Weitere Benefits: Bezahlte Sprachkurse, diverse Rabattangebote in Kooperation mit Corporate Benefits und unser attraktives Prämienprogramm „Bring a friend“ für Mitarbeitendenempfehlungen.

* Nicht alle Benefits sind an allen Standorten verfügbar.