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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the CEO's schedule, plan travel, and organize meetings.
- Arbeitgeber: International tech corporation focused on digital innovation in logistics.
- Mitarbeitervorteile: Competitive salary, company laptop, flexible work options, and a dynamic environment.
- Andere Informationen: Modern office in Vienna with international travel opportunities.
- Warum dieser Job: Be a strategic partner to the CEO and make impactful decisions.
- Gewünschte Qualifikationen: 3+ years as an Executive Assistant, excellent English, and strong MS Office skills.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 55000 - 68000 € pro Jahr.
Unser Kunde - ein etabliertes internationales Technologieunternehmen mit einem starken Fokus auf digitale Innovation im Logistiksektor - sucht einen erfahrenen und proaktiven Executive Assistant, der als strategischer Partner für den CEO fungiert. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der gerne eng mit der Unternehmensführung zusammenarbeitet, in einem dynamischen Umfeld gedeiht und stolz darauf ist, anderen zu helfen, ihr Bestes zu geben. Sie werden als vertrauenswürdiger Partner, Torwächter und zentrale Koordinationsstelle für die Aktivitäten des Managements agieren. Das Unternehmen bietet ein modernes, kollaboratives und multikulturelles Arbeitsumfeld.
Aufgaben:
- Kalender- und Zeitmanagement: Verwalten und Optimieren des sich schnell ändernden Zeitplans des CEO, Vorbereiten von Materialien im Voraus, Antizipieren potenzieller Konflikte und Schützen von Zeit für hochpriorisierte Aufgaben.
- Reise- und Logistikmanagement: Planen und Verwalten internationaler Reisen, Unterkünften und Transport; Erstellen detaillierter Reisepläne und effizientes Handhaben von Änderungen.
- Gatekeeping und Kommunikation: Als primäres Kommunikationszentrum des CEO agieren, zahlreiche Anfragen effizient priorisieren und Korrespondenz in einer selbstbewussten, diskreten und klar strukturierten Weise führen.
- Meeting- und Veranstaltungsorganisation: Organisieren und Überwachen von Vorstandssitzungen, Executive Off-Sites und Kundenengagements. Agenden, Briefing-Dokumente, Protokolle und Nachverfolgungsmaßnahmen vorbereiten.
- Zusammenarbeit und Projektmanagement: Als zentrale Informationsstelle agieren, Kontext, Struktur und Kontinuität über Initiativen, Abteilungen und Funktionen hinweg aufrechterhalten.
Notwendige Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (A-Level oder höher)
- Mindestens 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften oder in einer hochintensiven Betriebsrolle in einem internationalen Umfeld (Technologiebranche von Vorteil)
- Erfahrung in einer schnell wachsenden, dynamischen Branche oder Umgebung
- Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Hebräischkenntnisse von Vorteil
- Komfortables Arbeiten vor Ort in Wien und Offenheit für internationale Reisen, wenn nötig
- Exzellente MS Office-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools und Systemen, idealerweise mit der Fähigkeit, diese effektiv in der täglichen Arbeit zu nutzen
- Selbstbewusst, hochstrukturiert, detailorientiert, proaktiv und exzellenter Kommunikationsstil auf Managementebene
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Flexibilität
- Unabhängiger und gewissenhafter Arbeitsstil
Ihre Vorteile:
- Wettbewerbsfähiges Gehalt und umfassendes Leistungspaket
- Jahresbrutto: von € 55.000,- bis € 68.000,-
- Firmenlaptop und Smartphone
- Flexibilität kombiniert mit langfristiger Stabilität
- Regelmäßige persönliche Präsenz ist wichtig, gelegentliches Remote-Arbeiten möglich
- Ein dynamisches, innovatives und kollaboratives Arbeitsumfeld
- Modernes Büro nur wenige Gehminuten von allen wichtigen öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Zug, U-Bahn und Straßenbahn) entfernt
- Internationales Arbeitsumfeld mit gelegentlichen Reisen
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv an Projekten mitzuwirken
Executive Assistant to the CEO Arbeitgeber: Otti und Partner - Ihr Personal Management
Kontaktperson:
Otti und Partner - Ihr Personal Management HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant to the CEO
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit dem CEO oder anderen Führungskräften in Kontakt zu treten, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmensziele und Herausforderungen zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen, um ein besseres Verständnis für die Unternehmenskultur zu bekommen. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich über aktuelle Entwicklungen auszutauschen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die neuesten Trends in der Technologie- und Logistikbranche informierst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur digitalen Innovation beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du dich über weitere offene Stellen informieren, die zu deinen Fähigkeiten passen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant to the CEO
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Qualifikationen hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Das zeigt uns, dass du organisiert bist – eine wichtige Fähigkeit für die Rolle als Executive Assistant.
Mach es konkret!: Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Erzähl uns von Situationen, in denen du erfolgreich Probleme gelöst oder Projekte koordiniert hast. Das macht deine Bewerbung lebendiger und überzeugender.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und effizient bei uns ankommt. Außerdem kannst du dort alle Informationen zur Stelle und zum Unternehmen finden!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Otti und Partner - Ihr Personal Management vorbereitest
✨Mach dich mit dem CEO vertraut
Informiere dich über den CEO und seine Arbeitsweise. Schau dir an, welche Projekte er leitet und welche Werte ihm wichtig sind. So kannst du in deinem Interview gezielt auf seine Erwartungen eingehen und zeigen, dass du die richtige Unterstützung bieten kannst.
✨Bereite dich auf Zeitmanagement-Fragen vor
Da das Zeitmanagement eine zentrale Aufgabe ist, solltest du konkrete Beispiele parat haben, wie du in der Vergangenheit komplexe Zeitpläne optimiert hast. Überlege dir auch, wie du mit unerwarteten Änderungen umgegangen bist und welche Tools du dafür genutzt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern. Du wirst als Kommunikationsdrehscheibe fungieren, also sei bereit, Beispiele zu geben, wie du Informationen strukturiert und klar weitergegeben hast, insbesondere in stressigen Situationen.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
In einem dynamischen Umfeld ist Flexibilität entscheidend. Teile im Interview Beispiele, wo du schnell auf Veränderungen reagiert hast oder wie du internationale Reisen organisiert hast. Das zeigt, dass du in der Lage bist, in einem sich ständig verändernden Umfeld erfolgreich zu arbeiten.