Payroll Assistant (G5)

Die OSZE verfolgt einen umfassenden Sicherheitsansatz, der politische, militärische, wirtschaftliche und umweltbezogene sowie menschliche Aspekte berücksichtigt. Sie engagiert sich in den Bereichen Rüstungskontrolle, Vertrauens- und Sicherheitsaufbau, Menschenrechte, Bekämpfung des Menschenhandels, nationale Minderheiten, Demokratisierung, Polizeistrategien, Terrorismusbekämpfung und verwandte wirtschaftliche und umweltbezogene Aktivitäten. Alle 57 teilnehmenden Staaten haben den gleichen Status, und Entscheidungen werden im Konsens auf politischer, jedoch nicht rechtlich bindender Basis getroffen.

Die HR-Analytik-, System- und Gehaltsabrechnungseinheit unterstützt den Lebenszyklus der Mitarbeiter, liefert zeitnahe, kundenorientierte Analysen und Systeme und gewährleistet zentrale Gehaltsabrechnungsoperationen gemäß dem regulatorischen Rahmen. Diese Einheit ist verantwortlich für die Planung, Ausführung und Kontrolle von Dienstleistungen im Bereich Personalwesen, einschließlich der Verwaltung von Vergütungssystemen, Ansprüchen und Leistungen, Leistungsbewertung, Sozialversicherungspaketen sowie der Umsetzung von Personalvorschriften und -anweisungen.

Der Payroll Assistant berichtet an den Payroll Associate und arbeitet mit dem Talent Acquisition Officer zusammen. Der Leiter der HR-Analytik-, System- und Gehaltsabrechnungseinheit fungiert als zweiter Vorgesetzter. Der Stelleninhaber arbeitet mit internen und externen Interessengruppen zusammen, um die Gehaltsabrechnung zu unterstützen:

• Bereitstellung von Informationen und Beantwortung von routinemäßigen Anfragen zur Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern und Koordination mit dem Oracle-Support nach Bedarf;
• Bearbeitung von Gehaltsabrechnungstransaktionen durch Unterstützung des Gehaltsteams, Vorbereitung und Überprüfung von Gehaltsdaten und Gewährleistung einer genauen und zeitgerechten Verarbeitung von Gehältern, Leistungen und Abzügen gemäß den festgelegten Regeln und Verfahren;
• Überprüfung der Gehaltsabrechnungseingaben auf Genauigkeit und Vollständigkeit und Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Richtlinien und Verfahren;
• Koordination mit internen Einheiten wie Finanzen und IT zur Lösung routinemäßiger System- oder Datenprobleme im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung unter Anleitung des Vorgesetzten;
• Unterstützung bei der Implementierung etablierter Gehaltsabrechnungsverfahren und Identifizierung grundlegender Prozessverbesserungen zur Steigerung der Genauigkeit und Effizienz;
• Unterstützung bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten und Bereitstellung von Gehaltsdaten und Dokumentationen für interne und externe Audits auf Anfrage;
• Bereitstellung operativer Unterstützung bei der Pflege von Gehalts- und postbezogenen Daten im ERP-System (z.B. Oracle/IRMA), einschließlich der Aktualisierung von Aufzeichnungen (Post-Erstellung, Änderungen, Löschungen) basierend auf genehmigten Anfragen und unterstützenden Dokumenten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Sekundarschulausbildung;
• Formale Ausbildung im Bereich Personalmanagement auf einführendem/basischem/ Einstiegsniveau;
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, Leistungen und Ansprüchen, Buchhaltung oder personalbezogener Verwaltung, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld; ein Hochschulabschluss kann bis zu zwei Jahre Erfahrung ersetzen;
• Erfahrung mit Gehaltsabrechnungssystemen und HR-Datenbanken;
• Kenntnisse über Oracle-Anwendungen sind sehr wünschenswert;
• Kenntnisse über die Gehalts- und Anspruchssysteme der OSZE sind wünschenswert;
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch;
• Digitale Kompetenz und versierter Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
• Fähigkeit, mit Menschen unterschiedlicher Nationalitäten und Kulturen zu arbeiten;
• Nachgewiesenes Geschlechterbewusstsein und Sensibilität mit der Fähigkeit, eine Geschlechterperspektive in Aufgaben zu integrieren.

Vergütungspaket

Die monatliche Vergütung beträgt etwa 4.820 EUR (12 Zahlungen pro Jahr), unterliegt den Sozialversicherungsabzügen. Die Gehälter der OSZE sind in Österreich von der Besteuerung befreit. Zu den sozialen Leistungen gehören die Berechtigung zur Cigna-Krankenversicherung und zum OSZE-Vorsorgefonds. Die Ernennungen erfolgen normalerweise auf Stufe 1 der Gehaltsskala der OSZE; in Ausnahmefällen kann die Ernennung auf Stufe 3 basierend auf relevanter Erfahrung oder höherer vorheriger Vergütung nach Überprüfung und Genehmigung durch die OSZE beginnen.

So bewerben Sie sich

Bitte bewerben Sie sich über das Online-Portal der OSZE: https://vacancies.osce.org/. Die OSZE behält sich das Recht vor, die Stelle erneut auszuschreiben oder zu ändern, die Rekrutierung abzubrechen oder eine Ernennung auf einer anderen Stufe oder mit einer geänderten Stellenbeschreibung oder Dauer anzubieten. Nur Kandidaten, die für die nächsten Phasen ausgewählt wurden, werden kontaktiert. Kandidaten, die auf einer Liste geeigneter Kandidaten (gültig für drei Jahre) platziert sind, können für zukünftige befristete Stellen in Betracht gezogen werden; die Platzierung auf einer Liste garantiert keine zukünftige Ernennung. Stellenangebote stehen nur Staatsangehörigen der teilnehmenden Staaten offen: https://www.osce.org/participating-states. Die OSZE setzt sich für Vielfalt und Inklusion ein und ermutigt qualifizierte Kandidaten aus allen Hintergründen zur Bewerbung. Weitere Informationen zu den Werten der OSZE finden Sie unter https://jobs.osce.org/resources/document/our-competency-model. Die OSZE erstattet keine Reise- oder Umzugskosten zu irgendeinem Zeitpunkt des Rekrutierungsprozesses. Ernennungen unterliegen der medizinischen Genehmigung. Das gesetzliche Rentenalter beträgt für die meisten Vertragspositionen 65 Jahre; die Organisation kann bei der Ernennung eine Altersgrenze von 62 Jahren anwenden. Die OSZE verlangt zu keinem Zeitpunkt während des Bewerbungsprozesses eine Zahlung.