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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Ansprechperson im Büro des Rektors und unterstütze bei spannenden Digitalisierungsprojekten.
- Arbeitgeber: Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist eine innovative und forschungsstarke Universität.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Weiterbildungsangebote, Gesundheitsprogramme und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Vielfältige Karrierechancen und ein wertschätzendes Arbeitsklima warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität und arbeite in einem dynamischen, grünen Campus-Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und gute MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität. Im Rektorat der OVGU ist eine Stelle als Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors zu besetzen.
Besoldung und Arbeitszeit
- Entgeltgruppe: bis 9a TV-L
- Einstellungsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Befristung: unbefristet
- Arbeitszeit: 100%
Ihr Aufgabenbereich
- erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste
- Vorhalten eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
- aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten im Rektorat
- operative Begleitung bei der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
- eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
- Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
- Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
- Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
- Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
- Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
- eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung
Ihr Profil
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertraulichkeit
- verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
- ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich
- einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw. Wissenschaftsbereich
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie grundlegende Fähigkeiten in der ansprechenden Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen
- hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse
Unser Angebot
- Universität mit Zukunft: Ein lebendiger, grüner Campus mit Vernetzungsmöglichkeiten, kulturellen Angeboten und einer nachhaltigen Entwicklung
- Persönliche Entwicklung: vielfältige Weiterbildungsangebote – von zielgruppenspezifischen Trainings bis zu World Cafés
- Mitwirkung und Wertschätzung bei einem sicheren und gleichzeitig innovativen und vielfältigen Arbeitgeber
- attraktive Verweil- und Verpflegungsmöglichkeiten auf dem Campus
- Sicherheit und Gesundheit: Eine betriebliche Altersvorsorge, attraktive Gesundheitsangebote und ein vielfältiges Sportprogramm
- Chancengerechtigkeit und Vielfalt: Wir fördern aktiv Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion
- Familie und Karriere: Familienfreundliche Angebote wie Eltern-Kind-Zimmer, Ferienbetreuungsmöglichkeiten sowie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
Bewerbung
Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis Juni 2026 über das Online-Bewerbungsportal.
Kontakt: Referent des Rektors Herr Dr. Kirbs unter Tel. bzw. per E-Mail
EEO und Chancengleichheit
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg begrüßt Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die OVGU setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.
097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors Arbeitgeber: Otto-von-Guericke University Magdeburg
Kontaktperson:
Otto-von-Guericke University Magdeburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: 097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Rektorat oder anderen Mitarbeitenden der OVGU in Kontakt zu treten, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen der OVGU. So kannst du gezielt zeigen, wie du mit deinen Fähigkeiten zur Lösung beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der OVGU auszutauschen. Das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: 097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Euer Motivationsschreiben sollte klar und prägnant sein. Erklärt, warum ihr genau diese Position im Büro des Rektors anstrebt und was euch an der OVGU begeistert. Zeigt uns eure Leidenschaft für die Aufgaben, die auf euch warten!
Lebenslauf: Stellt sicher, dass euer Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Listet relevante Erfahrungen und Qualifikationen auf, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Vergesst nicht, auch eure Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office zu betonen!
Zeugnisse: Fügt alle relevanten Zeugnisse bei, die eure Ausbildung und bisherigen Erfahrungen belegen. Achtet darauf, dass sie aktuell sind und in einem guten Zustand vorliegen. Wir wollen sehen, was ihr draufhabt!
Online-Bewerbung: Reicht eure Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal ein. Das macht es uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Also, keine Scheu – klickt euch durch und zeigt uns, was ihr könnt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Otto-von-Guericke University Magdeburg vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg verschaffen. Schau dir ihre aktuellen Projekte, Forschungsbereiche und die Struktur des Rektorats an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Institution.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Assistenz unter Beweis stellen. Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du Verantwortung übernommen hast oder erfolgreich mit verschiedenen Partnern kommuniziert hast.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Organisation und Koordination erfordert, solltest du während des Interviews betonen, wie du deine Aufgaben priorisierst und Fristen einhältst. Vielleicht kannst du ein Beispiel nennen, wo du ein komplexes Projekt erfolgreich organisiert hast.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Die Universität sucht jemanden, der sich schnell in neue Aufgabenfelder einarbeiten kann. Teile im Interview mit, wie du in der Vergangenheit neue Software oder Prozesse erlernt hast und welche Strategien dir dabei geholfen haben. Das zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.