Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte bei Meetings, Reiseplanung und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Umfeld mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Ideal für kreative Denker, die gerne im Team arbeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe einen abwechslungsreichen Job in einem schnelllebigen Umfeld mit viel Verantwortung.
- Qualifikationen: Fließend in Finnisch und Englisch, Erfahrung in der Terminverwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Hauptaufgaben/Verantwortlichkeiten der Rolle
- Die Hauptaufgabe dieser Position besteht darin, verschiedene leitende Führungskräfte administrativ in ihren Geschäftstätigkeiten zu unterstützen.
- Koordinierung, Planung und Verwaltung von Meetings sowohl persönlich als auch per Videokonferenz (Zoom/Webex).
- Umfassendes Kalender-Management, Umgang mit dem Team intern und mit Kunden.
- Kalenderunterstützung für den Rest des Teams, wenn erforderlich.
- Reservierungen für Restaurants und Autos.
- Umfassende Reisevorbereitungen für die Familie, einschließlich: Buchung von Flügen, Visumanträgen, Unterkünften, Bodenübertragungen, Organisation von Meetings und Vorbereitung von Reiserouten, falls erforderlich.
- Unterstützung anderer EAs während ihrer Abwesenheit.
- Einreichung von Ausgaben.
- Kommunikation mit Mitarbeitern und Familienmitgliedern.
- Kommunikation mit externen Parteien im Namen der Familie.
- Immobilienverwaltung: Überwachung der Wartung und Pflege von Immobilien, einschließlich der Kommunikation mit Auftragnehmern und der Verwaltung von Renovierungen oder Reparaturen.
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben: Terminplanung, Überprüfung von E-Mails, Beantwortung und Tätigung von Telefonanrufen sowie Verwaltung persönlicher Dokumente.
Die Rolle erfordert eine dynamische und flexible Person, die produktiv in einem extrem schnelllebigen Umfeld mit vielen kurzfristigen Änderungen, Anfragen und Unterbrechungen arbeiten kann. Sie muss außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details haben und sich in einem geschäftigen/hohen Druckumfeld wohlfühlen. Sie muss sowohl alleine als auch im Team gut arbeiten und Aufgaben effektiv priorisieren können.
Personenspezifikation
- Berufserfahrung/Hintergrund
- Fließend in Finnisch und Englisch, Französisch ist erforderlich.
- Erfahrung im Diary Management.
- Relevante administrative Erfahrung.
- Frühere Rollen, in denen mehrere wichtige Stakeholder in einem sehr schnelllebigen Umfeld unterstützt wurden.
- Positive, lösungsorientierte Einstellung.
Technische/Geschäftliche Fähigkeiten & Kenntnisse
- Nachgewiesene Expertise im Internet und in der Microsoft Office-Umgebung, einschließlich Word, PowerPoint, Excel und Outlook.
- Starke organisatorische Fähigkeiten, detailorientiert und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu bewältigen.
- Exzellente Telefonetikette.
- Extrem organisiert mit hervorragenden Zeitmanagementfähigkeiten.
- Fähigkeit, komplexe Zeitpläne, Kalender und Reisevorbereitungen über verschiedene Zeitzonen hinweg zu verwalten.
- Exzellente Englischkenntnisse – (schriftlich und mündlich).
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
- Allgemeines Verständnis der Finanzmärkte und -terminologie.
- Proaktivität und die Fähigkeit, vorausschauend zu denken.
- Integrität und die Fähigkeit, Dinge stets vertraulich zu behandeln.
- Fähigkeit, sich an den Zeitplan und die Routine der Familie anzupassen.
Executive and Personal Assistant Arbeitgeber: P2P
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Sie als Executive and Personal Assistant die Möglichkeit haben, direkt mit Führungskräften zusammenzuarbeiten und Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld einzubringen. Wir fördern eine positive Unternehmenskultur, die auf Teamarbeit und persönlichem Wachstum basiert, und bieten Ihnen zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten sowie flexible Arbeitszeiten, um Ihre Work-Life-Balance zu unterstützen. Darüber hinaus profitieren Sie von einer zentralen Lage, die den Zugang zu verschiedenen Annehmlichkeiten und Freizeitmöglichkeiten erleichtert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive and Personal Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Veranstaltungen, Messen oder Online-Webinare, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Zeige, dass du die Fähigkeiten hast, die für die Rolle als Executive und Personal Assistant notwendig sind.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich zu bewerben! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, deinen Lebenslauf und dein Anschreiben zu optimieren. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive and Personal Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der dynamisch und flexibel ist, also zeig uns, wie du das in deiner Bewerbung umsetzt!
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im administrativen Bereich, besonders wenn du mehrere Stakeholder unterstützt hast. Das zeigt uns, dass du in einem schnelllebigen Umfeld arbeiten kannst!
Achte auf Details:Da die Rolle viel Organisation erfordert, achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt uns, dass du die nötige Aufmerksamkeit für Details mitbringst.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei P2P vorbereitet
✨Sprich die Sprache der Rolle
Da die Position fließende Kenntnisse in Englisch, Französisch und Finnisch erfordert, solltest du sicherstellen, dass du während des Interviews in diesen Sprachen kommunizieren kannst. Übe wichtige Phrasen und Fachbegriffe, die für die Rolle relevant sind, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Kalender- und Terminmanagement zu geben. Erkläre, wie du komplexe Zeitpläne verwaltet hast und welche Tools oder Methoden du verwendet hast, um den Überblick zu behalten. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst.
✨Flexibilität ist der Schlüssel
In einem schnelllebigen Umfeld ist es wichtig, flexibel zu sein. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du mit unerwarteten Änderungen umgehst. Teile Beispiele aus der Vergangenheit, wo du erfolgreich auf plötzliche Anforderungen reagiert hast.
✨Vertraulichkeit betonen
Da du mit sensiblen Informationen arbeiten wirst, ist es wichtig, deine Fähigkeit zur Vertraulichkeit zu betonen. Sprich darüber, wie du in früheren Positionen mit vertraulichen Daten umgegangen bist und warum dies für die Rolle von Bedeutung ist.
