Auf einen Blick
- Aufgaben: Strukturiere und optimiere unsere administrativen Prozesse in der Privatpraxis.
- Unternehmen: Innovative Privatpraxis für regenerative Orthopädie und Bewegungsmedizin in Freiburg.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem dynamischen Team.
- Weitere Informationen: Energiegeladene Umgebung mit Fokus auf persönliche Entwicklung und Teamarbeit.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte die Zukunft unserer Praxis aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, Organisationstalent und Verlässlichkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
Du willst Struktur schaffen, wo andere nur verwalten?
Für unsere Privatpraxis für regenerative Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin in Freiburg suchen wir ab sofort in Vollzeit eine: n Executive Assistant (m/w/d) für Finance, Operations & HR.
Du entlastest die Geschäftsleitung spürbar und bringst unsere administrativen Prozesse auf das nächste Level.
Du verbindest wirtschaftliches Denken mit Begeisterung für Sport, Gesundheit und digitale Effizienz.
Und du willst Verantwortung übernehmen, statt nur Aufgaben abzuarbeiten.
Mehr zu Orthopassion
Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz
Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass HR, Finanzen und Organisation rund laufen.
Die Arbeit ist koordinierend, softwaregebunden und wiederkehrend - du führst sie selbst aus, mit dem Ziel, sie mit uns Schritt für Schritt zu strukturieren und weiter zu automatisieren.
- Deine Aufgaben
- Personal & HR
- Bewerbermanagement: Bewerbungen sichten und verwalten, mit Bewerbern kommunizieren, Gespräche terminieren und den Prozess vom Eingang bis zur Entscheidung koordinieren.
- Onboarding: Einarbeitungspläne erstellen, passende Lernpfade in unserer Lernplattform (360Learning) zuweisen und terminieren, Mentoren-Betreuung im Dienstplan verankern.
Eingearbeitet wird von den Mentoren - organisiert und koordiniert wird es von dir.
- Dienstplanung in Zusammenarbeit mit dem Praxismanagement
- Urlaubs- und Fortbildungsplanung: Urlaubsanträge und Fortbildungstage teamübergreifend koordinieren, auf Besetzung achten und mit dem Dienstplan in Einklang bringen.
- Arbeitsverträge: Arbeits- und Änderungsverträge vorbereiten, korrekt aufsetzen und fristgerecht in die Wege leiten.
- Arbeitsplatzbeschreibungen:* aktuell halten, auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen und bei Änderungen nachziehen.
- Zeiterfassung & Lohn:*Zeiterfassung in Time OS prüfen und die Monatsmeldung fristgerecht ans Lohnbüro übergeben.
- Finanzen
- (weitgehend automatisiert - du steuerst und überwachst)*
- Fällige Rechnungen in DATEV als Überweisung anlegen.
- Regelmäßig die vom System automatisiert gemeldeten fehlenden Rechnungen im Blick behalten und nachverfolgen.
- Verstehen, was unsere KI-gestützte Belegautomatik im Hintergrund tut, und die daraus entstehenden Finanzauswertungen für uns nutzbar machen.
Hier zählt analytisches Denken und die Vorstellungskraft, wie die Prozesse zusammenspielen - nicht das manuelle Abarbeiten.
- Assistenz & Organisation
- Postfach-Management der Geschäftsleitung: Den E-Mail-Verkehr beider Geschäftsführer täglich verarbeiten, priorisieren und vorbereiten.
- Aufgabensteuerung in Slack: Wochenplanung, Priorisierung, Deadlines und Bearbeitungsstände konsequent pflegen - für dich und die Geschäftsleitung.
- Termin- und Kalendermanagment, Reisekoordination inklusive Buchung, Dokumentation Reisekostenabrechnung, Dokumenten Ablage, Persönliche Assistenz bei Versicherungsangelegenheiten, Betreuung von Mietrwechsel von Immobilien der Eigentümer etc.
- So sieht dein Alltag wirklich aus - die ehrliche Version
- Ein fester Teil dieser Rolle ist wiederkehrende, regelgebundene Koordinations- und
Systemarbeit: Verträge sauber aufsetzen, Onboarding-Pläne bauen, Fristen ans Lohnbüro halten, Überweisungen anlegen, Postfächer verarbeiten - immer genau, immer termingebunden, jeden Monat aufs Neue.
Unser Ziel ist, das mit dir weiter zu automatisieren - aber die ersten Monate beherrschst du es erst einmal selbst, sauber und verlässlich.
Dir muss dieser Teil nicht deine Lieblingsaufgabe sein.
Aber er muss dir grundsätzlich liegen und darf dich nicht auslaugen.
Wenn wiederkehrende, strukturgebundene Systemarbeit dir dauerhaft Energie zieht, ist diese Stelle nicht die richtige für dich - und das ist völlig okay.
- Deine Qualifikation
- Du bringst eine kaufmännische Grundlage mit - z.
B. eine kaufmännische Ausbildung, ein wirtschaftliches Studium (gerne auch Sportmanagement/-ökonomie) oder vergleichbare Erfahrung in Assistenz, Buchhaltung oder Personalwesen.
Wichtiger als der genaue Abschluss ist uns, dass du strukturiert, sorgfältig und verlässlich arbeitest.
- Erste Erfahrung in HR-Verwaltung, vorbereitender Buchhaltung oder Assistenz ist ein klares Plus - z. B. aus Praktikum, Werkstudententätigkeit oder erster Anstellung.
- Du gehst sicher mit Excel/Google Sheets um. DATEV-Kenntnisse sind ein Plus.
- Dein Mindset
- Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und schaffst Struktur.
- Selbstmanagement & Resilienz:* Du hast feste Routinen, um dich auch in stressigen Phasen gut zu regulieren.
- Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich für Peak-Performance-Konzepte und willst jeden Tag dazulernen. Das tun wir auch, und vieles davon gemeinsam als Team.
- Technologie- & KI-Affinität: Du nutzt KI (z.
Chat GPT, Claude, Gemini) bereits aktiv und arbeitest dich gern in neue Systeme ein.
Noch wichtiger: Du willst verstehen, was ein automatisierter Prozess im Hintergrund tut, statt ihn nur zu bedienen.
- Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest präzise, eigenständig und zu 100 % verlässlich - gerade bei Fristen, Zahlen und Verträgen, wo Genauigkeit zählt.
- Diskretion: Du gehst selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Personal- und Finanzdaten um.
- Deine Ansprechpartnerin: Tina Ehret // Business Assistant + Marketing Managerin
- #J-18808-Ljbffr
Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management in Freiburg im Breisgau Arbeitgeber: Orthopassion GmbH
Orthopassion ist eine der führenden Privatpraxen für Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin in Freiburg im Breisgau, die ihren Mitarbeitern ein einzigartiges Arbeitsumfeld bietet. Hier stehen individuelle Patientenversorgung und medizinische Exzellenz im Vordergrund, unterstützt durch umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten und ein starkes Team, das gemeinsam an der Verbesserung der Lebensqualität der Patienten arbeitet. Mit einer unbefristeten Stelle, attraktiven Vergütungen und einem klaren Fokus auf persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung ist Orthopassion der ideale Arbeitgeber für Fachärzte, die ihre Leidenschaft für regenerative Medizin leben möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management in Freiburg im Breisgau erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Orthopassion GmbH aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Orthopassion GmbH, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management in Freiburg im Breisgau mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Orthopassion GmbH klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Orthopassion GmbH vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Orthopassion GmbH die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
