Réceptionniste & Assistant(e) Administrative
Horaire: 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00
Votre rôle :
Véritable pilier de l'accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l'ensemble de l'organisation.
Responsabilités :
Accueil & communication
Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.
Gestion administrative & logistique
Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.
Soutien opérationnel & événementiel
Appui à l'équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d'événements.
Organisation d'activités internes (conférences, team building, etc.).
Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.
Support RH & juridique
Participation à l'intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.
Compétences clés
Relationnelles : Sens de l'accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
Organisationnelles : Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
Linguistiques : Maîtrise du français, de l'allemand et de l'anglais (oral et écrit). L'italien est un atout.
Techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Indicateurs de performance
Qualité de l'accueil : Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
Efficacité administrative : Respect des délais et fiabilité des livrables.
Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode. jidd8fa3c7afr jit0833afr jpiy26afr
Réceptionniste & Assistant Administrative Arbeitgeber: Otis SA
Otis SA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden in Bern nicht nur ein dynamisches Arbeitsumfeld bietet, sondern auch eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums fördert. Mit attraktiven Benefits, wie flexiblen Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten, unterstützt das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Teamleiter:innen, während sie gleichzeitig die Verantwortung für die Sicherheit und Zufriedenheit der Kunden übernehmen.
