Freiburg | Hybrid | Vollzeit | ab sofort
Du willst Struktur schaffen, wo andere nur verwalten?
Orthopassion ist eine Privatpraxis für regenerative Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin in Freiburg. Als Executive Assistant hältst du unserer Geschäftsleitung den Rücken frei – in HR, Finance und Operations. Verlässlich. Digital. Mit Drive.
- Bewerbermanagement vom Eingang bis zur Entscheidung
- Dienst-, Urlaubs- und Fortbildungsplanung mit dem Praxismanagement
- Arbeits- und Änderungsverträge, Arbeitsplatzbeschreibungen
- Zeiterfassung (TimeOS) prüfen, Monatsmeldung ans Lohnbüro
Finanzen (weitgehend automatisiert – du steuerst und überwachst)
- Überweisungen in DATEV anlegen
- Fehlende Rechnungen nachverfolgen
- Unsere KI-gestützte Belegautomatik verstehen und Finanzauswertungen nutzbar machen
Assistenz & Organisation
- Postfach-Management beider Geschäftsführer
- Aufgabensteuerung in Slack: Wochenplanung, Prioritäten, Deadlines
- Termine, Reisen, Ablage und persönliche Assistenz
Ein fester Teil der Rolle ist wiederkehrende, regelgebundene Systemarbeit – genau, termingebunden, jeden Monat. Unser Ziel: das gemeinsam mit dir weiter automatisieren. Diese Arbeit muss nicht deine Lieblingsaufgabe sein, aber sie muss dir liegen.
- Kaufmännische Basis: Ausbildung, wirtschaftliches Studium (gern Sportmanagement) oder vergleichbare Erfahrung
- Erste Erfahrung in HR, vorbereitender Buchhaltung oder Assistenz ist ein Plus
- Sicher in Excel/Google Sheets, DATEV ist ein Plus
- Organisationstalent, Selbstmanagement und Resilienz
- Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Gemini aktiv und willst verstehen, was Prozesse im Hintergrund tun
- Radikale Verlässlichkeit und Diskretion
- Lust auf Persönlichkeitsentwicklung und Peak Performance
Klingt nach dir?
Wir begleiten dich persönlich durch den Bewerbungsprozess.
Deine Ansprechpartnerin: Tina Ehret
#J-18808-Ljbffr
Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management in Freiburg im Breisgau Arbeitgeber: Orthopassion
Als Arbeitgeber in der hoch angesehenen Privatpraxis in Freiburg bieten wir dir nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Vorteile wie flexible Arbeitszeiten, ein unterstützendes Team und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere Unternehmenskultur fördert die persönliche und berufliche Entwicklung, sodass du in deiner Rolle als Executive and Personal Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management nicht nur wachsen, sondern auch aktiv zur medizinischen Exzellenz beitragen kannst.
