Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Direktor administrativ und organisiere wichtige Sitzungen.
- Unternehmen: Die Auslandschweizer-Organisation vertritt die Interessen von über 838.600 Schweizer:innen im Ausland.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und ein angenehmer Arbeitsplatz.
- Weitere Informationen: Eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines kleinen Teams und setze dich für die Rechte der Auslandschweizer:innen ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und Diskretion sind gefragt.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Die Auslandschweizer-Organisation (ASO), SwissCommunity, vertritt seit 1916 die Gesamtinteressierten Auslandschweizer:innen und ist von den Behörden als Sprachrohr der Fünften Schweiz anerkannt. Mehr als 838 600 Schweizer:innen leben im Ausland. Wir informieren sie über die Geschehnisse im Inland, vertreten ihre Interessen und unterstützen sie in der Ausübung ihrer politischen Rechte.
Ihre Rolle:
- Sie sind die zentrale administrative Stütze für den Direktor und damit eine Schlüsselperson für die gesamte ASO.
- Sie übernehmen die Protokollführung bei internen Sitzungen der Geschäftsleitung und des Teams.
- Sie helfen bei den Vorbereitungen der Sitzungen des Vorstands (teilweise auch an Samstagen) und sind für das Protokoll zuständig.
- Sie organisieren die Sitzungen des Auslandschweizerrates (ASR) (teilweise auch an Samstagen) und sind für das Protokoll zuständig; von der Planung bis zum Debriefing haben Sie alles im Griff.
- Sie sind die IT-Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und unsere externe IT-Partnerin und zuständig für das IT-Budget; sofern Sie über IT-Affinität verfügen, freuen wir uns auch über Ihre Mithilfe beim Support.
- Sie übernehmen administrative Arbeiten im Bereich Human Resources bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden.
- Sie organisieren unseren Weihnachtsanlass, den Ausflug für unsere Mitarbeitenden und bei Bedarf weitere Veranstaltungen und sorgen dafür, dass die Geburtstage nicht vergessen werden.
Was Sie mitbringen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und einige Jahre Berufserfahrung.
- Diskretion und Verschwiegenheit.
- Freude an Zahlen rund um das Budget des Vorstands, des Auslandschweizerrates und der IT.
- Organisationstalent, selbstständige und proaktive Arbeitsweise; Sie denken mit und bringen Vorschläge ein.
- Ruhe und Gelassenheit, damit Sie auch bei grösserem Arbeitsvolumen nicht aus der Fassung geraten.
- Deutsche oder französische Muttersprache (Niveau bilingue); Englischkenntnisse sind von Vorteil. Bei Bedarf helfen Sie bei der Redigierung und Übersetzung kleinerer Texte.
Unser Angebot:
- Eine interessante, wichtige und abwechslungsreiche Schlüsselposition in einem kleinen Team.
- Selbstständiges Arbeiten und die Möglichkeit, sich für unsere Bürger:innen im Ausland einzusetzen.
- Jahresarbeitszeit und, nach Absprache, die Möglichkeit von Home-Office.
- Einen angenehmen Arbeitsort im Kirchenfeldquartier – gut mit ÖV erreichbar.
Kontakt:
Auslandschweizer-Organisation
Alpenstrasse 26
3006 Bern
Direktor: Daniel Hunziker – Telefon: 031 356 61 27
Direktionsassistentin: Marie Bloch – Telefon: 031 356 61 18 (Montag bis Donnerstag)
Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung per E-Mail an
Direktionsassistent:in / Assistant·e de direction à 80% Arbeitgeber: Organisation of the Swiss Abroad
Die Auslandschweizer-Organisation (ASO) bietet Ihnen eine bedeutende und abwechslungsreiche Schlüsselposition in einem engagierten Team, das sich für die Interessen der Auslandschweizer:innen einsetzt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit von Home-Office und einem angenehmen Arbeitsort im gut erreichbaren Kirchenfeldquartier fördern wir eine positive Arbeitskultur und bieten Ihnen Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
Kontaktdaten:
Organisation of the Swiss Abroad Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Direktionsassistent:in / Assistant·e de direction à 80% erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder dem Direktor zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Organisation und die Rolle zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitenden oder Alumni der ASO. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen guten Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die ASO und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Rolle des Direktionsassistenten passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Direktionsassistent:in / Assistant·e de direction à 80% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle als Direktionsassistent:in bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und gehe auf die geforderten Qualifikationen ein. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Außerdem findest du dort alle wichtigen Informationen zu unserem Unternehmen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Organisation of the Swiss Abroad vorbereitet
✨Informiere dich über die ASO
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Bild von der Auslandschweizer-Organisation machen. Schau dir ihre Webseite an, lies aktuelle Nachrichten und verstehe ihre Mission. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Organisation, Protokollführung und IT-Affinität zeigen. Wenn du über deine Erfolge sprichst, wird das einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Fragen zur Rolle stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Direktor oder der Direktionsassistentin stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen zu erfahren, die auf dich zukommen könnten.
✨Sei du selbst und bleib ruhig
Interviews können stressig sein, aber versuche, entspannt zu bleiben. Sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit. Die ASO sucht jemanden, der nicht nur die nötigen Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt.
