Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwaltung und Organisation im Institut für Simulation und Graphik.
- Unternehmen: Forschungsstarke Universität mit internationalem Flair.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Kontakte und eine offene Unternehmenskultur warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Informatik und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariat sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität. An der Fakultät für Informatik ist am Institut für Simulation und Graphik eine Stelle als Sekretär*in (m/w/d) zu besetzen.
Entgeltgruppe: 6 TV-L
Stellungsdatum: 01.11.2026
Befristung: unbefristet
Arbeitszeit: 100 %
Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen. Das Institut für Simulation und Graphik besteht aus 7 Arbeitsgruppen/Lehrstühlen und insgesamt ca. 50 Mitarbeiter*innen, die von einem gemeinsamen Organisationsteam in ihrer Arbeit unterstützt werden (3 Techniker, Institutskoordinatorin, Fremdsprachensekretärin).
Ihre Aufgaben:
- Verwaltungsarbeiten und Büroorganisation am Institut (Terminmanagement, Bearbeitung von Schriftverkehr, Sichtung und Verteilung des Schriftverkehrs, Bestellung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Geräten und Inventar, Beschaffungsvorgänge)
- Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
- Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Bestell- und Rechnungswesen
- Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten
- Vertragsbearbeitung für wissenschaftliches und studentisches Personal
- Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
- Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung von Dienstreisen, Gastvorträgen und Exkursionen, Reisekostenabrechnungen
- Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Aktive Mithilfe bei der Organisation von Tagungen
- Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen bei administrativen Angelegenheiten
- Pflege und Aktualisierung von Webseiten
- Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
- Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, z. B. im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrungen im Bereich allgemeine Sekretariatsaufgaben im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
- Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
- Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
- Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
- Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
- Grundlegende und anwendungsbereite Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben
- Kenntnisse in der administrativen Bearbeitung von Drittmittelprojekten (DFG, IB etc.) sowie in der Bewirtung von Haushaltsmitteln sehr wünschenswert
- Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint, Outlook)
Unser Angebot:
- Es erwartet Sie eine gezielte Einarbeitung und eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten
- Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Herrn Prof. Schirra unter Tel. 0391/67-58557 bzw. per E-Mail: stefan.schirra(at)ovgu.de.
Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Gute Weiterbildungsmöglichkeiten und viele eigene Sport- und Freizeitangebote sowie eine umfangreiche Verpflegung in unseren Mensen und Cafeterien zeichnen uns aus. Diversität und Nachhaltigkeit sind uns ebenso wichtig wie eine wertschätzende Führungskultur. Alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsplätze sind selbstverständlich.
Weitere Informationen erhalten Sie unter www.ovgu.de/karriere.
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.
Bitte beachten Sie die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: https://www.uni-magdeburg.de/Datenschutz_Bewerber.html.
Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum 18. September 2026 über das Online-Bewerbungsportal.
Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg
Dezernat Personalwesen
https://ovgu.b-ite.careers/de/jobposting/4b59ae4868a8e0f0144e839b57f081ea4f32d5150/apply
188/2026 Sekretär*in (m/w/d) Arbeitgeber: Otto von Guericke Universität Magdeburg
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg bietet als forschungsstarke und international orientierte Universität nicht nur eine Schlüsselposition im Patentwesen, sondern auch ein wertschätzendes Teamklima und moderne Arbeitsbedingungen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem familienfreundlichen Umfeld und umfangreichen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung ist die OVGU der ideale Arbeitgeber für innovative Köpfe, die einen echten Einfluss auf die regionale Wirtschaftskraft ausüben möchten.
Kontaktdaten:
Otto von Guericke Universität Magdeburg Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so 188/2026 Sekretär*in (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Otto von Guericke Universität Magdeburg
Wenn du auf der Website von Otto von Guericke Universität Magdeburg stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um 188/2026 Sekretär*in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Otto von Guericke Universität Magdeburg erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Otto von Guericke Universität Magdeburg vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
