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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the go-to person for clients and support project management.
- Arbeitgeber: Join a dynamic company in real estate management and development.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible work options, additional vacation days, and training opportunities.
- Warum dieser Job: Experience a diverse role with creative freedom in a supportive team environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Must have completed commercial training and relevant work experience.
- Andere Informationen: Modern office space with great public transport access or parking available.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 58800 € pro Jahr.
Office Manager:in – Assistenz (m/w/d)
Wien • Vollzeit • Jahresbrutto: ab € 42.000,-
Ref.-Nr.: 71055
Unser Kunde ist eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe in der Immobilienverwaltung und Bauträgerbranche. Wir suchen eine kompetente und engagierte Persönlichkeit, die das bestehende Verwaltungsteam verstärkt und das Management für mehrere Projektgesellschaften aktiv unterstützt.
Aufgabenbereich
- Zentrale Anlaufstelle für Kund:innen per Telefon und E-Mail
- Administrative Unterstützung in der Hausverwaltung und Projektorganisation
- Termin- & Stammdatenmanagement, digitale Dokumentenverwaltung
- Organisation von Meetings, Materialverwaltung
- Pflege und Aktualisierung der Unternehmensseite sowie Betreuung von App und Social-Media-Kanälen
- Poaktive Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Angelegenheiten und Koordination interner Abläufe
- Bearbeitung von Versicherungsschäden und professionelles Beschwerdemanagement
Gewünschte Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Rechtliche Grundkenntnisse in der Liegenschaftsverwaltung von Vorteil
- Versierter Umgang mit MS Office & IT-Affinität
- Proaktive und gewissenhafte Arbeitsweise
- Professionelles Auftreten sowie Kunden- und Serviceorientierung
- Verhandlungsgeschick und Kommunikationsstärke
- Teamgeist, Leistungsbereitschaft und Stressresistenz
Job Perspektive
- Abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit großem Gestaltungsspielraum
- Arbeiten in einem kollegialen Team mit hochqualifizierten Fachkräften
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten & Schulungen
- Zusätzliche Urlaubstage
- Attraktives Bruttojahresgehalt Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich
- Moderne Büroräumlichkeiten mit sehr guter öffentliche Erreichbarkeit oder Parkmöglichkeit
Office Manager:in - Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Otti & Partner
Kontaktperson:
Otti & Partner HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in - Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Immobilienverwaltung tätig sind. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Position als Office Manager:in geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends in der Immobilienbranche. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und wie diese das Unternehmen beeinflussen könnten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Affinität! Wenn du Kenntnisse in speziellen Softwarelösungen oder Tools hast, die in der Immobilienverwaltung verwendet werden, bringe diese aktiv ins Gespräch ein. Das kann dir einen Vorteil verschaffen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in - Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Website an, um mehr über deren Werte, Projekte und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Office Manager:in wichtig sind. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Berufserfahrung in ähnlichen Positionen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Rolle bist. Gehe auf deine proaktive Arbeitsweise und deine Kommunikationsstärke ein.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Otti & Partner vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung und deinen Qualifikationen zu beantworten. Überlege dir Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Kundenservice verdeutlichen.
✨Zeige deine IT-Affinität
Da der Umgang mit MS Office und digitalen Tools wichtig ist, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor
In dieser Position ist es entscheidend, gut kommunizieren zu können. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Teamkollegen kommuniziert hast.
✨Demonstriere Teamgeist und Stressresistenz
Erzähle von Erfahrungen, in denen du in einem Team gearbeitet hast oder unter Druck standest. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren kannst.
