Head of Operations [100%], Zürich /Hybrid

Optiml sucht einen Head of Operations, um die Systeme, Kultur und Prozesse zu leiten, die Optiml reibungslos und effizient skalieren lassen. Sie werden sicherstellen, dass jeder Teil unserer schnell wachsenden Organisation synchron auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

Ihre Mission ist es, das operationale Rückgrat von Optiml aufzubauen und zu skalieren: die Prozesse, Informationsflüsse und Leistungssysteme zu etablieren, die Klarheit, Verantwortung und Geschwindigkeit ermöglichen. Sie werden die unternehmensweite Ausrichtung durch OKRs und Budgetzyklen vorantreiben, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen stärken und sicherstellen, dass Kultur, Menschen und Finanzen zusammenarbeiten, um unsere nächste Wachstumsphase zu unterstützen.

Diese Rolle kombiniert strategische Aufsicht mit praktischer Umsetzung. Sie werden eng mit dem CEO, den Mitbegründern und den Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um Visionen in betriebliche Rhythmen zu übersetzen, wichtige Unternehmensinitiativen zu leiten und eine Kultur des Eigentums und der Leistung zu fördern.

Wichtige Ziele

• Aufbau und Skalierung einer schlanken, leistungsstarken Unternehmensoperationsfunktion, die HR, Finanzen, Kultur und organisatorische Prozesse abdeckt.
• Unternehmensweite Ausrichtung durch OKRs, Budgetzyklen und transparente Berichtstrukturen vorantreiben.
• Skalierbare Systeme für Leistungsmanagement, Vergütung und interne Governance etablieren.
• Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen stärken und reibungslose Informations- und Entscheidungsflüsse über die Organisation hinweg sicherstellen.
• Mit dem Mitbegründer und dem Führungsteam zusammenarbeiten, um Fundraising, Investorenmanagement und Vorstandsvorbereitungen zu unterstützen.

Verantwortlichkeiten

• Unternehmensweite operative Strategie vorantreiben – von der Jahresplanung bis zur täglichen Ausführung – und dabei die funktionsübergreifende Ausrichtung sicherstellen.
• Jährliche und vierteljährliche OKR-Zyklen, Unternehmensbewertungen und Berichterstattung leiten, um Fokus und Verantwortung aufrechtzuerhalten.
• Wesentliche Prozesse in HR, Finanzen, Kultur und Compliance kontinuierlich verbessern.
• Effektive Informationsflüsse aufbauen und aufrechterhalten, die Transparenz und datengestützte Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Dringende betriebliche Anforderungen in den Bereichen Commercial, Delivery, Product und anderen Abteilungen unterstützen.
• Unternehmensvision in operative Pläne und messbare Ziele übersetzen.
• Fundraising-Aktivitäten, Investorenupdates und Vorstandsbesprechungen unterstützen.
• Funktionsübergreifende strategische Initiativen außerhalb bestehender Abteilungen leiten oder unterstützen.
• Als Denkpartner für den CEO und die Mitbegründer fungieren und dabei den Fokus auf die wichtigsten Prioritäten und disziplinierte Ausführung sicherstellen.
• Als verbindendes Element zwischen den Abteilungen agieren – Zusammenarbeit und Koordination ohne Bürokratie sicherstellen.
• Recruiting, Einstellung, Einarbeitung und Talentprozesse überwachen; skalierbare HR-Systeme und -Richtlinien sicherstellen.
• Betriebliche Richtlinien entwickeln und implementieren, Budgets verwalten und effiziente tägliche Abläufe sicherstellen.
• Vergütungsrahmen, Rollenebenen und Leistungsbewertungsprozesse implementieren.
• Entwicklung der Organisationsstruktur und funktionsübergreifender Prozesse unterstützen, während das Unternehmen wächst.
• Betriebliche Engpässe antizipieren und mit den Abteilungen zusammenarbeiten, um skalierbare Lösungen zu skizzieren.
• Initiativen zur Veränderung leiten, die Zusammenarbeit und Effizienz verbessern.
• Budgetierung, Prognosen und Kostenverfolgung unterstützen; Cashflow und Budgetmanagement koordinieren.
• Beziehungen zu externen Anbietern in den Bereichen Buchhaltung, Löhne und Rechtspflege verwalten.
• Compliance in verschiedenen Rechtsordnungen (Verträge, HR, Daten, Finanzen) sicherstellen.
• Dashboards und Tools für Finanz- und Leistungsberichterstattung implementieren.

Anforderungen

• 5–10 Jahre Erfahrung in der Betriebsführung von Tech-Startups und Skalierung von Seed bis Series A/B, idealerweise im B2B SaaS-Bereich.
• Bachelor- oder Masterabschluss in einer anspruchsvollen analytischen Disziplin (Wirtschaftsingenieurwesen, Informationssysteme, Operations Research, Managementwissenschaften, Wirtschaft oder Finanzen).
• Nachgewiesene Fähigkeit, funktionsübergreifende Operationen in schnell wachsenden, internationalen Umgebungen zu entwerfen und zu leiten.
• Führung durch Struktur, Klarheit und Zusammenarbeit – Systeme schaffen, die Teams ermächtigen.
• Starkes strategisches und analytisches Denken; in der Lage, komplexe Herausforderungen in umsetzbare, datengestützte Pläne umzuwandeln.
• Eine Builder-Mentalität: praktisch, pragmatisch und datengestützt.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten; versiert im Umgang mit Google- und Microsoft Office-Suite, Notion, Slack, Xero, HubSpot usw.
• Erfahrung in Hochtechnologiebereichen und schnelllebigen Umgebungen.
• Fließend in Englisch; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Schweizer oder EU-Staatsbürgerschaft (erforderlich).

Vorteile

• Einfluss: Spielen Sie eine entscheidende Rolle beim Skalieren eines Unternehmens, das transformiert, wie Immobilien dekarbonisiert werden.
• Eigentum: Bauen und besitzen Sie das operationale Rückgrat eines schnell wachsenden Startups.