People Experience Specialist

Bei Oviva verfolgen wir die Mission, nachhaltige, personalisierte und klinisch wirksame Versorgung für alle zugänglich zu machen, während wir Europas führende KI-gestützte Plattform für die Behandlung chronischer Krankheiten aufbauen. Unsere digitalen Programme unterstützen Menschen dabei, gewichtsbedingte Erkrankungen in den Griff zu bekommen. Dabei konzentrieren wir uns auf das, was am wichtigsten ist: die Gesundheit zu verbessern, das Selbstvertrauen zu stärken und die Lebensqualität zu steigern. Bis heute haben wir über eine Million Menschen in Großbritannien, der Schweiz und Deutschland unterstützt.

Die Stelle Als People Experience Specialist (w/m/d) bist du die zentrale HR-Ansprechperson für unser Deutschland-Team und arbeitest eng mit unserem People Experience Team in Berlin und Potsdam zusammen. Du verantwortest den gesamten Employee Lifecycle – von der Vertragserstellung und dem Onboarding bis hin zu Arbeitszeugnissen und Offboarding – und stellst sicher, dass alle Prozesse im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht stehen.

In einem dynamischen, schnell wachsenden Umfeld bringst du nicht nur fundierte HR-Erfahrung mit, sondern auch den Antrieb, Dinge aktiv zu verbessern: Du erkennst selbstständig, wenn Prozesse nicht mehr funktionieren, und machst einen konkreten Lösungsvorschlag – bevor jemand fragt. Du arbeitest auf Augenhöhe mit Stakeholdern aus Finance, Payroll und dem Management, trägst zur Weiterentwicklung globaler HR-Richtlinien bei und unterstützt dabei, eine rundum positive Employee Experience für alle Mitarbeitenden in Deutschland zu schaffen.

Dein Profil

• Berufserfahrung: Mehrere Jahre Erfahrung im HR-Bereich – idealerweise als HR Specialist, Personalreferent:in oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle mit eigenem Verantwortungsbereich.
• Arbeitsrecht: Fundiertes Wissen im deutschen Arbeitsrecht (u. a. Kündigungsschutz, Mutterschutz, Arbeitszeugnisse) sowie sicherer Umgang mit der Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen und HR-Dokumenten.
• Payroll & Compliance: Erfahrung in der Payroll-Vorbereitung sowie Kenntnisse im deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrecht; Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Finance-Teams von Vorteil.
• Sprachen: Fließende Deutschkenntnisse – idealerweise Muttersprache – sowie verhandlungssicheres Englisch (Unternehmenssprache).
• Eigenverantwortung: Du triffst Entscheidungen auf deinem Level selbstständig, fragst gezielt nach und eskalierst nur wenn nötig – du brauchst keine ständige Begleitung.
• Proaktivität: Du erkennst Prozessprobleme eigenständig und bringst strukturierte Lösungsvorschläge mit – idealerweise bevor jemand anderes es bemerkt.
• Systeme: Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. HiBob, Workday) und Ticketing-Tools (z. B. Freshdesk) von Vorteil; hohe Lernbereitschaft bei neuen Tools.
• Flexibilität & Kultur: Ausgeprägte Teamorientierung, Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld und die Bereitschaft, 1–2 Tage pro Woche im Berliner oder Potsdamer Büro zu arbeiten.

Deine Aufgaben

• Employee Lifecycle: Eigenverantwortliche Betreuung aller HR-administrativen Prozesse in Deutschland: Onboarding, Offboarding, Vertragsmanagement und Ausstellung von Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen.
• Arbeitsrecht & Compliance: Vorbereitung, Prüfung und Ausstellung von Arbeitsverträgen und sonstigen HR-Dokumenten in Übereinstimmung mit dem deutschen Arbeitsrecht; Unterstützung bei Audits sowie steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen.
• Payroll: Sicherstellung einer reibungslosen Payroll-Vorbereitung und enge Zusammenarbeit mit Finance, externen Payroll-Dienstleistern und dem globalen People Team.
• Employee Support: Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zu HR-Richtlinien, Prozessen und deutschem Arbeitsrecht – über unser People Portal, Freshdesk oder direkt.
• Prozesse & Richtlinien: Aktive Weiterentwicklung und Dokumentation globaler sowie lokaler HR-Prozesse und Richtlinien – auch wenn diese noch nicht existieren; schnelle Reaktion auf sich ändernde Anforderungen.
• People Portal & Self-Service: Pflege und Optimierung unseres People Portals sowie der Freshdesk-basierten HR-Kommunikation zur Stärkung von Mitarbeiter-Self-Service und Effizienz.
• Office & Events: Unterstützung beim Büromanagement sowie bei der Organisation interner Team-Events in Berlin und Potsdam.

Das bieten wir dir

• Wirkung mit Sinn: Du wirst Teil eines engagierten Teams, das die Gesundheitsversorgung für Menschen mit Adipositas und Typ-2-Diabetes revolutioniert.
• Dynamische Kultur: Ein Umfeld, in dem Zusammenarbeit, Kreativität und Veränderung gefördert werden.
• Attraktive Benefits: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitsmodelle und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Oviva engagiert sich leidenschaftlich dafür, eine inklusive Kultur zu schaffen, die die unterschiedlichen Stimmen unserer Mitarbeiter*innen ermutigt, unterstützt und feiert. Wir sind ein wirklich inklusiver Arbeitsplatz, an dem man man selbst sein kann und alle willkommen sind. Wir begrüßen und ermutigen Bewerber*innen mit allen Hintergründen und Identitäten einschließlich, aber nicht beschränkt auf Nationalität, ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Alter, Fähigkeiten, Religion und sozioökonomischen Status. Wir suchen aktiv nach Kandidat*innen, die eine einzigartige Perspektive mitbringen, um uns beim Aufbau eines stärkeren, inklusiven Teams zu helfen. Oviva engagiert sich für die Unterstützung von Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen mit Behinderungen.

Bereit, etwas zu bewirken? Begleite uns bei der Transformation der digitalen Gesundheitsversorgung.