Business Assistant

Wir suchen einen hochorganisierten, agilen und geschäftsorientierten Business Assistant (16-Monatsauftrag), der ein Senior Leadership in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld unterstützt. Dies ist keine traditionelle Rolle als Verwaltungsassistent. Der erfolgreiche Kandidat wird als vertrauenswürdiger Partner für Führungskräfte fungieren und zu Geschäftsabläufen, exekutiver Koordination, strategischen Projekten, Stakeholder-Engagement und Team-Effektivität beitragen.

Zweck der Rolle

Der Business Assistant wird eine Kombination aus exekutiver Unterstützung, Geschäftskoordinierung, Projektmanagement und operativer Unterstützung für Führungskräfte und deren Teams bieten. Die Rolle erfordert eine proaktive Person, die Bedürfnisse antizipieren, mehrere Prioritäten gleichzeitig verwalten und sicher mit Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen einer Organisation interagieren kann.

Hauptverantwortlichkeiten

• Exekutive & Geschäftliche Unterstützung
  • Als vertrauenswürdiger Partner für Führungskräfte fungieren, um deren Effektivität und Effizienz zu maximieren.
  • Komplexe Kalender verwalten, Prioritäten planen und Meetings koordinieren.
  • Briefingmaterialien, Präsentationen, Berichte und exekutive Kommunikationen vorbereiten.
  • Nachverfolgung von wichtigen Entscheidungen und Aktionspunkten unterstützen.
  • Führungstreffen koordinieren und die fristgerechte Ausführung vereinbarter Ergebnisse sicherstellen.
• Projekt- & Strategische Koordination
  • Die Planung und Ausführung strategischer Initiativen und Sonderprojekte unterstützen.
  • Meilensteine, Risiken, Ergebnisse und Aktionspläne über mehrere Arbeitsströme hinweg verfolgen.
  • Beiträge von verschiedenen Teams und Stakeholdern koordinieren.
  • Recherchen durchführen und prägnante Analysen, Zusammenfassungen und Empfehlungen vorbereiten.
  • Zur Vorbereitung von Materialien für exekutive Diskussionen und Entscheidungsfindungen beitragen.
• Stakeholder- & Beziehungsmanagement
  • Interaktionen mit internen und externen Stakeholdern koordinieren.
  • Briefing-Pakete im Voraus für Meetings und Veranstaltungen vorbereiten.
  • Die Organisation von Workshops, Führungstreffen und strategischen Veranstaltungen unterstützen.
  • Fristgerechte Nachverfolgung von Verpflichtungen und Anfragen von Stakeholdern sicherstellen.
• Geschäftsbetrieb
  • Budgetverfolgung, -überwachung und -berichterstattung unterstützen.
  • Bei Planungszyklen, Prognoseübungen und operativen Überprüfungen helfen.
  • Wichtige administrative und operative Prozesse überwachen.
  • Zu Prozessverbesserungen beitragen, die darauf abzielen, die Effizienz und Effektivität des Teams zu steigern.
• Reise- & Logistikkoordination
  • Inlands- und Auslandsreisen koordinieren.
  • Mission Briefings und Reisedokumentation vorbereiten.
  • Logistik für Konferenzen, Workshops und Führungsveranstaltungen unterstützen.
• Kontinuierliche Verbesserung & Sonderaufgaben
  • Gelegenheiten zur Verbesserung der Arbeitsweise und operativen Prozesse identifizieren.
  • Verantwortung für ad-hoc Projekte und Aufgaben übernehmen.
  • Zu einer positiven, kollaborativen und leistungsstarken Teamkultur beitragen.

Profil des Kandidaten

• Bildung: Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen, Wirtschaft, Kommunikation, Management oder einem verwandten Bereich. Jüngere Absolventen mit relevanter Erfahrung sind ermutigt, sich zu bewerben.
• Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Geschäftsuntersützung, exekutiver Assistenz, Beratung, Projektkoordination, Betrieb oder einer ähnlichen Rolle. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen oder Unternehmensumfeld ist von Vorteil. Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen. Erfahrung im Projektmanagement, Budgetierung oder Geschäftsbetrieb ist wünschenswert.

Was wir suchen

• Mehr als ein traditionelles Assistentenprofil, wir suchen jemanden, der:
• Intelligent, neugierig und lernwillig ist.
• Proaktiv und lösungsorientiert ist.
• Komfortabel mit einem hohen Maß an Autonomie arbeitet.
• Die Zusammenhänge erkennt und Bedürfnisse antizipiert.
• Sicher mit Führungskräften interagiert.
• Hochorganisiert ist, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.
• Interesse hat, im Laufe der Zeit in breitere Geschäfts-, Projekt- oder Betriebsverantwortlichkeiten zu wachsen.

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete organisatorische und Projektkoordination Fähigkeiten.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeiten im Stakeholder-Management.
• Fähigkeit, gesundes Urteilsvermögen auszuüben und Vertraulichkeit zu wahren.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite und digitalen Kollaborationstools.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details kombiniert mit einer pragmatischen und umsetzungsorientierten Denkweise.

Dieser 16-Monatsauftrag bietet eine einzigartige Gelegenheit, direkte Einblicke in die Führungsebene zu gewinnen, zu bedeutenden strategischen Initiativen beizutragen und ein breites Spektrum an Geschäfts-, Betriebs- und Projektmanagementfähigkeiten in einem internationalen Umfeld aufzubauen. Er eignet sich besonders für Kandidaten, die eine Sprungbrett zu zukünftigen Rollen in Geschäftsbetrieb, Projektmanagement, Strategie, Kommunikation oder Unterstützung der Führung suchen.