Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere die Qualität unserer Prozesse und unterstütze die Geschäftsführung operativ.
- Unternehmen: Wachsendes Unternehmen in der Arbeitsmedizin mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, moderne Ausstattung und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung mit Raum für eigene Ideen.
- Warum dieser Job: Übernimm Verantwortung ab Tag 1 und gestalte aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und sicherer Umgang mit digitalen Tools.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Deine Rolle
In dieser Schlüsselfunktion sicherst du die Qualität unserer Kernprozesse, unterstützt die Geschäftsführung operativ und stellst sicher, dass neue Mitarbeitende strukturiert im Unternehmen ankommen. Durch gezielten Tooleinsatz und Prozessautomatisierung steigerst du die Effizienz im Tagesgeschäft. Die Rolle ist operativ sehr nah an der Geschäftsführung und bietet viel Eigenverantwortung in einem Umfeld, in dem Strukturen noch aufgebaut werden.
Deine Aufgaben
- Finance & Payroll
- Vorbereitung und Koordination der Payroll
- Prüfung, Verarbeitung und Ablage von Rechnungen und Belegen
- Erstellung und Pflege strukturierter Daten für Finance-Reportings und Monatsabschlüsse
- Vorbereitung von Überweisungen und Zahlungsprozessen
- Executive Support
- Priorisierung von Anfragen und Organisation im Tagesgeschäft der Geschäftsführerin
- Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen wie unsere Company Updates
- Management von Kalendern, Terminen, Reisen und Kommunikation (Telefon & Email)
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
- Administration
- Pflege und Verwaltung von Verträgen und internen Dokumenten
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden in Abstimmung mit HR
- Schnittstelle zu externen Dienstleistern und Ansprechpartnern
- Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse
Das bringst du mit
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle
- Erfahrung mit finanz-nahen und administrativen Prozessen wie Rechnungen, Payroll-Vorbereitung oder Reporting
- Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack) sowie hohe Affinität zu strukturiertem, datenbasiertem Arbeiten
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus
- Lust daran, in einem wachsenden Umfeld aktiv mitzugestalten und Dinge voranzubringen
Was dich bei uns erwartet
- Verantwortung ab Tag 1 - Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst zentrale Verantwortung für operative und finanzielle Prozesse.
- Strukturaufbau statt Standardprozesse - Du hilfst aktiv dabei, administrative und finanzielle Abläufe für unser wachsendes Deutschland-Team aufzubauen und zu verbessern.
- Wachstum mitgestalten - Wir befinden uns mitten in einer intensiven Wachstumsphase – du bist von Anfang an dabei.
- Flexibles Arbeiten - Hybrides Arbeiten (1 Tag vor Ort in München ist präferiert), moderne Büros in München und Berlin, sowie 30 Tage Urlaub.
- Moderne Ausstattung - Wahl zwischen Apple und Windows Hardware, Firmenhandy, BahnCard 25 und allen notwendigen Tools.
- Sinnstiftende Mission in der Arbeitsmedizin - Wir gestalten die Zukunft der Prävention und Arbeitsmedizin und verbessern die Gesundheit von Millionen von Arbeitnehmenden.
- Vertrauensvolle Kultur - Kurze Entscheidungswege, hohe Eigenverantwortung und viel Raum für eigene Ideen.
- Vielfalt und Inklusion - Wir fördern ein offenes, respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: padoa
Als Executive Assistant (m/w/d) in unserem dynamischen Team in München übernimmst du eine Schlüsselrolle, die dir nicht nur Verantwortung ab dem ersten Tag bietet, sondern auch die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und Optimierung unserer Prozesse mitzuwirken. Wir fördern eine vertrauensvolle Kultur mit kurzen Entscheidungswegen und einem flexiblen Arbeitsmodell, das hybrides Arbeiten ermöglicht. Zudem bieten wir dir moderne Büros, eine sinnstiftende Mission in der Arbeitsmedizin und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Umfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Meetups und Branchenevents besuchen
In der Unternehmensführung sind persönliche Kontakte oft entscheidend. Mach mit bei Branchenevents oder Netzwerktreffen in deiner Region – das könnte die perfekte Gelegenheit sein, um mit jemandem von padoa ins Gespräch zu kommen und deine Ambitionen zu zeigen!
✨Engagiere dich in Fachkreisen
Schau nach Verbänden oder Foren, die sich mit Unternehmensführung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen. Vielleicht siehst du ja auch eine Stelle bei padoa über diese Netzwerke!
✨Bewirb dich direkt auf unserer Website
Wir bei StudySmarter speichern alle unsere Stellenangebote auf unserer Website. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über uns, damit du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
✨Erstelle ein starkes persönliches Online-Profil
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Erfolge in der Unternehmensführung klar darzustellen. Teile Inhalte, die deine Expertise zeigen, und interagiere mit anderen Führungspersönlichkeiten. So steigert sich deine Sichtbarkeit und du wirst für padoa interessanter!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Führungskompetenzen!:Da du dich für eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Führungskompetenzen in deinem Lebenslauf und Anschreiben zu nennen. Denk an Projekte oder Teams, die du geleitet hast, und welche Erfolge du durch deine Führungsstärke erzielt hast. Das gibt padoa einen klaren Eindruck von deinem Potenzial.
Zahlen lügen nicht – zeige Ergebnisse!:Unternehmensführung ist stark ergebnisorientiert. Verwende in deinem Lebenslauf quantitative Daten, um deine Leistungen zu untermauern. Vielleicht hast du den Umsatz eines früheren Unternehmens um X% gesteigert oder die Effizienz eines Teams verbessert. Zeige solche Erfolge, um padoa zu überzeugen, dass du der richtige Kandidat bist!
Betone deine strategische Denkweise:In der Unternehmensführung ist es wichtig, strategisch zu denken. In deinem Anschreiben solltest du darauf eingehen, wie du strategische Entscheidungen getroffen hast und welche Methoden du genutzt hast, um anstehende Herausforderungen zu bewältigen. Das zeigt padoa, dass du das nötige Rüstzeug für die Rolle mitbringst.
Sei authentisch und leidenschaftlich:Eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung erfordert Engagement und Leidenschaft. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du bei padoa arbeiten möchtest und was dich an der Unternehmensvision begeistert. Authentizität kommt gut an und kann den Unterschied machen, also bring deine Persönlichkeit zum Ausdruck!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei padoa vorbereitet
✨Mach deine Hausaufgaben: Kenntnis der Branche
Informiere dich über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Unternehmensführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für wichtige Themen hast, wie zum Beispiel Change Management oder Teamentwicklung – das kann dir helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.
✨Dein Führungstil im Fokus
Bereite dich darauf vor, deinen eigenen Führungsstil zu erläutern und welche Tools oder Methoden du verwendest, um dein Team zu motivieren und zu führen. Das kann alles von agilen Methoden bis hin zu Coaching-Techniken sein – sei bereit, diese konkret zu erläutern.
✨Den Mehrwert für padoa betonen
Überlege dir konkrete Beispiele aus der Vergangenheit, wie du in früheren Positionen Probleme gelöst oder Verbesserungen erzielt hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrung, sondern auch, wie du einen konkreten Mehrwert für padoa schaffen kannst.
✨Networking und Beziehungen aufbauen
Nutze die Gelegenheit während des Interviews, um Netzwerke aufzubauen. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken. Dies zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich in der Rolle wohlzufühlen.
