Local Consultant - Politico-Military Records Integration Support (SSA)

Die Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa (OSZE) mit 57 teilnehmenden Staaten ist die größte regionale Sicherheitsorganisation der Welt. Alle 57 teilnehmenden Staaten genießen gleichen Status, und Entscheidungen werden im Konsens auf politischer, jedoch nicht rechtlich bindender Basis getroffen.

Das OSZE-Sekretariat in Wien unterstützt die Vorsitzführung in ihren Aktivitäten und bietet operative und administrative Unterstützung für die Feldoperationen sowie, falls angemessen, für andere Institutionen. Das Konfliktpräventionszentrum (CPC) spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung und Koordinierung der Aktivitäten der OSZE im Feld, indem es Analysen und politische Beratung für den Generalsekretär (SG) und die Vorsitzführung bereitstellt, die Arbeit zu allen Aspekten des Konfliktzyklus leitet und die verschiedenen Formate unterstützt, die sich mit langanhaltenden Konflikten befassen.

Der Kommunikations- und Technologiebereich (CTU) innerhalb des Konfliktpräventionszentrums unterstützt alle Exekutivstrukturen und Feldoperationen der OSZE in Bezug auf die operativen Aspekte von Kommunikation und Technologie.

Ziel der Aufgabe
Unter der direkten Aufsicht des Senior FSC Support Officer, Projektmanagers, soll der Stelleninhaber administrative und wesentliche Unterstützung bei der Umsetzung des außerbudgetären Projekts „Information Management and Reporting System (iMARS) zur Erfassung, Verarbeitung und Berichterstattung über den Austausch militärischer Informationen“ leisten, das von der Kommunikations- und Technologieeinheit im OSZE-Konfliktpräventionszentrum umgesetzt wird.

Dauer der Aufgabe
Der ursprüngliche Vertrag wird für die Dauer von sechs Monaten ausgestellt.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung bei der Entwicklung und Aktualisierung der iMARS-Anwendung
• Koordination der Projektumsetzung, Zusammenarbeit mit dem Projektmanager und dem Entwicklungsteam sowie Befüllung der iMARS-Datenbank mit Daten aus aktuellen und historischen militärischen Informationsaustauschmaßnahmen (CSBM)
• Pflege elektronischer und papierbasierter Ablagesysteme; Dateien, Dokumente, Kontaktlisten und Unterstützung bei der Verteilung von Dokumenten
• Organisation von Reisen, Visa, Unterkünften, offiziellen Reisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen für OSZE-, Nicht-OSZE-Beamte, Berater und andere
• Unterstützung bei der Korrespondenz mit Geldgebern, Partnern und Gegenüber aus den teilnehmenden Staaten
• Unterstützung bei der Entwicklung von iMARS-Sch Schulungskursen und E-Learning-Modulen
• Unterstützung bei der Entwicklung von iMARS-E-Learning-Modulen und Hilfe bei der Vorbereitung anderer Schulungsaktivitäten für teilnehmende Staaten und OSZE-Mitarbeiter
• Für Präsenzschulungen: Organisation von Reisen, Visa, Unterkünften, offiziellen Reisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen für OSZE-, Nicht-OSZE-Beamte und Teilnehmer
• Überwachung aller projektbezogenen Schulungsanfragen und -aktivitäten
• Unterstützung bei der Evaluierung des Programms und Fundraising
• Unterstützung von Fundraising-Aktivitäten durch Bereitstellung notwendiger Informationen, Vorbereitung von Werbematerialien und Unterstützung bei der Organisation von Sichtbarkeitsaktivitäten
• Unterstützung beim Sammeln und Zusammenstellen von Daten für Projektfortschrittsberichte, Unterstützung bei der Überwachung finanzieller Ausgaben und Erstellung von Fortschrittsberichten über durchgeführte Aktivitäten und genutzte Mittel
• Erledigung anderer verwandter Aufgaben nach Bedarf
• Unterstützung bei der Entwicklung, Pflege und Aktualisierung der iMARS-Datenbank mit historischen Aufzeichnungen zu Informationsaustauschen gemäß dem Wiener Dokument 2011 und anderen politisch-militärischen Vertrauens- und Sicherheitsaufbaumaßnahmen
• Hilfe beim Zusammenstellen und Systematisieren historischer Aufzeichnungen und Dokumentationen im Zusammenhang mit dem Wiener Dokument 2011, dem Global Exchange of Military Information (GEMI), Kleinwaffen und leichten Waffen / Beständen konventioneller Munition (SALW/SCA), konventionellen Rüstungstransfers (CAT), Antipersonenminen (APL) und dem OSZE-Verhaltenskodex (CoC)
• Unterstützung bei der Entwicklung und Integration des Dayton-Artikel-IV-Friedensabkommensmoduls in die iMARS-Anwendung
• Sicherstellung einer genauen Dateneingabe, Überprüfung und Qualitätskontrolle der in die iMARS-Datenbank hochgeladenen Aufzeichnungen
• Beitrag zur Vorbereitung interner Referenzmaterialien, Dokumentationen und Benutzeranleitungen im Zusammenhang mit dem Inhalt und der Struktur der Datenbank
• Zusammenarbeit mit relevanten Interessengruppen zur Sammlung, Klärung und Überprüfung von Informationen, die für Datenbankaktualisierungen erforderlich sind
• Pflege organisierter elektronischer und dokumentarischer Aufzeichnungen im Zusammenhang mit dem Projekt
• Bereitstellung administrativer und logistischer Unterstützung im Zusammenhang mit der Umsetzung des Projekts

Notwendige Qualifikationen

• Abgeschlossene Sekundarschulausbildung ergänzt durch relevante Schulungen zur Pflege und Arbeit mit E-Learning-Plattformen
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in administrativer und Projektunterstützung, Datenbankverwaltung und Büroarbeit
• Vorherige Erfahrung in einer internationalen Organisation, insbesondere im Bereich politisch-militärischer Themen, wäre von Vorteil
• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten (sowohl mündlich als auch schriftlich); professionelle Sprachkenntnisse in BCMS-Sprachen wären von Vorteil
• Nachgewiesenes Geschlechterbewusstsein und Sensibilität sowie die Fähigkeit, eine Geschlechterperspektive in Aufgaben und Aktivitäten zu integrieren
• Fähigkeit und Bereitschaft, mit Menschen unterschiedlicher kultureller, religiöser Hintergründe, Geschlechter und vielfältiger politischer Ansichten zu arbeiten, während Unparteilichkeit und Objektivität gewahrt bleiben
• Computerkenntnisse mit praktischer Erfahrung in der Nutzung von Microsoft-Anwendungen

Vergütungspaket
Die Eignung der Kandidaten wird unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen, Fachkenntnisse, Erfahrungen und des Preis-Leistungs-Verhältnisses ihrer Dienstleistungen bestimmt. Bewerber werden gebeten, ihre vorgeschlagene monatliche Vergütung und Verfügbarkeit für die vorgesehenen Dienstleistungen im Vorscreening-Bereich am Ende der Bewerbungsphase im Anschreiben anzugeben. Die Vergütung basiert auf den Qualifikationen, Erfahrungen, Aufgaben und Ergebnissen des ausgewählten Beraters/Experten für diese Position und gemäß den festgelegten Sätzen der OSZE.

Die OSZE setzt sich für Vielfalt und Inklusion innerhalb ihrer Belegschaft ein und ermutigt qualifizierte weibliche und männliche Kandidaten aus allen religiösen, ethnischen und sozialen Hintergründen, sich zu bewerben, um Teil der Organisation zu werden.