Operations Administrative Manager 80%

Der Operations Administrative Manager wird sicherstellen, dass IBBIS auf dem hohen Standard funktioniert, der erforderlich ist, um seine Operationen durchzuführen. Der Operations Administrative Manager ist auch verantwortlich für den erfolgreichen Betrieb des IBBIS-Hauptquartiers und fungiert als primärer Ansprechpartner für Interaktionen mit Waren und Dienstleistungen von außerhalb von IBBIS.

IBBIS ist eine internationale Organisation mit der Mission, moderne Biowissenschaften und Biotechnologie zu schützen, damit sie sicher und verantwortungsbewusst vorankommen und gedeihen kann. Wir arbeiten mit globalen Partnern zusammen, um die Normen für Biosecurity und Biosafety zu stärken und innovative Werkzeuge zu entwickeln, um diese aufrechtzuerhalten.

Die Hauptaufgaben umfassen:

• Unterstützung der Programmteams bei administrativen Aufgaben (wie Reisebuchungen, Hotel- und Restaurantreservierungen, Einkäufe und Ausgaben, Einarbeitung) und flexible Unterstützung (wie Hilfe bei der Organisation von Dateien, leichte Recherche und Datenanalyse).
• Schaffung eines produktiven und einladenden Büros in Genf, einschließlich der Verwaltung des täglichen Betriebs des Büros, Sicherstellung notwendiger Vorräte, Organisation und Überwachung von Wartungsarbeiten, Identifizierung geeigneter Anbieter usw.
• Entwicklung effektiver interner IT- und Dokumentationssysteme: Zusammenstellung und Pflege von Aufzeichnungen, die unseren Buchhaltern zur Verfügung gestellt werden, Erstellung eines Wissensmanagements, um sicherzustellen, dass die Prozesse von IBBIS gut dokumentiert sind, Auswahl und Einrichtung von Software zur Unterstützung verschiedener Funktionen von IBBIS (z.B. Kundenbeziehungsmanagement).
• Unterstützung bei Veranstaltungen und Meetings: Erleichterung der Abläufe für Meetings und Veranstaltungen, die von IBBIS ausgerichtet werden, Erstellung und Pflege von Zeitplänen für Schlüsselmitarbeiter und Ausschüsse, Einrichtung und Durchführung von Online-Meeting-Plattformen sowie Kalenderverwaltung.
• Effizienzsteigerung von IBBIS: Untersuchung und Implementierung skalierbarer Lösungen für häufige Probleme.

Berichtet an den stellvertretenden Direktor.

Profil des Kandidaten:

• Fließende Kenntnisse in Französisch und Englisch.
• Ausgezeichnete Kommunikations-, Problemlösungs- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Arbeiten mit einer lösungsorientierten „Operations-Mentalität“, proaktives Erkennen von Problemen und deren Behebung, Finden von Lösungen, auch wenn die beste Lösung anders aussieht als die ursprüngliche Anfrage.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten.
• Erfahrung mit relevanten elektronischen Kommunikationswerkzeugen und Standardbürosoftware.
• Bereitschaft, Workshops und Meetings außerhalb der Bürozeiten zu unterstützen.
• 3 Jahre Erfahrung in der Leitung von Projekten oder einem Büro in einem gemeinnützigen Umfeld, idealerweise im Zusammenhang mit Biotechnologie, Wissenschaftspolitik oder internationaler Friedens- und Sicherheit.

Bedingungen und Vorteile:

• Flexibles Arbeitsumfeld: Die Möglichkeit, entweder remote oder im Büro in Genf zu arbeiten.
• Globale Auswirkungen: Eine Chance, zur Entwicklung von Biosecurity-Tools beizutragen und globale Standards in der Biotechnologie zu beeinflussen.
• Internationale Zusammenarbeit: Zusammenarbeit mit globalen Experten und Beitrag zu internationalen Projekten, die die Zukunft der Biotechnologie und Biosecurity gestalten.