Executive Assistant To The Ceo 80 To 100%

Im Rahmen einer neuen Phase der Konsolidierung und des Wachstums stärkt die Stiftung ihre organisatorische und Governance-Struktur und schafft eine vertrauensvolle Rolle als Executive Assistant zur Unterstützung des Chief Executive Officers.

Französisch und Englisch müssen fließend sein - Deutsch ist ein Plus. Die Rolle ist in Genf angesiedelt, mit monatlichen Reisen nach Lausanne, Bern und Zürich.

Missions

Direkt dem Chief Executive Officer unterstellt, wird der Executive Assistant als wichtiger operativer Partner und zentrale Koordinationsstelle innerhalb der Organisation fungieren. Dies ist eine Vertrauensposition, die exekutive Unterstützung, Governance-Koordination und organisatorische Aufsicht in einem dynamischen und vertraulichen Umfeld kombiniert.

Die Rolle geht über traditionelle administrative Unterstützung hinaus und erfordert Autonomie, Urteilsvermögen und die Fähigkeit, in strategischen, operativen und institutionellen Angelegenheiten zu agieren. Der Executive Assistant bietet enge, tägliche Unterstützung für den Chief Executive Officer, um sicherzustellen, dass Prioritäten klar sind, die Zeit effektiv genutzt wird und Maßnahmen vorankommen. Dazu gehört die Überwachung von Zeitplänen und Meetings, die Vorbereitung prägnanter und nützlicher Hintergrundmaterialien, die Koordination von Reisevorbereitungen und die Aufrechterhaltung der Sichtbarkeit von Verpflichtungen und nächsten Schritten.

Die Position erfordert die Fähigkeit, gesundes Urteilsvermögen auszuüben, sensible Informationen diskret zu verwalten und als effektiver erster Ansprechpartner für eingehende Anfragen zu agieren. Der Executive Assistant unterstützt auch die Governance der Organisation und externe Beziehungen, indem er sicherstellt, dass Vorstandssitzungen und Ausschusssitzungen reibungslos ablaufen, von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung. Dazu gehört die Koordination von Materialien, die Dokumentation von Ergebnissen, die Überwachung von Entscheidungen und Fristen sowie die Unterstützung der laufenden Interaktion mit institutionellen und finanziellen Partnern auf zuverlässige, professionelle Weise.

Auf operativer Ebene trägt die Rolle zum reibungslosen Funktionieren der Organisation bei, indem sie interne Koordination, Rekrutierungslogistik und Einarbeitung unterstützt sowie interne und externe Meetings oder Veranstaltungen plant und durchführt. Die Position arbeitet eng mit einer Reihe von externen Dienstleistern (Recht, Treuhand, HR, IT, Kommunikation) zusammen, um sicherzustellen, dass Anfragen effizient bearbeitet und Probleme nachverfolgt werden.

Darüber hinaus unterstützt die Rolle die exekutive Kommunikation und grundlegende organisatorische Aufsicht, einschließlich der Unterstützung bei den Redematerialien des CEO, der Koordination mit Kommunikationspartnern bei Bedarf, der Verfolgung von Ausgaben des Executives und der Konsolidierung administrativer oder compliance-bezogener Eingaben. Die Position erfordert jemanden, der sich wohlfühlt, unabhängig zu arbeiten, organisiert unter Druck zu bleiben und Genauigkeit und Zuverlässigkeit in einem dynamischen Umfeld aufrechtzuerhalten.

Profil des Kandidaten

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung der Unternehmensführung (CEO, Geschäftsführer, Generalsekretär)
• Hintergrund in einem mission-driven Umfeld (Stiftung, NGO, internationale Organisation, impact-driven Unternehmen, Scale-up)
• Nachgewiesene Fähigkeit, in Strategie, Betrieb, Verwaltung und Kommunikation zu agieren
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter Druck zu managen
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Französisch; professionelle Fließfähigkeit in Englisch ist erforderlich
• Deutsch ist ein großes Plus.
• Hohe Autonomie, Antizipation und Zuverlässigkeit

Bedingungen und Vorteile

80 bis 100% mit einem Tag Homeoffice pro Woche. Reisen in der Schweiz werden erwartet. Gelegenheit, eng mit der Unternehmensführung in einer mission-driven Organisation zu arbeiten, die sich im Wachstum und Wandel befindet.