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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Kontrolliere Rechnungen, erstelle Verträge und unterstütze bei Projekten.
- Arbeitgeber: Internationales Team mit modernen Arbeitsbedingungen in Basel.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Arbeitszeiten, flexible Tage und angenehme Arbeitsumgebung.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Projekte und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Projektassistenz und gute MS Office Kenntnisse.
- Andere Informationen: Werde Teil eines freundlichen Teams und erlebe abwechslungsreiche Aufgaben.
Der OSIV-Pool ist ein Zusammenschluss sieben kantonaler IV-Stellen zum Zweck der Bereitstellung einheitlicher ICT-Lösungen und der konsequenten Umsetzung der Digitalisierung. Das OSIV Solution Center (OSC) mit rund 30 Mitarbeitenden in Basel ist das ICT-Kompetenzzentrum des OSIV-Pools. Die vom OSC entwickelte Branchenlösung wird täglich von 1’400 Fachpersonen für das Fallmanagement genutzt und deckt rund ein Drittel der Schweizerischen Invalidenversicherung ab.
Zur Verstärkung des Backoffice-Teams suchen wir per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung eine motivierte
Deine Hauptaufgaben
- Du kontrollierst, erfasst und kontierst Kreditoren-Rechnungen in Abacus
- Du erstellst Lieferantenverträge und überwachst deren Vertragslaufzeiten
- Du unterstützt bei Ausschreibungen und Lieferantenaufträgen
- Im Zeitmanagement-Tool bist du für das Anlegen und Verwalten von Projekten sowie die Kontrolle der erfassten Stunden zuständig
- Die Projekt-Rechnungen an unsere Kunden werden von dir erstellt und versendet
- Du hilfst bei der Erstellung von projektbezogenen Dokumenten mit
- Du führst weitere administrative Arbeiten im Bereich Portfolio Management aus
- Allgemeine administrative Aufgaben im Backoffice-Bereich gehören ebenfalls zu deinem abwechslungsreichen Alltag
Dein Profil
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Du bringst Erfahrung als Projektassistenz im IT-Umfeld mit
- Du hast eine hohe Dienstleistungsorientierung
- Du kommunizierst sicher, freundlich und klar – schriftlich wie mündlich
- Du arbeitest gerne selbständig und übernimmst Verantwortung
- Unklarheiten und Veränderungen begegnest du mit Gelassenheit und lösungsorientiertem Denken
- Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Deine Kenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift sind sehr gut
- Du bringst eine gewisse Flexibilität mit
- Du arbeitest mittwochs den ganzen Tag, die restlichen Arbeitstage vereinbaren wir gemeinsam
Deine Zukunft
Wir bieten dir ein spannendes und vielfältiges Arbeitsgebiet in einem internationalen Team. Dich erwarten attraktive Arbeitsbedingungen und eine moderne, angenehmeArbeitsumgebung nahe des Bahnhofs Basel SBB.
Weitere Informationen auf oder über Sandra Mende, Leiterin Backoffice (E-Mail schreiben).
Fühlst du dich angesprochen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung per E-Mail an E-Mail schreiben.
Es werden nur Direkt-Bewerbungen berücksichtigt.
#J-18808-Ljbffr
Assistenz Projekte & Administration m/w (80 %) Arbeitgeber: OSIV Solution Center
Kontaktperson:
OSIV Solution Center HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Projekte & Administration m/w (80 %)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht oder ob es noch offene Fragen gibt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen. Networking kann oft Türen öffnen, die du alleine nicht erreichen würdest.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Projekte, an denen du arbeiten würdest. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass deine Unterlagen direkt bei den richtigen Personen landen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Projekte & Administration m/w (80 %)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine freundliche und authentische Sprache. Erzähl uns von deinen Erfahrungen und warum du genau zu uns passt.
Sei präzise und strukturiert: Halte deine Bewerbung klar und übersichtlich. Gliedere dein Anschreiben in Absätze und achte darauf, dass du alle relevanten Punkte ansprichst, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden.
Betone deine Fähigkeiten: Stell sicher, dass du deine Erfahrungen im Projektmanagement und deine Kenntnisse in MS Office hervorhebst. Zeig uns, wie du mit Herausforderungen umgehst und Verantwortung übernimmst.
Bewirb dich direkt über unsere Website: Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei OSIV Solution Center vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du die Hauptaufgaben der Stelle genau durchlesen. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. So kannst du gezielt Beispiele aus deiner beruflichen Laufbahn nennen, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position, indem du Fragen vorbereitest. Frag nach den Herausforderungen, die in der Rolle auf dich zukommen könnten, oder wie das Team strukturiert ist. Das zeigt, dass du dich mit der Stelle auseinandergesetzt hast und wirklich daran interessiert bist, Teil des Teams zu werden.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle eine hohe Dienstleistungsorientierung erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und freundlich kommunizierst. Übe, deine Gedanken strukturiert auszudrücken und achte darauf, aktiv zuzuhören. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Sei flexibel und lösungsorientiert
In der Projektassistenz kann es oft zu unvorhergesehenen Situationen kommen. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, in denen du flexibel reagiert hast oder kreative Lösungen gefunden hast. Das zeigt, dass du gut mit Veränderungen umgehen kannst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.