Organisationsassistent (m/w/d) für die Ambulanz – Universitätsklinik für Allgemein-, Viszeral-, Gefäß- und Transplantationschirurgie in Magdeburg

Organisationsassistent (m/w/d) für die Ambulanz – Universitätsklinik für Allgemein-, Viszeral-, Gefäß- und Transplantationschirurgie

Sie behalten auch bei komplexen Abläufen den Überblick, organisieren gerne, setzen Prioritäten und bringen Menschen und Prozesse zusammen? Dann freuen wir uns auf Sie!

Sie übernehmen eine zentrale Koordinierungsfunktion innerhalb der Ambulanz und fungieren als organisatorische sowie kommunikative Schnittstelle zwischen Patienten (m/w/d) und ärztlichem Dienst, Pflege, Funktionsbereichen und externen Kooperationspartnern.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination der administrativen und organisatorischen Abläufe der Ambulanz
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements sowie selbstständige Umsetzung, Überwachung und Optimierung organisatorischer Prozesse
• Selbstständige Analyse bestehender Arbeitsabläufe sowie Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
• Organisatorische Unterstützung der Ambulanzleitung sowie eigenständige Bearbeitung zugewiesener Aufgabenbereiche mit hoher Entscheidungs- und Handlungskompetenz
• Steuerung und Koordination der Patientenströme unter Berücksichtigung medizinischer Prioritäten, organisatorischer Anforderungen und vorhandener Ressourcen
• Eigenständige Planung, Strukturierung und Moderation des Teamboards einschließlich Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Dokumentation
• Koordination und Steuerung interner sowie externer Schnittstellen zwischen ärztlichem Dienst, Pflege, Funktionsbereichen, Diagnostik, Studienkoordination und weiteren beteiligten Bereichen
• Eigenverantwortliche Organisation und kontinuierliche Optimierung der Anmelde- und Aufnahmeprozesse
• Selbstständige Planung und Koordination des Ambulanzkalenders einschließlich Terminierung diagnostischer und interventioneller Maßnahmen unter Berücksichtigung medizinischer und organisatorischer Erfordernisse
• Verantwortung für ein strukturiertes Terminmanagement einschließlich Priorisierung, Umplanung und Abstimmung komplexer Terminabläufe
• Organisation und Vorbereitung digitaler Patientenaufklärungen einschließlich Administration der hierfür eingesetzten Endgeräte
• Eigenständige Überwachung offener Vorgänge sowie Nachverfolgung und Dokumentation vereinbarter Maßnahmen
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und Mitwirkung bei Projekten zur Weiterentwicklung der Ambulanzorganisation
• Im Vertretungsfall: Organisation des Ambulanzempfangs sowie Unterstützung der Studienkoordination

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau (m/w/d) im Gesundheitswesen, Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich, vorzugsweise im Gesundheitswesen
• Erfahrung in der Organisation komplexer Arbeitsabläufe sowie in der Koordination verschiedener Schnittstellen
• Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Priorisierungskompetenz
• Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert zu arbeiten sowie situationsgerechte Entscheidungen innerhalb des übertragenen Verantwortungsbereiches zu treffen
• Hohe Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie sicheres und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und soziale Kompetenz im Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit klinischen Informationssystemen
• Erfahrung im Klinik- oder Hochschulumfeld ist wünschenswert
• Bereitschaft, organisatorische Veränderungsprozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierliche Verbesserungen umzusetzen

Das bieten wir:

• Wir bieten Ihnen einenspannenden Arbeitsplatz in einem Klinikum der Maximalversorgung, Forschung und Lehre
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
• Beruf und Familie im Einklang: Über die Klinikzwerge besteht die Möglichkeit einer Kinderbetreuung – je nach Verfügbarkeit.
• Schonen Sie die Umwelt und nutzen Sie Bus und Bahn vergünstigt mit einem Jobticket
• Onboarding: Freuen Sie sich zu Beginn Ihrer Tätigkeit auf unsere Einführungsveranstaltung, in der Sie viele wichtige Informationen und Schulungen bekommen
• Vergütung: Auf Sie wartet eine leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder.
• Besetzung: ab dem 01.11.2026, in Vollzeit und befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung)
• Arbeitsort: Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Medizinische Fakultät, Leipziger Str. 44, 39120 Magdeburg
• Bewerbungsfrist: 22.10.2026

Für fachliche Fragen steht Ihnen der Klinikdirektor Herr Prof. Dr. Roland Croner unter der Telefonnummer 0391‑ 67‑15500 zur Verfügung.

Ihre Bewerbung:

Bitte beachten Sie, dass Sie neben Ihrem Lebenslauf auch ein Anschreiben und Zeugnisse anhängen, bevor Sie Ihre Bewerbung abschließen.

bewerbung@med.ovgu.de - Betreff: 654-2026

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg
Medizinische Fakultät
Geschäftsbereich Personal - Recruiting
Stellenausschreibung Nr. 654-2026
Leipziger Str. 44, 39120 Magdeburg

Bei eineminternationalen Berufs- oder Studienabschlussist der Bewerbung eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (KMK) beizufügen.

Sollten Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen.

Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen im wissenschaftlichen Bereich an und bittet daher Wissenschaftlerinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung.

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