Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein dynamisches Team im Sekretariat und koordiniere spannende Aufgaben.
- Unternehmen: Die einzige dreisprachige Hochschule in der Schweiz mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Attraktiver Arbeitsplatz, moderne Infrastruktur und Gestaltungsspielraum.
- Weitere Informationen: Motivierende Arbeitsumgebung mit vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Studierendenadministration und arbeite eng mit verschiedenen Interessengruppen zusammen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Führungserfahrung und hohe IT-Affinität.
Die Pädagogische Hochschule Graubünden ist die einzige dreisprachige Hochschule in der Schweiz. Gemeinsam mit unseren rund 140 Mitarbeitenden engagieren wir uns für ein qualitativ hochwertiges Bildungsangebot und bieten über 600 Studierenden ausgezeichnete Studienbedingungen auf Bachelor- und Masterebene. Ergänzend dazu bieten wir eine breite Auswahl an Weiterbildungen und Dienstleistungen. Die PH Graubünden forscht zu aktuellen Themen im schulischen Umfeld.
Für das Team der Studierendenadministration suchen wir eine:n Teamleiter:in Sekretariat / Front Office.
Arbeitsumfang: 100%
Arbeitsbeginn: per sofort oder nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben:
- Fachliche und personelle Führung des Sekretariatsteams, inkl. Einsatz- und Aufgabenplanung sowie Koordination der Arbeitsabläufe und Schnittstellen mit den weiteren Anspruchsgruppen
- Verantwortung für die Studierendenadministration von der Anmeldung bis zur Diplomierung inkl. Datenpflege in der Hochschulverwaltungssoftware, wobei Sie einen wesentlichen Teil der operativen Arbeiten selbst mitausführen
- Allgemeine Sekretariatsarbeiten mit Schalterbedienung und Telefondienst
- Übernahme von allgemeinen Aufgaben für ein Prorektorat, Bearbeitung von Anmeldungen, Zeugnissen und Diplomen sowie Mitarbeit bei der Organisation von Diplomprüfungen und Praktika in Rücksprache mit den zuständigen Leitungspersonen
- In dieser Drehscheibenfunktion stehen Sie in engem Kontakt mit Studieninteressent:innen, Studierenden, Dozierenden, Praxislehrpersonen, Weiterbildungsteilnehmenden sowie Mitarbeitenden und externen Stellen
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Erfahrung in der Führung oder Koordination von einem Team bzw. ausgeprägtes Interesse an einer Führungsfunktion
- Gute Auffassungsgabe und selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe IT-Affinität im Umgang mit verschiedenen Applikationen und sichere Anwendung von Microsoft-Office
- Dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit Teamplayermentalität
- Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und vorzugsweise Kenntnisse in einer weiteren Kantonssprache
Unser Angebot:
Sie finden bei uns eine motivierende, vielseitige Arbeitsstelle mit inhaltlichem Gestaltungsspielraum an einer dynamischen, dreisprachigen Hochschule. Es steht Ihnen ein attraktiver Arbeitsplatz mit moderner Infrastruktur zur Verfügung. Die Anstellung richtet sich nach den kantonalen Richtlinien. Für nähere Auskünfte wenden Sie sich bitte an das Team Personal.
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen nehmen wir gerne online entgegen.
Teamleiter:in Sekretariat / Front Office Arbeitgeber: Pädagogische Hochschule Graubünden
Die Pädagogische Hochschule Graubünden ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine unterstützende und kollegiale Arbeitsatmosphäre bietet. Mit einem klaren Fokus auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden sowie attraktiven Benefits fördert die Hochschule ein Umfeld, in dem sich Talente entfalten können. Die Lage in der malerischen Region Graubünden bietet zudem eine einzigartige Lebensqualität und zahlreiche Freizeitmöglichkeiten.
Kontaktdaten:
Pädagogische Hochschule Graubünden Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Teamleiter:in Sekretariat / Front Office erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Pädagogische Hochschule Graubünden
Wenn du auf der Website von Pädagogische Hochschule Graubünden stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamleiter:in Sekretariat / Front Office mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Pädagogische Hochschule Graubünden erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Pädagogische Hochschule Graubünden vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
