Associate HR Innovation Officer (S)

Diese Position ist nur für Abordnungen geöffnet, und die teilnehmenden Staaten werden freundlich daran erinnert, dass alle Kosten im Zusammenhang mit einer Zuweisung an das Sekretariat von ihren Behörden getragen werden müssen. Die Aufgaben und Anforderungen dieser abberufenen (S) Position entsprechen einer P2-Ebene im UN-Gemeinsystem. Bewerber sollten vor der Bewerbung mit ihrer jeweiligen Nominierungsbehörde überprüfen, inwieweit finanzielle Vergütungen und/oder Leistungspakete angeboten werden. Abgeordnete Mitarbeiter im OSZE-Sekretariat und in den Institutionen haben keinen Anspruch auf eine vom Unternehmen gezahlte Unterkunfts- und Verpflegungspauschale.

Die OSZE verfolgt einen umfassenden Sicherheitsansatz, der politische-militärische, wirtschaftliche und umweltbezogene sowie menschliche Aspekte umfasst. Sie befasst sich daher mit einer Vielzahl von sicherheitsrelevanten Anliegen, einschließlich Rüstungskontrolle, Vertrauens- und Sicherheitsaufbau, Menschenrechten, Bekämpfung des Menschenhandels, nationalen Minderheiten, Demokratisierung, Polizeistrategien, Terrorismusbekämpfung sowie wirtschaftlichen und umweltbezogenen Aktivitäten. Alle 57 teilnehmenden Staaten genießen gleichen Status, und Entscheidungen werden im Konsens auf politischer, jedoch nicht rechtlich bindender Basis getroffen.

Das OSZE-Sekretariat in Wien unterstützt die Vorsitzführung bei ihren Aktivitäten und bietet operative und administrative Unterstützung für die Feldoperationen sowie, falls angemessen, für andere Institutionen. Der Posten befindet sich in der Einheit für HR-Analytik, Systeme und Gehaltsabrechnung innerhalb der Abteilung für Personalwesen (DHR) des OSZE-Sekretariats und berichtet direkt an den Leiter der HR-Analytik, Systeme und Gehaltsabrechnung. DHR bietet eine organisatorische Struktur und Unterstützung, um die Geschäftsbedürfnisse durch effektives Management des Mitarbeiterlebenszyklus zu erfüllen. Das Personalwesen spielt eine wesentliche Rolle bei der Unterstützung, Entwicklung und Mitgestaltung einer positiven Kultur am Arbeitsplatz.

Im Rahmen dieses Kontexts entwickelt und liefert die Einheit für HR-Analytik, Systeme und Gehaltsabrechnung zeitgerechte, kundenorientierte und innovative Ansätze zur Personalanalytik und -systemen und gewährleistet die reibungslosen und genauen zentralisierten Gehaltsabrechnungen für die OSZE gemäß dem festgelegten regulatorischen Rahmen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Synthese der Kundenanforderungen: Als primärer Ansprechpartner für interne Kunden und externe Führungsebenen fungieren, um betriebliche Anforderungen bezüglich HR-Workflows, Datenstrukturen und Systemänderungen zu erfassen, zu analysieren und zu synthetisieren;
• Übersetzung in technische Spezifikationen: Umwandlung nicht-technischer geschäftlicher Anforderungen der Kunden in strukturierte Business Requirement Documents (BRDs) und funktionale Spezifikationen, die vom technischen HR-Systemteam und ICTS leicht verstanden werden können;
• Optimierung von Workflows: Analyse funktionsübergreifender HR-Workflows über das Sekretariat und die Feldoperationen hinweg, um Redundanzen zu beseitigen und digitale Automatisierungs- oder Self-Service-Lösungen vorzuschlagen, um die Prozesseffizienz und Benutzererfahrung zu verbessern;
• Management von Veränderungen und Akzeptanz: Entwurf und Durchführung umfassender Change-Management-Pläne, Benutzerhandbücher und maßgeschneiderte Schulungsmodule, um verschiedene Interessengruppen durch die Einführung neuer Systeme und Workflows zu führen;
• Leitung von Tests: Koordination von User Acceptance Testing (UAT)-Szenarien mit Kunden, um die Ergebnisse gegen die ursprünglichen Spezifikationen zu validieren, und Bereitstellung intensiver Unterstützung nach dem Start, um betriebliche Störungen zu minimieren;
• Gewährleistung der Datenverwaltung: Zusammenarbeit mit Kunden während der anfänglichen Entwurfsphasen zur Festlegung von Standards für die Datenverwaltung, um sicherzustellen, dass neue Systemeingaben saubere, strukturierte Daten liefern, die nahtlos in die zentrale Analytik-Engine der Einheit eingespeist werden;
• Funktionale Zusammenarbeit: Als funktionaler Ansprechpartner in funktionsübergreifenden Projektarbeitsgruppen mit ICTS, Finanzen und HR-Kollegen fungieren, um eine kohärente und abgestimmte Projektdurchführung sicherzustellen;
• Aufrechterhaltung der Architektur-Ausrichtung: Sicherstellen, dass alle vorgeschlagenen Systemänderungen mit der breiteren Technologie-Roadmap und den Datenmodellen der Einheit sowie mit der Roadmap und Strategie von ICTS übereinstimmen;
• Messung des Erfolgs der Akzeptanz: Verfolgung und Bewertung von Metriken nach der Implementierung, mit Fokus auf Systemakzeptanzraten, Spezifikationsgenauigkeit (Minimierung von Entwicklungsnacharbeiten) und messbare Reduzierungen der Prozesszykluszeiten über die Kundenstrukturen hinweg.

Notwendige Qualifikationen

• Ein erster Hochschulabschluss entweder in Personalwesen, Betriebs-/Öffentlicher Verwaltung oder Technologie mit Spezialisierung auf Datenwissenschaft, Informatik, angewandte Mathematik oder Statistik, Finanzen, Wirtschaft, Psychologie und/oder Managementinformationssysteme oder ähnlichem;
• Mindestens vier Jahre (zwei Jahre mit einem relevanten zweiten Hochschulabschluss) Berufserfahrung auf professioneller Ebene im Personalwesen, HR-Systemen, Geschäftsanalysen, digitaler Transformation oder einem verwandten Bereich;
• Nachweisliche Erfolge bei der Leitung von Change-Management-Initiativen, einschließlich der Gestaltung von Benutzerakzeptanztests (UAT), der Erstellung von Benutzerhandbüchern und der Durchführung praktischer Schulungen für verschiedene Interessengruppen;
• Erwiesene Erfahrung in der Kartierung von Geschäftsprozessen, der Erfassung von Benutzeranforderungen und deren Übersetzung in technische Spezifikationen für IT-Projekte;
• Erfahrung in einer internationalen Organisation, einer öffentlichen Institution oder einem stark matrixartigen Umfeld mit dezentralisierten Feldoperationen ist sehr wünschenswert;
• Wünschenswerte Kenntnisse von HR-IT-Systemen (Core HR, Talentmanagement, Gehaltsabrechnung) und HR-Prozessen sowie HRIS-Plattformen (z.B. Oracle EBS, Taleo, SuccessFactors oder gleichwertige Cloud-Systeme);
• Erfahrung in der Beratung zu Systemen, politischen Fragen und Prioritäten sowie in der Formulierung von Richtlinien, Plänen und Verfahren;
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch; Kenntnisse anderer Sprachen aus der OSZE-Region werden als Vorteil angesehen;
• Ausgezeichnete Kommunikations-, Kooperations-, Planungs- und Organisationsfähigkeiten, kombiniert mit einer starken Kundenorientierung;
• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten;
• Nachgewiesenes Geschlechterbewusstsein und Sensibilität sowie die Fähigkeit, eine Geschlechterperspektive in Aufgaben und Aktivitäten zu integrieren;
• Die Fähigkeit und Bereitschaft, als Mitglied eines Teams mit Menschen unterschiedlicher kultureller, ethnischer und religiöser Hintergründe, unterschiedlichen Geschlechts und unterschiedlichen politischen Ansichten zu arbeiten, während Unparteilichkeit und Objektivität gewahrt bleiben.

Die OSZE behält sich das Recht vor, die Stelle erneut auszuschreiben, die Rekrutierung abzubrechen, eine Ernennung mit einer geänderten Stellenbeschreibung oder für eine andere Dauer anzubieten. Nur die Kandidaten, die ausgewählt wurden, um an den nachfolgenden Phasen der Rekrutierung teilzunehmen, werden kontaktiert. Kandidaten, die im Rekrutierungsprozess für diese Stellenausschreibung interviewt und als geeignet befunden wurden, werden in ein Verzeichnis geeigneter Kandidaten (gültig für drei Jahre) für befristete Stellen, die für Abordnungen offen sind, aufgenommen, sollte eine geeignete Gelegenheit entstehen. Die Aufnahme in ein Verzeichnis garantiert keine zukünftige Ernennung oder Zuweisung. Die OSZE setzt sich für Vielfalt und Inklusion innerhalb ihrer Belegschaft ein und ermutigt die Nominierung qualifizierter weiblicher und männlicher Kandidaten aus allen religiösen, ethnischen und sozialen Hintergründen. Die OSZE ist eine nicht-karrieristische Organisation, die sich dem Prinzip der Personalrotation verpflichtet hat; daher beträgt die maximale Dienstzeit in dieser Position 10 Jahre. Die Kandidaten sollten sich bewusst sein, dass OSZE-Beamte sich jederzeit in einer Weise verhalten müssen, die dem Status eines internationalen Zivilbeamten entspricht. Dazu gehört, jede Handlung zu vermeiden, die sich nachteilig auf die Integrität, Unabhängigkeit und Unparteilichkeit ihrer Position und Funktion als Beamte der OSZE auswirken könnte. Die OSZE verpflichtet sich, die höchsten ethischen Standards bei der Erfüllung ihres Mandats anzuwenden. Für weitere Informationen zu den Werten, die im OSZE-Kompetenzmodell festgelegt sind, siehe https://jobs.osce.org/resources/document/our-competency-model. Bitte beachten Sie, dass OSZE-Ernennungen einer medizinischen Genehmigung unterliegen. Bitte beachten Sie, dass die OSZE zu keinem Zeitpunkt eine Zahlung im Rahmen des Bewerbungs- und Überprüfungsprozesses verlangt.