Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem freundlichen und unterstützenden Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit, deine Fähigkeiten zu entwickeln.
- Weitere Informationen: Tolle Gelegenheit für Studierende, praktische Erfahrungen zu sammeln und berufliche Kontakte zu knüpfen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage aktiv zum Erfolg des Unternehmens bei.
- Qualifikationen: Erfahrung im Bürobereich und gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2025 - 2475 € pro Monat.
MISSION
Der Office Coordinator bietet allgemeine Unterstützung in den Bereichen Einrichtungen und Verwaltung, um den effizienten Betrieb des Teams und die Erreichung der Unternehmensziele zu fördern.
VERANTWORTLICHKEITEN
Berichtet direkt an den Office Manager (UK) und ist verantwortlich für die Bereitstellung eines hohen Unterstützungsniveaus in einem geschäftigen Geschäftsumfeld mit gleicher Priorität:
- Begrüßt Kunden, Klienten und Besucher.
- Verwaltet die Parkplatzvereinbarungen mit dem Vermieter.
- Stellt monatliche Concur Facilities/Shared Services Kreditkartenabrechnungen zur Genehmigung zusammen und reicht diese innerhalb einer Woche nach Erhalt der Abrechnungen von der Buchhaltung ein (ungefähr am 28. Tag jedes Monats).
- Unterstützt das Rechnungsmanagement für die deutsche Einheit gemäß dem vereinbarten Prozess mit Finanzen und Kreditorenbuchhaltung.
- Bestellt lokale Kurierdienste.
- Hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bezüglich Waschraumstandorte, Fahrzeugdatensammlung und bietet Führungen durch die Einrichtungen sowie andere standortspezifische Aufgaben an.
- Verwaltet alle Catering-Anfragen und folgt dem Initiator nach, damit die Anfragen vor Bestellung/Lieferung/Verteilung/Reinigung des angeforderten Caterings genehmigt sind.
- Hält die Bestandsniveaus aufrecht und bestellt Vorräte (einschließlich Büromaterialien, Bürogeräte; und verfolgt dies über Concur).
- Kümmert sich um Audio-/Video-Konferenzgeräte in Besprechungsräumen.
- Arbeitet mit der lokalen IT bei technischen Problemen zusammen.
- Agiert als Empfangskraft; beantwortet eingehende Anrufe unter der allgemeinen Geschäftsnummer nach Bedarf.
- Bietet administrative Unterstützung und reagiert auf allgemeine Anfragen und Informationsanforderungen.
- Unter der Anleitung des Office Managers hilft er bei Büroumzügen, Layouts und Schreibtischaufstellungen für neue Mitarbeiter, kontaktiert die Gebäudewartung, wenn erforderlich.
- Unterstützt Mitarbeiter bei kleineren Büroumzügen oder Umsetzungen gemeinsamer Ressourcen.
- Übernimmt die gesamte Verantwortung für die Verwaltung aller Catering-Vorräte.
- Leitet die Bestellung aller Reinigungsmittel und deren Überprüfung.
- Bestellt Visitenkarten für Mitarbeiter.
- Koordiniert die Lieferung von Kaffee, Tee, Obst, Milch (Umfang wie separat vereinbart) und meldet etwaige Geräteausfälle in den Küchen.
- Pflegt und aktualisiert die Namensschilder neuer Mitarbeiter.
- Koordiniert die Bestellung und Wartung von Verträgen für mobile Telefone der Mitarbeiter (wo berechtigt).
- Reparaturen von Druckern, Austausch von Kartuschen und Tonern.
- Recycling alter Toner und Behälter.
- Allgemeine Bürotätigkeiten einschließlich Whiteboards und Aufgaben, die von Ihrem Vorgesetzten zugewiesen werden.
QUALIFIKATIONEN
Bildung: Einige postsekundäre Ausbildung im Bereich Bürodienstleistungen - Bürokaufmann/frau oder ähnlich.
Sprache: Native Sprachkenntnisse in Deutsch und mindestens C1-Niveau in Englisch.
Erfahrung: Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung in einem Büro.
Fähigkeiten: Starke Detailgenauigkeit, hervorragende zwischenmenschliche und telefonische Fähigkeiten; ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation; fortgeschrittene Kenntnisse in Word und Excel; detailorientiert; ausgezeichnetes Urteilsvermögen, Zeitmanagement und Nachverfolgung; Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen zu behandeln; hochorganisiert mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Fristen einzuhalten; erforderlich, um häufige Unterbrechungen und mehrere Lieferungen zu bewältigen; starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit Mitarbeitern und Besuchern auf allen Ebenen zu arbeiten; Fähigkeit, sich in allen Angelegenheiten professionell zu präsentieren; Kenntnisse über Standardbürogeräte einschließlich Telefonsystemen, Fotokopierern und Faxgeräten; kann das Heben von Vorräten und Materialien, das Bewegen von Schreibtischen und andere allgemeine Bürotätigkeiten erfordern; muss berechtigt sein, eine Sicherheitsfreigabe zu erhalten.
Office Coordinator (Part Time) Arbeitgeber: OSI Maritime
Als Arbeitgeber bietet OSI eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung im Mittelpunkt stehen. Unsere Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem positiven Arbeitsklima, das Kreativität und Eigenverantwortung fördert. Zudem liegt unser Standort in einer attraktiven Region, die sowohl berufliche als auch private Lebensqualität vereint.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Coordinator (Part Time) erhalten könntest
✨Lerne die Branche kennen!
Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es super wichtig, die gängigen Trends und Tools zu kennen. Tritt einschlägigen LinkedIn-Gruppen und Online-Foren bei, um dich mit Fachleuten zu vernetzen, die in der Branche arbeiten. Schau dir auch Webinare oder Workshops an, um mehr über die neuesten Entwicklungen zu erfahren.
✨Nutze lokale Messen und Networking-Events
Gehe auf lokale Messen oder Jobmessen, die spezifisch auf den Einkauf ausgerichtet sind. Hier kannst du direkt mit Firmen in Kontakt treten, die Teilzeitkräfte suchen. Solche Events sind eine tolle Gelegenheit, um persönliche Beziehungen aufzubauen und sichtbar zu werden.
✨Sichtbarkeit durch praxisnahe Erfahrungen
Da es sich um einen Teilzeitjob handelt, könntest du überlegen, dich in Praktika oder bei kleineren Projekten einzubringen. Das zeigt dein Engagement und deine praktischen Fähigkeiten. Nutze Plattformen wie StudySmarter, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten sichtbar zu machen.
✨Bewirb dich gezielt über unsere Website!
Vergiss nicht, dass die direkte Bewerbung über unsere Website oft die beste Möglichkeit ist, sicherzustellen, dass dein Profil gesehen wird. Es ist eine einfache Möglichkeit, um zu zeigen, dass du an einem Teilzeitjob im Einkauf interessiert bist und motiviert bist, uns kennenzulernen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Coordinator (Part Time) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Verhandlungsfähigkeiten!:Im Einkauf-Beschaffung ist es wichtig, dass du deine Verhandlungsfähigkeiten unter Beweis stellst. Erwähne in deinem CV konkrete Beispiele, wie du erfolgreich Preise verhandelt oder Lieferbedingungen optimiert hast. Das zeigt, dass du die Schlüsselkompetenzen für diesen Bereich mitbringst.
Lege deinen Fokus auf deine analytischen Fähigkeiten:Einkauf erfordert eine starke analytische Denkweise. Wenn du praktische Erfahrungen mit Datenanalysen oder Marktanalysen hast, zieh das in deiner Bewerbung hervor. Beschreibe, wie du Entscheidungen mit Hilfe von Daten getroffen hast - das wird eine große Pluspunkte bei OSI Maritime bringen!
Motivation ist der Schlüssel in Teilzeit:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben klar machst, warum du an dieser Position interessiert bist und was du lernen möchtest. Zeig, dass du bereit bist, dich in das Team von OSI Maritime einzubringen und gleichzeitig deine Fähigkeiten im Einkauf weiterzuentwickeln.
Präsentiere vorangegangene Erfahrungen im Einkauf:Wenn du bereits Erfahrungen im Einkauf oder in der Beschaffung hast, vergiss nicht, diese in deine Bewerbung aufzunehmen. Früher durchgeführte Praktika, Nebenjobs oder relevante Studienprojekte können dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Qualifikationen oder Zertifikate im Bereich Einkauf sind ebenfalls ein Plus, also fang an, deine Dokumente zusammenzustellen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei OSI Maritime vorbereitet
✨Verstehe die Einkaufsstrategien
Im Einkaufs- und Beschaffungsbereich ist es wichtig, die gängigen Einkaufsstrategien wie Just-in-Time oder das ABC-Analyse-Prinzip zu verstehen. Sei bereit, während des Interviews Beispiele zu geben, wie du solche Strategien in der Praxis angewendet hast oder anwenden würdest.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Oft werden bei Teilzeit-Jobs im Einkauf praktische Szenarien gefragt. Überlege dir, wie du mit Lieferanten verhandeln würdest oder wie du mit Problemen in der Lieferkette umgehst. Es kann hilfreich sein, konkrete Lösungsvorschläge vorzubereiten.
✨Flexibilität und Motivation zeigen
Als Teilzeitkraft ist es wichtig, deine Flexibilität zu betonen. Unternehmen suchen oft jemanden, der bereit ist, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten oder sich schnell in neue Projekte einzuarbeiten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, bei denen du dies unter Beweis stellen konntest.
✨Tools und Softwarekenntnisse verstehen
Mach dich mit den gängigen Einkaufstools und Softwarelösungen vertraut, die in der Branche verwendet werden, wie SAP Ariba oder Oracle Procurement Cloud. Wenn du mit diesen Tools Erfahrung hast, ist das ein großer Pluspunkt und solltest du unbedingt ansprechen.
