Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Rektor und organisiere spannende Projekte an der Universität.
- Unternehmen: Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg – ein innovativer Arbeitgeber mit grünem Campus.
- Vorteile: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, familienfreundliche Angebote und ein lebendiger Campus.
- Weitere Informationen: Chancengerechtigkeit und Vielfalt werden aktiv gefördert.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Im Rektorat der Otto‑von‑Guericke‑Universität Magdeburg werden Sie als Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors tätig sein. Sie entlasten den Rektor, den Leiter des Rektoratsbüros und angegliederte Bereiche, steuern Abläufe vorausschauend, bereiten Vorgänge eigenständig vor und übernehmen organisatorische Aufgaben.
Ihre Aufgaben:
- erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste
- Vorhalten eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems inklusive Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
- operative Begleitung bei der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
- eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
- Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
- Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
- Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
- Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
- Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
- eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung
Qualifikationen und Anforderungen:
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Diskretion, Loyalität und hohes Maß an Vertraulichkeit
- verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
- ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich
- einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw. Wissenschaftsbereich
- sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie grundlegende Fähigkeiten in der ansprechenden Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen
- hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse
Unser Angebot – Benefits:
- Universität mit Zukunft: Ein lebendiger, grüner Campus mit Vernetzungsmöglichkeiten, kulturellen Angeboten und nachhaltiger Entwicklung
- Persönliche Entwicklung: vielfältige Weiterbildungsangebote – von zielgruppenspezifischen Trainings bis zu World Cafés
- Mitwirkung und Wertschätzung bei einem sicheren und gleichzeitig innovativen und vielfältigen Arbeitgeber
- attraktive Verweil‑ und Verpflegungsmöglichkeiten auf dem Campus
- Chancengerechtigkeit und Vielfalt: Wir fördern aktiv Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion
- Familie und Karriere: Familienfreundliche Angebote wie Eltern‑Kind‑Zimmer, Ferienbetreuungsmöglichkeiten sowie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
Die Otto‑von‑Guericke‑Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto‑von‑Guericke‑Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.
097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors Arbeitgeber: Otto von Guericke Universität Magdeburg
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg bietet als Arbeitgeber ein inspirierendes und unterstützendes Umfeld, das auf persönliche Entwicklung und Chancengleichheit setzt. Mit einem lebendigen Campus, vielfältigen Weiterbildungsangeboten und einem starken Fokus auf Familienfreundlichkeit fördert die Universität eine inklusive Kultur, in der Mitarbeiter wertgeschätzt werden und aktiv an innovativen Projekten mitwirken können.
Kontaktdaten:
Otto von Guericke Universität Magdeburg Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so 097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistent*in im Büro des Rektors interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht oder ob es Möglichkeiten gibt, das Team kennenzulernen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits an der Otto-von-Guericke-Universität arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität, ihre Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die digitale Transformation im Rektorat aktiv unterstützen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um 097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Ein persönlicher Touch macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Verwende klare Überschriften und Absätze, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt auch dein Organisationstalent!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Otto von Guericke Universität Magdeburg vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg verschaffen. Schau dir ihre aktuellen Projekte, Werte und Ziele an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit vertraulichen Informationen zeigen. Diese Beispiele kannst du während des Interviews nutzen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Präsentiere deine digitalen Fähigkeiten
Da die Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten ein wichtiger Teil der Stelle ist, solltest du deine Erfahrungen mit MS-Office-Anwendungen und anderen digitalen Tools betonen. Bereite dich darauf vor, wie du diese Fähigkeiten in der Rolle einsetzen würdest.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Als Assistent*in wirst du viel mit verschiedenen Fakultäten und externen Partnern kommunizieren. Betone deine Fähigkeit, im Team zu arbeiten und wie du dazu beiträgst, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Das wird dir helfen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
