Head of Operations [100%], Zürich /Hybrid

Als Head of Operations werden Sie die Systeme, die Kultur und die Prozesse leiten, die Optiml reibungslos und effizient skalieren lassen. Sie stellen sicher, dass jeder Teil unserer schnell wachsenden Organisation synchron auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

Ihre Mission ist es, das operationale Rückgrat von Optiml aufzubauen und zu skalieren: die Prozesse, Informationsflüsse und Leistungssysteme zu etablieren, die Klarheit, Verantwortung und Geschwindigkeit ermöglichen. Sie treiben die unternehmensweite Ausrichtung durch OKRs und Budgetzyklen voran, stärken die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und sorgen dafür, dass Kultur, Menschen und administrative Systeme harmonisch zusammenarbeiten, um unsere nächste Wachstumsphase zu unterstützen.

Diese Rolle kombiniert strategische Aufsicht mit praktischer Umsetzung. Sie arbeiten eng mit dem CEO, den Mitbegründern und den Abteilungsleitern zusammen, um Visionen in betriebliche Abläufe zu übersetzen, wichtige Unternehmensinitiativen zu leiten und eine Kultur des Eigentums und der Leistung zu fördern.

Wir suchen einen erfahrenen Operator mit nachweislicher Erfahrung in der Leitung unternehmensweiter Operationen – nicht in einer Rolle als Büroleiter oder Administrator. Wenn Sie an der Schnittstelle von Strategie, Systemen und Menschen gedeihen und gerne die Struktur aufbauen, die andere befähigt, ihre beste Arbeit zu leisten, ist dies Ihre Gelegenheit, das nächste Wachstums Kapitel von Optiml zu gestalten.

Über Optiml

Optiml revolutioniert die Immobilienbranche mit unserer Real Estate Decision Intelligence (REDI) Software – einer neuen Klasse von Entscheidungstechnologie, die KI integriert, um Gebäude zu dekarbonisieren und gleichzeitig die finanzielle Leistung von Vermögenswerten zu optimieren. Wir sind ein Spin-off der ETH Zürich, das unser erstes Produkt im April 2024 auf den Markt gebracht hat und nun in Europa und den USA expandiert. Kürzlich haben wir eine überzeichnete Seed-Runde in Höhe von 8 Millionen Euro zur Beschleunigung unseres Wachstums abgeschlossen, unterstützt von führenden VCs wie KOMPAS, Planet A Ventures, Innovation Endeavors (dem Fonds des ehemaligen Google-CEOs Eric Schmidt), BitStone Capital und The Bau Ventures sowie führenden Investoren.

Unsere Plattform, die auf mehr als einem Jahrzehnt Forschung und proprietärem geistigem Eigentum basiert, ermöglicht institutionellen Investoren, Eigentümern und Asset-Managern, unterwritable, zukunftsorientierte Entscheidungen über den gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten hinweg zu treffen – vom Erwerb bis zum Verkauf – und ersetzt statische, rückblickende Berichte durch umsetzbare Erkenntnisse.

Vertraut mit führenden Organisationen in Europa und darüber hinaus, unterstützt Optiml Kapitalallokationsentscheidungen, die wichtige finanzielle, regulatorische und nachhaltige Überlegungen unter realen Einschränkungen ausbalancieren.

Zu Beginn des Jahres 2026 erweitern wir unser Team, um unsere Produktfähigkeiten und die operative Lieferung zu skalieren, während wir daran arbeiten, Real Estate Decision Intelligence zum globalen Standard für Entscheidungsfindung bei Immobilieninvestitionen zu machen.

Aufgaben

Wichtige Ziele

• Aufbau und Skalierung einer schlanken, leistungsstarken Unternehmensoperationsfunktion, die HR, Kultur, administrative Systeme und organisatorische Prozesse abdeckt.
• Förderung der unternehmensweiten Ausrichtung durch OKRs, Team-Budgetzyklen und transparente Berichtstrukturen.
• Einrichtung skalierbarer Systeme für Leistungsmanagement, Vergütung und interne Governance.
• Stärkung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Gewährleistung reibungsloser Informations- und Entscheidungsflüsse innerhalb der Organisation.
• Partnerschaft mit Mitbegründern und Führungsteam zur Unterstützung von Fundraising, Investorenmanagement und Vorbereitung von Vorstandssitzungen.
• Pflege und Weiterentwicklung der Kultur von Optiml, die Eigentum, Vertrauen und hohe Leistung fördert, während das Unternehmen wächst.

Verantwortlichkeiten

1 - Unternehmens- und Geschäftsoperationen

• Leitung der unternehmensweiten operativen Strategie – von der jährlichen Planung bis zur täglichen Ausführung – und Sicherstellung der abteilungsübergreifenden Ausrichtung zwischen Abteilungen und Teams.
• Leitung der jährlichen und vierteljährlichen OKR-Zyklen, Unternehmensbewertungen und Berichterstattung zur Gewährleistung von Fokus und Verantwortung.
• Kontinuierliche Verbesserung wichtiger Prozesse in HR, administrativen Systemen, Kultur und Compliance.
• Aufbau und Pflege effektiver Informationsflüsse, die Transparenz und starke (datenbasierte) Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Allgemeine Unterstützung dringender betrieblicher Anforderungen im Unternehmen aus den Bereichen Commercial, Delivery, Product usw.

2 - Strategische und Exekutive Befähigung

• Partnerschaft mit Mitbegründern und Führungsteam zur Übersetzung der Unternehmensvision in operative Pläne und messbare Ziele.
• Unterstützung von Fundraising-Aktivitäten, Investorenupdates und Vorbereitung von Vorstandssitzungen.
• Leitung oder Unterstützung abteilungsübergreifender strategischer Initiativen, die außerhalb bestehender Abteilungen liegen.
• Handeln als Denkpartner für den CEO und die Mitbegründer, um den Fokus auf die wichtigsten Prioritäten und disziplinierte Ausführung zu gewährleisten.

3 - Organisationsentwicklung, Menschen / HR

• Als verbindendes Element zwischen den Abteilungen fungieren – als Verbindungsperson, die Zusammenarbeit, Ausrichtung und Koordination ohne Bürokratie gewährleistet.
• Unterstützung bei der Überwachung von Rekrutierungs- und Einstellungsoperationen, Onboarding und Talentprozessen; Sicherstellung, dass skalierbare HR-Systeme und -Richtlinien vorhanden sind (bei Bedarf mit externer Unterstützung).
• Entwicklung und Implementierung operativer Richtlinien und Verfahren, Verwaltung von Budgets und Ressourcen sowie Gewährleistung effizienter täglicher Abläufe.
• Implementierung von Vergütungsrahmen, Rollenebenen und Leistungsbewertungsprozessen.
• Unterstützung der Weiterentwicklung der Organisationsstruktur von Optiml und abteilungsübergreifender Prozesse, während das Unternehmen wächst (hybridfreundliches Betriebsmodell).
• Antizipation betrieblicher Engpässe und Zusammenarbeit mit Abteilungen zur Skizzierung skalierbarer Lösungen.
• Leitung von Veränderungsinitiativen, die Zusammenarbeit und Effizienz verbessern.

4 - Administrative und rechtliche Operationen

• Unterstützung bei der Überwachung der Team-Budgetierung, Prognose und Kostenverfolgung, um finanzielle Sichtbarkeit und Disziplin zu gewährleisten (mit Fractional Head of Finance, der das System besitzt).
• Management von Beziehungen zu externen Anbietern in den Bereichen Buchhaltung, Löhne und Recht, um sicherzustellen, dass die Unternehmensadministration über unsere 3+ Einheiten (CH, DE, UK) hinweg solide ist.
• Sicherstellung der Compliance in verschiedenen Rechtsordnungen (Verträge, HR, Daten usw.).
• Unterstützung bei der Implementierung von Dashboards und Tools für die Leistungsberichterstattung in Zusammenarbeit mit allen Abteilungen.

Anforderungen

• 5–10 Jahre Erfahrung in der Betriebsführung von Tech-Startups und beim Skalieren von Startups von Seed bis Series A/B (idealerweise B2B SaaS) – Sie haben es bereits getan, mit einer Erfolgsbilanz beim Aufbau skalierbarer Betriebssysteme.
• Bachelor- oder Masterabschluss in einer anspruchsvollen analytischen Disziplin (z.B. Wirtschaftsingenieurwesen, Informationssysteme, Operations Research, Managementwissenschaften, Wirtschaft oder Finanzen).
• Nachgewiesene Fähigkeit, abteilungsübergreifende Operationen in schnell wachsenden, internationalen Umgebungen zu entwerfen und zu leiten.
• Sie führen durch Struktur, Klarheit und Zusammenarbeit – schaffen Systeme, die Teams ermächtigen, anstatt sie einzuschränken.
• Starkes strategisches und analytisches Denken – in der Lage, komplexe Herausforderungen in umsetzbare, datengestützte Pläne und Prozesse umzuwandeln.
• Eine „Builder-Mentalität“: praktisch, pragmatisch und fokussiert auf datengestützte Ergebnisse statt auf Theorie.
• Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten; versiert im Umgang mit Tools (Google, Microsoft Office Suite, Notion, Slack, Xero, Hubspot usw.) und strukturierten Informationsflüssen.
• Erfahrung in Hochtechnologiebereichen und schnelllebigen Umgebungen.
• Fließend in Englisch; Deutschkenntnisse von Vorteil.
• Schweizer oder EU-Staatsbürgerschaft (erforderlich bei der aktuellen Unternehmensgröße).

Vorteile

Auswirkungen: Spielen Sie eine entscheidende Rolle beim Skalieren eines Unternehmens, das transformiert, wie Immobilien dekarbonisiert werden.

Eigentum: Bauen und besitzen Sie das operationale Rückgrat eines schnell wachsenden Startups.