Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den General Manager bei der Organisation und Koordination von Meetings und Reisen.
- Unternehmen: Internationales Unternehmen mit dynamischer Arbeitsumgebung.
- Vorteile: Vollzeitstelle, 1 Tag Homeoffice pro Woche, und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Erforderliche Sprachkenntnisse: Fließendes Englisch und Französisch.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und entwickle deine Karriere in einem spannenden Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und Bachelor-Abschluss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen eine hochprofessionelle, proaktive und anpassungsfähige Assistenz der Geschäftsleitung, die umfassende Unterstützung für den General Manager bietet. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche Organisationsfähigkeiten, gutes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld zu managen.
Aufgaben
- Executive Support
- Verwaltung des Kalenders des General Managers, um eine effektive Priorisierung von Meetings, Terminen und geschäftlichen Verpflichtungen sicherzustellen.
- Koordination von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Unterkunft, Visa, Transport und Reiseplänen.
- Vorbereitung von Sitzungsagenden, Präsentationen, Berichten, Briefing-Dokumenten und Korrespondenz.
- Screening und Verwaltung eingehender Kommunikation, um zeitnahe Antworten und Folgeaktionen sicherzustellen.
- Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchster Diskretion.
- Meeting- & Event-Koordination
- Organisation interner und externer Meetings, einschließlich Vorbereitung von Materialien, Meeting-Logistik und Folgeaktionen.
- Teilnahme an Meetings nach Bedarf, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben bis zum Abschluss.
- Koordination von Führungstreffen, Managementausschüssen und Geschäftsüberprüfungen.
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen, Kundentreffen, Offsites und Besuchen von Führungskräften.
- Stakeholder-Management
- Fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem General Manager und internen/externen Stakeholdern.
- Aufbau effektiver Beziehungen über Abteilungen hinweg und mit externen Partnern.
- Förderung der Kommunikation und Sicherstellung zeitnaher Nachverfolgung wichtiger Geschäftsinitiativen.
- Geschäfts- & Administrative Unterstützung
- Erstellung von Berichten, Präsentationen, Dashboards und Executive Summaries.
- Überwachung von Fristen und Sicherstellung der Nachverfolgung strategischer Projekte und wichtiger Ergebnisse.
- Unterstützung bei Budgetverfolgung, Spesenmanagement und Rechnungsbearbeitung, wo erforderlich.
- Pflege genauer Ablagesysteme und Geschäftsdokumente.
- Unterstützung bei Corporate-Governance-Aktivitäten und Dokumentenmanagement.
- Projektkoordination
- Unterstützung strategischer Initiativen durch Verfolgung von Meilensteinen, Fristen, Risiken und Maßnahmen.
- Koordination funktionsübergreifender Projekte und Sicherstellung der Abstimmung zwischen Stakeholdern.
- Überwachung des Fortschritts und Erstellung von Statusberichten für die Führungsebene.
Kandidatenprofil
- Qualifikationen & Erfahrung
- Ausbildung: Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, Finanzen, Gastgewerbe oder gleichwertige Erfahrung.
- Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, persönliche Assistenz oder Senior Administrative Assistant zur Unterstützung von Führungskräften auf Executive-Ebene.
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen und schnelllebigen Umfeld.
- Erfahrung in multinationalen Organisationen ist sehr wünschenswert.
- Fähigkeiten & Kompetenzen
- Technische Fähigkeiten
- Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
- Starke Fähigkeiten in Präsentation und Dokumentenvorbereitung.
- Erfahrung mit ERP-Systemen, Spesenmanagement und Kollaborationstools ist von Vorteil.
- Persönliche Eigenschaften
- Außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätsbewusstsein.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Hoher Grad an Professionalität, Integrität und Vertraulichkeit.
- Proaktiv, lösungsorientiert und belastbar unter Druck.
- Starke Multitasking- und Priorisierungsfähigkeiten.
- Technische Fähigkeiten
- Sprachen
- Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich.
Bedingungen und Vorteile
- Vollzeitstelle.
- 1 Tag Homeoffice pro Woche.
Assistenz der Geschäftsleitung Arbeitgeber: Page Group Switzerland
Swiss Philanthropy ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine starke Unternehmenskultur fördert, die auf Respekt, Engagement und unternehmerischer Kreativität basiert. Mit einem dynamischen Team in Genf bietet die Stiftung nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung im Bereich der Philanthropie. Die Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitsbedingungen, einschließlich der Möglichkeit zum Homeoffice, sowie von großzügigen Urlaubsregelungen und einer positiven Teamatmosphäre.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsleitung mit Bravour zu bestehen
Organisationsfähigkeiten
Urteilsvermögen
Diskretion
Multitasking-Fähigkeiten
Zeitmanagement
Detailgenauigkeit
Kommunikative Fähigkeiten
