Strategic Executive Assistant To Cfo

Wir suchen einen hochqualifizierten und agilen Fachmann, der einen C-Level-Manager in einer hybriden Rolle als Executive Assistant / Finanzunterstützung unterstützt. Dies ist eine neu geschaffene Position, die eine einzigartige Gelegenheit bietet, Strukturen von Grund auf in einem dynamischen, sich schnell entwickelnden Umfeld aufzubauen.

Aufgaben:

• Unterstützung des CFO
• Als strategischer Partner und vertrauenswürdige rechte Hand des CFO agieren, um einen reibungslosen Tagesablauf und effektives Zeitmanagement sicherzustellen
• Proaktive Verwaltung und kontinuierliche Optimierung des Kalenders, der Prioritäten und der Planung des CFOs, Bedürfnisse antizipieren und Konflikte lösen, bevor sie entstehen
• Den CFO auf interne und externe Engagements durch qualitativ hochwertige Briefingnotizen, Zusammenfassungen und Gesprächspunkte vorbereiten
• Professionelle Korrespondenz in Englisch und Französisch entwerfen, überprüfen und verwalten, um Genauigkeit, Klarheit und angemessenen Ton sicherzustellen
• Meetings, Ausschüsse und Governance-Foren organisieren und koordinieren, einschließlich Logistik, Agenden und unterstützenden Materialien
• Bei Bedarf an wichtigen Meetings teilnehmen, Protokolle führen, Entscheidungen und Aktionspunkte verfolgen und rechtzeitige Nachverfolgung bei den Stakeholdern sicherstellen
• Reisearrangements und komplexe Reiserouten mit Fokus auf Effizienz und Ausrichtung an den Geschäftsprioritäten verwalten
• Vertrauliche und sensible Informationen mit höchster Diskretion und gesundem Urteilsvermögen behandeln
• Finanzielle und analytische Unterstützung
• Den CFO bei der Erstellung und Überprüfung von Finanzberichten, Dashboards und Präsentationsmaterialien unterstützen
• Bei Budgetplanungszyklen und laufenden finanziellen Überwachungsaktivitäten helfen
• Finanzdaten konsolidieren, grundlegende Analysen durchführen und Qualitätsprüfungen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Konsistenz durchführen
• Zur Vorbereitung von Materialien für Vorstandssitzungen, Finanzausschüsse und Prüfungsprozesse beitragen
• Mit internen Finanzteams, externen Prüfern und Finanzinstituten kommunizieren, um eine reibungslose Koordination und Informationsfluss sicherzustellen
• Sicherstellen, dass alle finanziellen Ergebnisse klar, gut strukturiert und auf die Entscheidungsbedürfnisse abgestimmt sind
• Projektkoordination und operative Unterstützung
• Die Durchführung strategischer Finanz- und bereichsübergreifender Projekte unterstützen, indem Zeitpläne, Ergebnisse und Abhängigkeiten verfolgt werden
• Starkes Follow-up und Disziplin bei der Ausführung über Initiativen, die vom CFO geleitet oder überwacht werden, sicherstellen
• Risiken, Engpässe oder Verzögerungen identifizieren und proaktiv eskalieren oder helfen, Probleme zu lösen
• Zu Prozessverbesserungsinitiativen beitragen und neue Arbeitsweisen in einer neu geschaffenen Rolle definieren und implementieren
• Beim Aufbau von Strukturen, Werkzeugen und Dokumentationen helfen, während sich die Funktion weiterentwickelt
• Stakeholder-Management und Kommunikation
• Als wichtige Schnittstelle zwischen dem CFO und internen sowie externen Stakeholdern agieren, um eine reibungslose, professionelle und effiziente Kommunikation sicherzustellen
• Starke Arbeitsbeziehungen zu Führungskräften, Partnern und wichtigen Akteuren im Genfer Finanzökosystem aufbauen und pflegen
• Koordination zwischen Teams erleichtern, um Klarheit, Reaktionsfähigkeit und Ausrichtung sicherzustellen
• Den CFO bei der Aufrechterhaltung einer starken externen Präsenz durch gut vorbereitete Interaktionen und Materialien unterstützen

Profil des Kandidaten:

• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level, idealerweise zur Unterstützung eines CFO oder Finanzleiters
• Starker Finanzhintergrund oder -exposition (Budgetierung, Berichterstattung, finanzielle Umgebungen)
• Exzellente Kenntnisse des Genfer Wirtschaftssystems und der Schweizer Finanzlandschaft
• Perfekt zweisprachig in Französisch/Englisch, mit hervorragenden schriftlichen Englischkenntnissen
• Stark analytisches Denken mit der Fähigkeit, komplexe Informationen zu synthetisieren
• Sehr vertraut mit Zahlen und fortgeschrittenem Excel-Einsatz
• Starke Priorisierungs- und Organisationsfähigkeiten
• Fähigkeit, autonom zu arbeiten, während man proaktiv und lösungsorientiert bleibt
• Technikaffin, mit ausgezeichnetem Umgang mit digitalen Werkzeugen

Bedingungen und Vorteile:

• Agile, „start-up-ähnliche“ Umgebung
• Fähigkeit, schnell zwischen Themen und Prioritäten zu wechseln
• Hoher Flexibilitätsgrad erforderlich
• Rollenaufteilung: ~70-80% Aufgaben eines Executive Assistant, ~20-30% finanzbezogene Aufgaben