Personal Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management Du willst in einer Umgebung arbeiten, in der Qualität, Zeit für den Patienten und medizinische Exzellenz im Vordergrund stehen?
Deine Aufgaben Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz
Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV. Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z. B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch eiserne Struktur.
KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software‑Lösungen (wie z. B. GetMyInvoice), um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren.
Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer, hältst uns administrativ komplett den Rücken frei.
Business Operations: Du managst proaktiv die Kalender und die E‑Mail‑Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner und agierst stets professionell.
Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung).
Entlastung als Prinzip: Du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To‑do“ werden. Falls du ein spezifisches Thema nicht sofort lösen kannst, recherchierst du selbstständig, nutzt effiziente Kommunikationswege und präsentierst fertige Lösungswege.
Das Bringst Du Mit
Herausragendes Selbstmanagement & Resilienz: Du verfügst über fest verankerte Werkzeuge und Routinen, um dich selbst auch in stressigen Phasen optimal zu regulieren.
Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich tiefgehend für Peak‑Performance‑Konzepte und hast den starken inneren Antrieb, jeden Tag dazu zu lernen und dich persönlich weiterzuentwickeln.
Technologie‑ & KI‑Affinität: Du wendest KI (wie ChatGPT/Claude/Gemini) bereits aktiv in deinem Alltag an und hast große Freude daran, dich in neue technische Systeme einzuarbeiten.
Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest äußerst präzise, eigenständig und zu 100 % verlässlich. Halbe Sachen gibt es bei dir nicht.
Das Bieten Wir Dir
Modernes Arbeitsumfeld: Du arbeitest in einer der innovativsten Privatpraxen Freiburgs – mit digitalen Prozessen, KI‑Tools im Alltag und einer Struktur, die dir Raum lässt, wirklich gut zu arbeiten.
Wertschätzung und Teamkultur: Du wirst Teil eines eingespielten und kollegialen Teams von Experten, das sich gegenseitig unterstützt und Wert auf eine positive, wertschätzende Arbeitsatmosphäre legt.
Attraktive Vergütung: Wir bieten dir ein attraktives Gehaltspaket, das deiner Expertise und deinem Engagement gerecht wird.
Fokus auf Weiterbildung: 5 voll bezahlte Fortbildungstage pro Jahr, zahlreiche interne Weiterbildungsmöglichkeiten sowie aktive Unterstützung in Persönlichkeitsentwicklung & Kommunikationstraining (z. B. Besuch jährlicher Events wie Tony Robbins).
Interne AI‑Trainings: Zugang zu unseren exklusiven internen KI‑Schulungen sowie die Teilnahme an innovativen Team‑Hackathons.
Team‑Spirit & Events: Gemeinsame Erlebnisse: Sport (Freiburg‑Marathon, B2B‑Run, Golfkurs), saisonale Events (Spargelessen, Caipirinha‑Party, Glühwein‑Advent, Neujahrs‑Kochkurs) & kreative Highlights (z. B. Filmdreh‑Events).
Erholung & Sicherheit: 30 Tage Urlaub bei 12 Monatsgehältern – eine strukturierte Jahresplanung sichert deine Erholung und Fortbildung.
Wachstumsorientiertes Umfeld: Wir pflegen ehrliches Feedback, tiefe und anregende Gespräche und absolute Professionalität ohne veraltete Hierarchien.
#J-18808-Ljbffr
Deine Aufgaben Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz
Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV. Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z. B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch eiserne Struktur.
KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software‑Lösungen (wie z. B. GetMyInvoice), um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren.
Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer, hältst uns administrativ komplett den Rücken frei.
Business Operations: Du managst proaktiv die Kalender und die E‑Mail‑Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner und agierst stets professionell.
Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung).
Entlastung als Prinzip: Du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To‑do“ werden. Falls du ein spezifisches Thema nicht sofort lösen kannst, recherchierst du selbstständig, nutzt effiziente Kommunikationswege und präsentierst fertige Lösungswege.
Das Bringst Du Mit
Herausragendes Selbstmanagement & Resilienz: Du verfügst über fest verankerte Werkzeuge und Routinen, um dich selbst auch in stressigen Phasen optimal zu regulieren.
Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich tiefgehend für Peak‑Performance‑Konzepte und hast den starken inneren Antrieb, jeden Tag dazu zu lernen und dich persönlich weiterzuentwickeln.
Technologie‑ & KI‑Affinität: Du wendest KI (wie ChatGPT/Claude/Gemini) bereits aktiv in deinem Alltag an und hast große Freude daran, dich in neue technische Systeme einzuarbeiten.
Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest äußerst präzise, eigenständig und zu 100 % verlässlich. Halbe Sachen gibt es bei dir nicht.
Das Bieten Wir Dir
Modernes Arbeitsumfeld: Du arbeitest in einer der innovativsten Privatpraxen Freiburgs – mit digitalen Prozessen, KI‑Tools im Alltag und einer Struktur, die dir Raum lässt, wirklich gut zu arbeiten.
Wertschätzung und Teamkultur: Du wirst Teil eines eingespielten und kollegialen Teams von Experten, das sich gegenseitig unterstützt und Wert auf eine positive, wertschätzende Arbeitsatmosphäre legt.
Attraktive Vergütung: Wir bieten dir ein attraktives Gehaltspaket, das deiner Expertise und deinem Engagement gerecht wird.
Fokus auf Weiterbildung: 5 voll bezahlte Fortbildungstage pro Jahr, zahlreiche interne Weiterbildungsmöglichkeiten sowie aktive Unterstützung in Persönlichkeitsentwicklung & Kommunikationstraining (z. B. Besuch jährlicher Events wie Tony Robbins).
Interne AI‑Trainings: Zugang zu unseren exklusiven internen KI‑Schulungen sowie die Teilnahme an innovativen Team‑Hackathons.
Team‑Spirit & Events: Gemeinsame Erlebnisse: Sport (Freiburg‑Marathon, B2B‑Run, Golfkurs), saisonale Events (Spargelessen, Caipirinha‑Party, Glühwein‑Advent, Neujahrs‑Kochkurs) & kreative Highlights (z. B. Filmdreh‑Events).
Erholung & Sicherheit: 30 Tage Urlaub bei 12 Monatsgehältern – eine strukturierte Jahresplanung sichert deine Erholung und Fortbildung.
Wachstumsorientiertes Umfeld: Wir pflegen ehrliches Feedback, tiefe und anregende Gespräche und absolute Professionalität ohne veraltete Hierarchien.
#J-18808-Ljbffr
