Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Empfang und unterstütze das Büro mit administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Internationale Firma im Herzen von Genf.
- Vorteile: Festanstellung, Vollzeit, und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vollständige Präsenz erforderlich, gelegentliche Reisen möglich.
- Warum dieser Job: Sei die erste Anlaufstelle für Besucher und gestalte deren Erfahrung positiv.
- Qualifikationen: Starke Serviceorientierung und ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde sucht einen organisierten, proaktiven und serviceorientierten Office Assistant, um umfassende administrative und Empfangsunterstützung zu bieten. Der Standort ist im Stadtzentrum von Genf, die Rolle ist vollständig vor Ort. Diese Position spielt eine Schlüsselrolle als erster Ansprechpartner für Besucher, Mitarbeiter und externe Stakeholder und sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Empfangsbereichs und der Büroabläufe.
Aufgaben:
- Verwaltung der Empfangs- und Telefonzentrale, um sicherzustellen, dass alle Anrufe und Anfragen professionell bearbeitet werden
- Begrüßung und Koordination von Besuchern, um ein qualitativ hochwertiges Empfangserlebnis zu gewährleisten
- Organisation von Reisen (Inland und international) einschließlich Flügen, Hotels und Logistik
- Koordination von Besprechungsräumen, Kalendern und interner Planung
- Unterstützung der Büroabläufe, einschließlich Versorgung, Einrichtungen und allgemeiner Verwaltung
- Vorbereitung von Besprechungsräumen und Koordination von Catering für interne Meetings und Veranstaltungen
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Kurierdiensten und verwandter Dokumentation
- Verwaltung von Spesenabrechnungen, Kreditkarten und Kassenbuchaufzeichnungen
- Pflege organisierter Ablagesysteme und administrativer Dokumentation
- Bereitstellung von Unterstützung für Teams im gesamten Unternehmen
Profil des Kandidaten:
- Starke Serviceorientierung und kundenorientierte Denkweise
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
- Fähigkeit, autonom zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und sich in einem schnelllebigen Umfeld anzupassen
- Professionell, diskret und zuverlässig, mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams)
- Fließend in Englisch und Französisch
Bedingungen und Vorteile:
- Permanente Vollzeitstelle
- Standort im Stadtzentrum von Genf
- Vollständig vor Ort (keine Remote-Arbeit)
- Gelegentliche Reisen können erforderlich sein
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Assistant - Start Date 1st Of August mit Bravour zu bestehen
Organisationsfähigkeiten
Proaktive Einstellung
Kundenorientierung
Multitasking-Fähigkeiten
Aufmerksamkeit für Details
Autonome Arbeitsweise
Prioritätenmanagement
