Wir suchen eine hochprofessionelle, proaktive und anpassungsfähige Assistenz der Geschäftsführung, um umfassende Unterstützung für die Geschäftsleitung zu bieten. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche Fähigkeiten, fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld zu verwalten.Unser Kunde ist ein Unternehmen.AufgabenUnterstützung der Geschäftsführung- Verwaltung des Kalenders der Geschäftsleitung, Sicherstellung einer effektiven Planung von Meetings, Terminen und geschäftlichen Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Visa und Reiseplänen.- Vorbereitung von Meeting-Agenden, Berichten, Briefing-Dokumenten und Präsentationen sowie Verwaltung eingehender Korrespondenz, um zeitnahe Antworten und Nachverfolgung sicherzustellen.- Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchstem Maß an Diskretion.Meeting- & Eventmanagement- Organisation interner und externer Meetings, einschließlich der Koordination der Meeting-Logistik, und Nachbereitung von Meetings bei Bedarf, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten für Meetings, Managementausschüsse und Geschäftsberichte.- Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen, Kundentreffen, Off-Site-Meetings und Besuchen der Geschäftsführung.Stakeholder-Management- Fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen/externen Stakeholdern.- Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen Abteilungen und mit externen Partnern sowie Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung wichtiger Geschäftsthemen.Berichterstattung & Unterstützung- Vorbereitung von Berichten, Dashboards und Zusammenfassungen für die Geschäftsführung.- Überwachung von Fristen und Sicherstellung der Nachverfolgung von Projekten und wichtigen Themen.- Unterstützung bei der Budgetverfolgung, Ausgabenverwaltung und Rechnungsbearbeitung, wo erforderlich.- Pflege von Ablagesystemen und Aufzeichnungen.- Unterstützung bei Governance-Aktivitäten und Dokumentenmanagement.Projektmanagement- Unterstützung durch Nachverfolgung von Meilensteinen, Fristen, Risiken und funktionsübergreifenden Projekten sowie Sicherstellung der Abstimmung zwischen Stakeholdern.- Überwachung des Fortschritts und Vorbereitung von Unterlagen für die Führungsebene.AnforderungenAusbildung- Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Finanzen, Gastgewerbe oder gleichwertige Erfahrung.Erfahrung- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, persönliche Assistenz oder Senior Assistenz in der Unterstützung von Führungskräften auf Konzernebene.- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen und schnelllebigen Umfeld.- Erfahrung in der Projektarbeit ist von Vorteil.Fähigkeiten & KompetenzenTechnische Fähigkeiten- Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).- Starke Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeiten.- Erfahrung mit ERP-, Ausgabenverwaltungs- und Kollaborationstools ist von Vorteil.Persönliche Kompetenzen- Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.- Liebe zum Detail und Engagement für Qualität.- Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.- Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und fundiertes Urteilsvermögen auszuüben.- Hohes Maß an Professionalität, Integrität und Vertraulichkeit.- Proaktiv, lösungsorientiert und belastbar unter Druck.- Multitasking-Fähigkeiten und Anpassungsfähigkeit.Sprachen- Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich.Konditionen und Vorteile- Vollzeit.- Homeoffice-Tag pro Woche. jid088ff5dade jit0729ade jpiy26ade
Assistenz der Geschäftsführung Arbeitgeber: Page Group Switzerland
Swiss Philanthropy ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine starke Unternehmenskultur fördert, die auf Respekt, Engagement und unternehmerischer Kreativität basiert. Mit einem dynamischen Team in Genf bietet die Stiftung nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung im Bereich der Philanthropie. Die Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitsbedingungen, einschließlich der Möglichkeit zum Homeoffice, sowie von großzügigen Urlaubsregelungen und einer positiven Teamatmosphäre.
