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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag.
- Arbeitgeber: Ein etabliertes Unternehmen in Genf mit nationaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Temporäre Anstellung mit flexibler Arbeitszeit und professionellem Umfeld.
- Warum dieser Job: Nutze deine organisatorischen Fähigkeiten und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und starke organisatorische Fähigkeiten erforderlich.
- Andere Informationen: Vor Ort in Genf, keine Homeoffice-Möglichkeiten.
Für einen unserer Kunden mit Sitz in Genf suchen wir einen Office Manager / Administrative Coordinator, um eine Mutterschaftsvertretung von Juli 2026 bis Ende Februar 2027 zu übernehmen. Diese Position ist breiter gefasst als eine traditionelle Rolle als Executive Assistant. Während es einige Unterstützung für das obere Management gibt, liegt der Schwerpunkt der Rolle hauptsächlich auf dem Büromanagement, der Koordination und der Gewährleistung des reibungslosen täglichen Ablaufs im Büro.
Missions
- Büromanagement und Empfang
- Sicherstellung des reibungslosen täglichen Betriebs des Büros und Aufrechterhaltung einer gut organisierten, einladenden Arbeitsumgebung
- Verwaltung von Lieferanten, Dienstleistern, Bürobedarf und -ausstattung
- Bearbeitung von Empfangsaufgaben, eingehenden Anrufen, gemeinsamen Postfächern und Postmanagement
- Organisation interner Veranstaltungen, Teammeetings, Frühstücke und Jahresabschlussveranstaltungen
- Verwaltung von Parkplätzen und Zugangsausweisen
Administrative und Managementunterstützung
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für das obere Management, einschließlich Agenda-Koordination, Korrespondenz, Dokumentenvorbereitung und Protokollführung
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und interner Dokumentation
- Koordination von Reisevorbereitungen und Bearbeitung von Spesenabrechnungen
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ablage und Dokumentenverwaltung (digital und papierbasiert)
HR-, Finanz- und IT-Koordination
- Als lokaler HR-Ansprechpartner fungieren, Unterstützung bei Onboarding und Offboarding und Kontaktaufnahme mit Zürich
- Nachverfolgung von HR-Dokumentationen und administrativen Prozessen
- Koordination mit der Finanzabteilung bezüglich Rechnungen, Ausgabenverfolgung und administrativen Nachverfolgungen
- Zusammenarbeit mit IT-Teams für Onboarding/Offboarding und lokale Koordination
Koordination und Kommunikation
- Als zentrale Kontaktstelle zwischen Teams, Management und externen Partnern fungieren
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Abteilungen
- Unterstützung interner Prozesse und Beitrag zur operativen Kontinuität
Profil des Kandidaten
- Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, in der administrativen Koordination oder in einer ähnlichen Rolle
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
- Praktische, serviceorientierte und proaktive Denkweise
- Komfortabel in einer multifunktionalen Rolle, die Büromanagement und Administration kombiniert
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit allen Ebenen der Organisation zu interagieren
Sprachen
- Fließend in Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist zwingend erforderlich
Bedingungen und Vorteile
- Eine temporäre Anstellung in einem stabilen und professionellen Umfeld
- Ein Arbeitsaufwand von 60-70% über 4 Tage pro Woche
- Vor Ort Rolle mit Sitz in Genf (kein Homeoffice)
Office Manager - 7 Months Arbeitgeber: Page Group Switzerland
Kontaktperson:
Page Group Switzerland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager - 7 Months
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Besuche Networking-Events oder trete Online-Gruppen bei, die sich auf Büroverwaltung und administrative Koordination konzentrieren. Je mehr Menschen du kennst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du von offenen Stellen erfährst!
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Suche aktiv nach Möglichkeiten und kontaktiere Unternehmen direkt über unsere Website. Zeige dein Interesse und deine Motivation, indem du dich auch auf Positionen bewirbst, die vielleicht nicht offiziell ausgeschrieben sind.
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dich mit den häufigsten Fragen für Büroverwaltungspositionen vertraut und übe deine Antworten. Überlege dir auch, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deine proaktive Einstellung am besten präsentieren kannst. Ein gutes Interview kann den Unterschied machen!
✨Zeige deine Soft Skills!
In einer Rolle wie der des Office Managers sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Sei bereit, Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Teams und Führungskräften kommuniziert hast. Das zeigt, dass du die richtige Person für die Stelle bist!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager - 7 Months
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen haben, sondern auch gut ins Team passen.
Betone deine Erfahrungen: Erzähl uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder in ähnlichen Rollen. Zeig uns, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast – das macht einen großen Unterschied!
Achte auf Details: Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein gut strukturiertes Dokument mit klaren Informationen zeigt uns, dass du organisiert bist und Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Page Group Switzerland vorbereitest
✨Verstehe die Rolle genau
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Office Manager vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit erfolgreich gemeistert hast.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Organisation, deinem Umgang mit Stress und deiner Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen. Übe Antworten auf Fragen wie 'Wie gehst du mit schwierigen Situationen im Büro um?' oder 'Wie organisierst du deine Aufgaben?' um sicher und kompetent zu wirken.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Du könntest gefragt werden, wie du Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen weitergibst oder wie du mit externen Partnern kommunizierst. Zeige, dass du klar und effektiv kommunizieren kannst.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Stelle Fragen wie 'Wie sieht ein typischer Arbeitstag hier aus?' oder 'Welche Werte sind dem Unternehmen wichtig?'. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, herauszufinden, ob die Firma gut zu dir passt.