Deine Rolle
In dieser Schlüsselfunktion sicherst du die Qualität unserer Kernprozesse, unterstützt die Geschäftsführung operativ und stellst sicher, dass neue Mitarbeitende strukturiert im Unternehmen ankommen. Durch gezielten Tooleinsatz und Prozessautomatisierung steigerst du die Effizienz im Tagesgeschäft.
Die Rolle ist operativ sehr nah an der Geschäftsführung und bietet viel Eigenverantwortung in einem Umfeld, in dem Strukturen noch aufgebaut werden.
Deine Aufgaben
Finance & Payroll
- Vorbereitung und Koordination der Payroll
- Prüfung, Verarbeitung und Ablage von Rechnungen und Belegen
- Erstellung und Pflege strukturierter Daten für Finance-Reportings und Monatsabschlüsse
- Vorbereitung von Überweisungen und Zahlungsprozessen
Executive Support
- Priorisierung von Anfragen und Organisation im Tagesgeschäft der Geschäftsführerin
- Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen wie unsere Company Updates
- Management von Kalendern, Terminen, Reisen und Kommunikation (Telefon & Email)
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
Administration
- Pflege und Verwaltung von Verträgen und internen Dokumenten
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden in Abstimmung mit HR
- Schnittstelle zu externen Dienstleistern und Ansprechpartnern
- Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse
Das bringst du mit
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle
- Erfahrung mit finanz-nahen und administrativen Prozessen wie Rechnungen, Payroll-Vorbereitung oder Reporting
- Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack) sowie hohe Affinität zu strukturiertem, datenbasiertem Arbeiten
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus
- Lust daran, in einem wachsenden Umfeld aktiv mitzugestalten und Dinge voranzubringen
Was dich bei uns erwartet
Verantwortung ab Tag 1
Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst zentrale Verantwortung für operative und finanzielle Prozesse.
Strukturaufbau statt Standardprozesse
Du hilfst aktiv dabei, administrative und finanzielle Abläufe für unser wachsendes Deutschland-Team aufzubauen und zu verbessern.
Wachstum mitgestalten
Wir befinden uns mitten in einer intensiven Wachstumsphase – du bist von Anfang an dabei.
Flexibles Arbeiten
Hybrides Arbeiten (1 Tag vor Ort in München ist präferiert), moderne Büros in München und Berlin, sowie 30 Tage Urlaub.
Moderne Ausstattung
Wahl zwischen Apple und Windows Hardware, Firmenhandy, BahnCard 25 und allen notwendigen Tools.
Sinnstiftende Mission in der Arbeitsmedizin
Wir gestalten die Zukunft der Prävention und Arbeitsmedizin und verbessern die Gesundheit von Millionen von Arbeitnehmenden.
Vertrauensvolle Kultur
Kurze Entscheidungswege, hohe Eigenverantwortung und viel Raum für eigene Ideen.
Vielfalt und Inklusion
Wir fördern ein offenes, respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden.
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