Head of Operations [100%], Zürich /Hybrid

Als Head of Operations werden Sie die Systeme, die Kultur und die Prozesse leiten, die Optiml reibungslos und effizient skalieren lassen. Sie stellen sicher, dass jeder Teil unserer schnell wachsenden Organisation synchron auf gemeinsame Ziele hinarbeitet. Ihre Mission ist es, das operationale Rückgrat von Optiml aufzubauen und zu skalieren: die Prozesse, Informationsflüsse und Leistungssysteme zu etablieren, die Klarheit, Verantwortung und Geschwindigkeit ermöglichen. Sie treiben die unternehmensweite Ausrichtung durch OKRs und Budgetzyklen voran, stärken die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und sorgen dafür, dass Kultur, Menschen und Finanzen harmonisch zusammenarbeiten, um unsere nächste Wachstumsphase zu unterstützen.

Diese Rolle kombiniert strategische Aufsicht mit praktischer Umsetzung. Sie arbeiten eng mit dem CEO, den Mitbegründern und den Abteilungsleitern zusammen, um Visionen in betriebliche Rhythmen zu übersetzen, wichtige Unternehmensinitiativen zu leiten und eine Kultur des Eigentums und der Leistung zu fördern. Wir suchen einen erfahrenen Operator mit nachweislicher Erfahrung in der Leitung unternehmensweiter Operationen – nicht in einer Rolle als Büroleiter oder Administrator. Wenn Sie an der Schnittstelle von Strategie, Systemen und Menschen gedeihen (und gerne die Struktur aufbauen, die andere befähigt, ihre beste Arbeit zu leisten), ist dies Ihre Gelegenheit, das nächste Wachstums Kapitel von Optiml zu gestalten.

Über Optiml

Optiml revolutioniert die Immobilienbranche mit unserer Software für Real Estate Decision Intelligence (REDI) – einer neuen Kategorie von KI-gestützter Technologie, die hilft, Gebäude zu dekarbonisieren und gleichzeitig die Asset-Performance zu optimieren. Seit unserem Start im April 2024 haben wir in Europa und den USA expandiert, bedeutende Branchenanerkennung erhalten und drei große PropTech-Auszeichnungen gewonnen.

• 2024 ULI Europe PropTech of the Year
• 2024 ZIA PropTech of the Year

Wir sind mit 6 Millionen US-Dollar an Pre-Seed-Finanzierung von erstklassigen US- und EU-Fonds ausgestattet. Jetzt erweitern wir unsere operationale Fähigkeit, um unsere Vision, Strategie und Skalierungspotenzial zu verwirklichen.

Wichtige Ziele

• Aufbau und Skalierung einer schlanken, leistungsstarken Unternehmensoperationsfunktion, die HR, Finanzen, Kultur und organisatorische Prozesse abdeckt.
• Unternehmensweite Ausrichtung durch OKRs, Budgetzyklen und transparente Berichtstrukturen vorantreiben.
• Skalierbare Systeme für Leistungsmanagement, Vergütung und interne Governance etablieren.
• Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen stärken und reibungslose Informations- und Entscheidungsflüsse in der Organisation sicherstellen.
• Mit den Mitbegründern und dem Führungsteam zusammenarbeiten, um Fundraising, Investorenmanagement und Vorstandsvorbereitungen zu unterstützen.

Verantwortlichkeiten

1. Unternehmens- und Geschäftsoperationen
   • Unternehmensweite operative Strategie vorantreiben – von der Jahresplanung bis zur täglichen Ausführung – und dabei die funktionsübergreifende Ausrichtung zwischen Abteilungen und Teams sicherstellen.
   • Jährliche und vierteljährliche OKR-Zyklen, Unternehmensbewertungen und Berichterstattung leiten, um Fokus und Verantwortung sicherzustellen.
   • Wesentliche Prozesse in den Bereichen HR, Finanzen, Kultur und Compliance kontinuierlich verbessern.
   • Effektive Informationsflüsse aufbauen und aufrechterhalten, die Transparenz und starke (datenbasierte) Entscheidungsfindung ermöglichen.
   • Allgemeine Unterstützung bei dringenden betrieblichen Anforderungen im Unternehmen aus den Bereichen Commercial, Delivery, Product usw.
2. Strategische und exekutive Befähigung
   • Mit den Mitbegründern und dem Führungsteam zusammenarbeiten, um die Unternehmensvision in operative Pläne und messbare Ziele zu übersetzen.
   • Fundraising-Aktivitäten, Investorenupdates und Vorstandsbesprechungen unterstützen.
   • Funktionsübergreifende strategische Initiativen leiten oder unterstützen, die außerhalb bestehender Abteilungen liegen.
   • Als Denkpartner für den CEO und die Mitbegründer fungieren und sicherstellen, dass der Fokus auf den wichtigsten Prioritäten und einer disziplinierten Ausführung liegt.
3. Organisationsentwicklung und Personal / HR
   • Als verbindendes Element zwischen den Abteilungen fungieren – ein Bindeglied, das Zusammenarbeit, Ausrichtung und Koordination ohne Bürokratie sicherstellt.
   • Bei der Überwachung von Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen, Onboarding und Talentprozessen unterstützen; sicherstellen, dass skalierbare HR-Systeme und -Richtlinien vorhanden sind (bei Bedarf mit externer Unterstützung).
   • Operative Richtlinien und Verfahren entwickeln und implementieren, Budgets und Ressourcen verwalten und einen effizienten Tagesbetrieb sicherstellen.
   • Vergütungsrahmen, Rollenebenen und Leistungsbewertungsprozesse implementieren.
   • Die Entwicklung der Organisationsstruktur von Optiml und der funktionsübergreifenden Prozesse unterstützen, während das Unternehmen skaliert (hybridfreundliches Betriebsmodell).
   • Operative Engpässe antizipieren und mit den Abteilungen zusammenarbeiten, um skalierbare Lösungen zu skizzieren.
   • Initiativen zur Veränderung leiten, die Zusammenarbeit und Effizienz verbessern.
4. Finanz- und Rechtsoperationen
   • Bei der Überwachung von Budgetierung, Prognosen und Kostenverfolgung unterstützen, um finanzielle Sichtbarkeit und Disziplin sicherzustellen (bei Bedarf mit externer Unterstützung).
   • Cashflow- und Budgetmanagement koordinieren.
   • Beziehungen zu externen Anbietern in den Bereichen Buchhaltung, Löhne und Recht verwalten.
   • Compliance über verschiedene Jurisdiktionen hinweg sicherstellen (Verträge, HR, Daten und Finanzen).
   • Bei der Implementierung von Dashboards und Tools für Finanz- und Leistungsberichte in Zusammenarbeit mit allen Abteilungen unterstützen.

Anforderungen

• 5–10 Jahre Erfahrung in der Betriebsführung von Tech-Startups und beim Skalieren von Startups von Seed bis Series A/B (idealerweise B2B SaaS) – Sie haben es bereits getan, mit einer Erfolgsbilanz beim Aufbau skalierbarer Betriebssysteme.
• Bachelor- oder Masterabschluss in einer anspruchsvollen analytischen Disziplin (z.B. Wirtschaftsingenieurwesen, Informationssysteme, Operations Research, Managementwissenschaft, Wirtschaft oder Finanzen).
• Nachweisliche Fähigkeit, funktionsübergreifende Operationen in schnell wachsenden, internationalen Umgebungen zu entwerfen und zu leiten.
• Sie führen durch Struktur, Klarheit und Zusammenarbeit – schaffen Systeme, die Teams ermächtigen, anstatt sie einzuschränken.
• Starkes strategisches und analytisches Denken – in der Lage, komplexe Herausforderungen in umsetzbare, datenbasierte Pläne und Prozesse umzuwandeln.
• Eine „Builder-Mentalität“: praktisch, pragmatisch und fokussiert auf datengestützte Ergebnisse statt auf Theorie.
• Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten; versiert im Umgang mit Tools (Google & Microsoft Office Suite, Notion, Slack, Xero, Hubspot usw.) und strukturierten Informationsflüssen.
• Erfahrung in High-Tech-Sektoren und schnelllebigen Umgebungen.
• Fließend in Englisch; Deutschkenntnisse von Vorteil.
• Schweizer oder EU-Staatsbürgerschaft (erforderlich bei der aktuellen Unternehmensgröße).

Vorteile

• Einfluss: Spielen Sie eine entscheidende Rolle beim Skalieren eines Unternehmens, das transformiert, wie Immobilien dekarbonisiert werden.
• Eigentum: Bauen und besitzen Sie das operationale Rückgrat eines schnell wachsenden Startups.