Executive Assistant (G5)

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Verfassen von Korrespondenz zwischen der Direktion und der Managementeinheit der Abteilung für Personalwesen (DHR), dem Sekretariatspersonal, den Missionsleitern, der HR-Community und verschiedenen internen sowie externen Interessengruppen;
• Empfangen, Screening, Aufzeichnen und Identifizieren des Inhalts eingehender Post für die Aufmerksamkeit von D/DHR;
• Hinterlegen von Hintergrundmaterial, Weiterleiten wichtiger Korrespondenz an D/DHR und Weiterleitung von Post, die nicht deren Aufmerksamkeit erfordert, an die entsprechende Abteilung/Einheit/Beauftragte;
• Überprüfung eingehender Dokumente und administrativer Mitteilungen, die für D/DHR bestimmt sind, und Hinweisen auf besonders interessante Punkte sowie Verteilung von Kopien an Mitarbeiter innerhalb von DHR;
• Vereinbarung von Terminen und Pflege des Kalenders für D/DHR;
• Sicherstellung koordinierter Abwesenheiten des HR-Managements im Kalender;
• Bearbeitung des Notilus-Reisesystems, Ticketkäufe, Vorbereitung von OTAs und Nachverfolgung ihrer Genehmigung und Schließung für D/DHR und DD/DHR;
• Unterstützung der Verwaltung der DM-Einheit;
• Unterstützung des HR-Koordinationsbeauftragten bei der Zusammenstellung von Informationen für verschiedene strategische und Ausgabenberichte;
• Verfassen von Protokollen, Korrespondenz und deren angemessene Gestaltung, Sprache und Formatierung, Sicherstellung von Genauigkeit und Einhaltung von Protokollen;
• Hilfe bei der Organisation von Besprechungen und geschäftskritischen internen/externalen Veranstaltungen, Einladungen, Teilnehmerlisten, Buchung von Veranstaltungsorten, Erstellung von Agenden, Reisevorbereitungen;
• Pflege von Kommunikationsressourcen für DHR und Verwaltung der Jarvis/Jira-Seite für DHR;
• Führung von Bürounterlagen, Referenzen und Informationen sowie Zusammenstellung von Hintergrundmaterial für die Vorbereitung von Unterlagen, Briefingnotizen, Korrespondenz und Besprechungen;
• Bearbeitung eingehender Anfragen mit dem entsprechenden Maß an Aufmerksamkeit und Diskretion, Verweisung an Fachexperten und/oder Ergreifung geeigneter Maßnahmen, Ausübung relevanter Urteile im Namen von D/DHR und DD/DHR;
• Korrespondenz mit Höflichkeit und Professionalität im Namen von D/DHR und DD/DHR;
• Unterstützung bei der Organisation von HR-Community-Webinaren und HR-Roundtables;
• Organisation von DHR-Sozialevents, DHR-Managementbesprechungen und DM-Einheitsbesprechungen einschließlich der Erstellung von Aktionspunkten;
• Als administrativer Ansprechpartner für die Abteilung und als Ansprechpartner für das Außenministerium (MFA) in Österreich in Bezug auf OSCE-Mitarbeiterbezogene Notes Verbales (z.B. Reisen, Visa, Sicherheitsregime) fungieren und die Informationen entsprechend an alle Mitarbeiter und Manager weitergeben;
• Sicherstellung der Antwort von D/DHR als Leiter der Fondsverwaltung;
• Erfüllung anderer zugewiesener Aufgaben.

Notwendige Qualifikationen:

• Abgeschlossene Sekundarschulausbildung sowie spezielle Schulung in Büroverwaltung oder Personalmanagement;
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in der Bürounterstützung, im Protokoll oder in der Personalverwaltung; ein Hochschulabschluss in einem relevanten Bereich kann als Ersatz für bis zu zwei Jahre Berufserfahrung nur zur Feststellung der Eignung berücksichtigt werden;
• Gründliches Verständnis von Büroverfahren und -praktiken innerhalb einer internationalen Organisation, im privaten Sektor oder in einem multikulturellen Umfeld;
• Erfahrung in der Unterstützung von leitenden/professionellen Mitarbeitern und der Nutzung administrativer Fähigkeiten zur Unterstützung der Durchführung von Programmentwicklungen und der Umsetzung von Arbeiten;
• Starke organisatorische Fähigkeiten und große Aufmerksamkeit für Details und Qualität;
• Aufrechterhaltung einer hervorragenden Arbeitsmoral und einer enthusiastischen Herangehensweise an die Erledigung der Aufgaben;
• Starke Problemlösungsfähigkeiten, die proaktive Maßnahmen zur Unterstützung des reibungslosen Ablaufs des Büros ermöglichen;
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch;
• Kenntnisse in mindestens einer anderen Sprache aus der OSCE-Region sind von Vorteil;
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; Erfahrung im Verfassen, Bearbeiten und Koordinieren von Kommunikations- und Sichtbarkeitsmaterialien zur Unterstützung des oberen Managements;
• Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen diskret umzugehen;
• Solide zwischenmenschliche Fähigkeiten; Fähigkeit, interkulturell mit internen und externen Kunden zu arbeiten;
• Versierter Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel), Internet, Tabellenkalkulationen und Datenbanken. Erfahrung mit ERP-Software ist von Vorteil.

Vergütungspaket: Monatliche Vergütung, vorbehaltlich der Abzüge für die Sozialversicherung, beträgt etwa 4.820 EUR (12 Mal im Jahr), abhängig vom Familienstand. Die Gehälter der OSCE sind in Österreich von der Besteuerung befreit. Zu den sozialen Leistungen gehört die Möglichkeit der Teilnahme am Cigna-Krankenversicherungsprogramm und dem OSCE-Vorsorgefonds.

Medizinische Freigabeanforderung: OSCE-Bestellungen unterliegen der medizinischen Freigabe.

Chancengleichheitserklärung: Die OSCE setzt sich für Vielfalt und Inklusion innerhalb ihrer Belegschaft ein und ermutigt qualifizierte weibliche und männliche Kandidaten aus allen religiösen, ethnischen und sozialen Hintergründen, sich zu bewerben, um Teil der Organisation zu werden.