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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Team.
- Arbeitgeber: Ein etabliertes Unternehmen in Genf mit nationaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, stabiles Arbeitsumfeld und wertvolle Erfahrungen.
- Warum dieser Job: Nutze deine organisatorischen Fähigkeiten und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und starke organisatorische Fähigkeiten.
- Andere Informationen: Temporäre Anstellung mit 60-70% Arbeitszeit über 4 Tage pro Woche.
Für einen unserer Kunden mit Sitz in Genf suchen wir einen Office Manager / Administrative Coordinator, um eine Mutterschaftsvertretung von Juli 2026 bis Ende Februar 2027 zu übernehmen. Diese Position ist breiter gefasst als eine traditionelle Rolle als Executive Assistant. Während es einige Unterstützung für das obere Management gibt, liegt der Schwerpunkt der Rolle hauptsächlich auf dem Büromanagement, der Koordination und der Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Ablaufs im Büro.
Missions
- Büromanagement und Empfang
- Sicherstellen des reibungslosen täglichen Betriebs des Büros und Aufrechterhaltung einer gut organisierten, einladenden Arbeitsumgebung
- Verwalten von Lieferanten, Dienstleistern, Bürobedarf und -ausstattung
- Bearbeiten von Empfangsaufgaben, eingehenden Anrufen, gemeinsamen Postfächern und Postverwaltung
- Organisieren interner Veranstaltungen, Teammeetings, Frühstücke und Jahresabschlussveranstaltungen
- Verwalten der Parkadministration und Zugangsausweise
Administrative und Managementunterstützung
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für das obere Management, einschließlich Agenda-Koordination, Korrespondenz, Dokumentenvorbereitung und Protokollführung
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und interner Dokumentation
- Koordinieren von Reisevorbereitungen und Bearbeitung von Spesenabrechnungen
- Sicherstellen einer ordnungsgemäßen Ablage und Dokumentenverwaltung (digital und papierbasiert)
HR-, Finanz- und IT-Koordination
- Als lokaler HR-Ansprechpartner fungieren, Unterstützung bei Onboarding und Offboarding und Kontaktaufnahme mit Zürich
- Nachverfolgen von HR-Dokumentationen und administrativen Prozessen
- Koordinieren mit der Finanzabteilung bezüglich Rechnungen, Ausgabenverfolgung und administrativen Nachverfolgungen
- Mit IT-Teams für Onboarding/Offboarding und lokale Koordination kommunizieren
Koordination und Kommunikation
- Als zentrale Kontaktstelle zwischen Teams, Management und externen Partnern fungieren
- Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Abteilungen
- Unterstützen interner Prozesse und zur operativen Kontinuität beitragen
Profil des Kandidaten
- Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, in der administrativen Koordination oder in einer ähnlichen Rolle
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
- Praktische, serviceorientierte und proaktive Denkweise
- Komfortabel in einer multifunktionalen Rolle, die Büromanagement und Administration kombiniert
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit allen Ebenen der Organisation zu interagieren
Sprachen
- Fließend in Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist zwingend erforderlich
Bedingungen und Vorteile
- Eine temporäre Anstellung in einem stabilen und professionellen Umfeld
- Ein Arbeitsaufwand von 60-70% über 4 Tage pro Woche
- Vor Ort Rolle mit Sitz in Genf (kein Homeoffice)
Office Manager - 7 months Arbeitgeber: Page Group Switzerland
Kontaktperson:
Page Group Switzerland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager - 7 months
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Team. Das zeigt, dass du wirklich engagiert bist.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Empfehlungen sind Gold wert!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die geforderten Fähigkeiten einbringst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle relevanten Informationen zur Stelle erhältst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager - 7 months
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Mach es konkret!: Erzähle uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Anforderungen der Stelle passen. Konkrete Beispiele helfen uns, deine Fähigkeiten besser zu verstehen und zu sehen, wie du unser Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alle Informationen erhalten und du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Page Group Switzerland vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur des Unternehmens, bei dem du dich bewirbst. Das hilft dir, während des Interviews zu zeigen, dass du gut ins Team passt und die Philosophie des Unternehmens verstehst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Management unter Beweis stellen. So kannst du während des Interviews anschaulich zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Da fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch gefordert sind, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch Beispiele nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast.