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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Anfragen, organisiere Abläufe und kommuniziere mit Studierenden.
- Arbeitgeber: Die Pädagogische Hochschule Freiburg ist eine innovative Bildungseinrichtung mit über 5.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Gesundheitsangebote warten auf dich!
- Warum dieser Job: Erlebe ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit tollen Kollegen und direktem Kontakt zu Studierenden.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbar, Teamfähigkeit und gute Deutschkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern aktiv die Bewerbung von Frauen und berücksichtigen schwerbehinderte Bewerber.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Am Institut für deutsche Sprache und Literatur der Pädagogischen Hochschule Freiburg ist zum 9. September 2025 eine Vollzeitstelle als Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) (bis E 6 TV-L, soweit tarifliche Voraussetzungen) Kennziffer 1001 im Rahmen einer zeitlich befristeten Mutterschutzvertretung und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit (wahrscheinlich bis Dezember 2027) zu besetzen.
Aufgaben:
- allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z. B. Beantwortung von Anfragen, Materialbeschaffung, Betreuung von Bewerbungsverfahren, Teilnahme an Besprechungen)
- Organisation von Verwaltungsabläufen (z. B. Administration von Lehrveranstaltungen, Raumkoordination, Prüfungsverwaltung)
- Kommunikation mit Studierenden und Lehrenden
- Unterstützung bei der Prüfung und Verwaltung von Anträgen und Formularen
- Unterstützung bei der Verwaltung des Haushaltes
Voraussetzungen:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine anderweitig geeignete Ausbildung
- gute Teamfähigkeit, Begeisterung fürs Organisieren sowie zuverlässige, sorgfältige und proaktive Arbeitsweise
- Freude im Umgang mit Menschen, Freundlichkeit und Flexibilität
- serviceorientiert und ausgeprägte kommunikative Kompetenz im Umgang mit verschiedenen Statusgruppen
- sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel) und die Beherrschung der gängigen Softwarelösungen sowie große Motivation, sich im Zuge von internen Schulungen in neue, hochschulspezifische Software (insbesondere LSF bzw. HISinOne und TYPO3) einzuarbeiten
- kommunikationsfähig mit sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift
Wir bieten:
- eine eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Kontakten zu Kolleginnen und Kollegen sowie Studierenden
- flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem offenen und vertrauensvollen Umfeld sowie die Möglichkeit, anteilig im Homeoffice zu arbeiten
- Gesundheitsangebote im Zuge des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) sowie eine Jahressonderzahlung nach TV-L
- einen Arbeitsplatz mit guter ÖPNV-Anbindung
- eine vom Land bezuschusste ÖPNV-Fahrkarte (JobTicket BW)
- Radleasing (JobBike BW)
Die Pädagogische Hochschule Freiburg versteht sich als familienfreundliche Hochschule. Sie strebt eine Erhöhung des Anteils von qualifizierten Frauen im ausgeschriebenen Bereich an und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Ein Nachweis ist beizufügen.
Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise, usw.) reichen Sie bitte bis spätestens 15.05.2025 über unser Bewerbungsportal ein. Für Rückfragen stehen die Fakultätsassistenz, Anja Hasselberg (Tel.: ), und die Institutsleitung, Prof. Dr. Jörg Hagemann (E-Mail: joerg.hagemann AT ph-freiburg.de), gerne zur Verfügung.
Die Gehaltstabelle können Sie unter folgendem Link einsehen: +ab.02.2025.pdf/f281ae2c-8417-b393-a329fc528?t= Einen Gehaltsrechner finden Sie hier: Hinweis: Die Stufenfestlegung erfolgt durch die Personalabteilung.
Jetzt bewerben!
Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) Arbeitgeber: Pädagogische Hochschule Freiburg
Kontaktperson:
Pädagogische Hochschule Freiburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Verwaltungsabläufe an der Pädagogischen Hochschule Freiburg. Ein gutes Verständnis der internen Prozesse kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu zeigen, dass du bereits mit den Abläufen vertraut bist.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Hochschule. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position geben, was dir einen Vorteil im Auswahlprozess verschaffen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da die Stelle viel Kontakt mit Studierenden und Lehrenden erfordert, solltest du Beispiele für deine Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Personengruppen parat haben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft zur Weiterbildung, insbesondere im Umgang mit hochschulspezifischer Software wie LSF oder TYPO3. Dies kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben und deine Motivation zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch, um alle Anforderungen und Aufgaben zu verstehen. Achte besonders auf die geforderten Qualifikationen und Fähigkeiten, die für die Position als Verwaltungsmitarbeiter/in wichtig sind.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie du die geforderten Fähigkeiten, wie Teamfähigkeit und Kommunikationskompetenz, in der Vergangenheit unter Beweis gestellt hast.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante berufliche Erfahrungen, insbesondere im Bereich Büromanagement oder Verwaltung, und stelle sicher, dass deine MS Office-Kenntnisse klar hervorgehoben werden.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen, wie Zeugnisse und Nachweise, beifügst. Überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung über das Bewerbungsportal einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Pädagogische Hochschule Freiburg vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im Bereich Verwaltung oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und dich mit der Position auseinandergesetzt hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle viel Kommunikation und Zusammenarbeit erfordert, ist es wichtig, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Teamfähigkeit unter Beweis stellen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Die Position erfordert eine gute Organisation. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du Verwaltungsabläufe effizient organisiert hast. Dies könnte die Planung von Veranstaltungen oder die Verwaltung von Dokumenten umfassen.
✨Informiere dich über die Hochschule
Zeige dein Interesse an der Pädagogischen Hochschule Freiburg, indem du dich über ihre Programme und Werte informierst. Dies hilft dir, während des Interviews gezielte Fragen zu stellen und zu zeigen, dass du dich mit der Institution identifizieren kannst.
