Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Koordination von Reisen, Finanzen und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Internationale Organisation mit dynamischem Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Erfahrung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in administrativen Rollen und fließende Englisch- und Französischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Der Administrative Assistant spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des Teams, indem er einen reibungslosen Tagesablauf und eine effektive Koordination über administrative, logistische und organisatorische Aktivitäten sicherstellt. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Autonomie, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld zu arbeiten. Französisch und Englisch müssen fließend beherrscht werden.
Missions
- Reise- und Logistikkoordination: Verwaltung der Reisevorbereitungen für Teammitglieder, einschließlich Flügen, Unterkünften, Visumanträgen, Transport und Reiseversicherungen. Hauptansprechpartner für reisebezogene Angelegenheiten sein und Kosteneffizienz sowie die Einhaltung interner Richtlinien sicherstellen.
- Finanzielle und administrative Unterstützung: Unterstützung des internen Spesenabrechnungsprozesses, Sicherstellung von Genauigkeit und zeitgerechter Nachverfolgung. Koordination der Bearbeitung interner und externer Rechnungen in Abstimmung mit relevanten Stakeholdern. Pflege genauer Aufzeichnungen und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen administrativen Nachverfolgung.
- Administrative Koordination und Ablage: Umfassende administrative Nachverfolgung laufender Projekte und Initiativen. Pflege, Organisation und kontinuierliche Verbesserung physischer und digitaler Ablagesysteme zur Gewährleistung eines einfachen Zugriffs auf Dokumentationen.
- Besprechungs- und Kalenderverwaltung: Koordination von Online- und Präsenzbesprechungen, einschließlich Terminplanung, Raumreservierungen, Logistik und technischer Einrichtung. Sicherstellung, dass Besprechungsräume ordnungsgemäß vorbereitet und ausgestattet sind für eine effektive Zusammenarbeit.
- Dokumentation, Berichterstattung und Unterstützung der Governance: Teilnahme an Besprechungen nach Bedarf und Erstellung klarer, präziser Protokolle. Vorbereitung von Agenden, Präsentationen und unterstützenden Dokumenten. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Materialien zur Einreichung bei Governance- oder Entscheidungsorganen.
- Veranstaltungs- und Workshop-Unterstützung: Logistische und administrative Unterstützung für Workshops, interne Besprechungen und Teamevents nach Bedarf.
Profil des Kandidaten
- 2 bis 5 Jahre nachweisliche Erfahrung in einer Rolle als Verwaltungsassistent, Büromanagement oder Koordination.
- Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), Adobe Acrobat und Online-Recherchetools.
- Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch, schriftlich und mündlich, sind zwingend erforderlich.
Bedingungen und Vorteile
- Proaktive und lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung.
- Hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen.
- Starke Aufmerksamkeit für Details und Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Managementstilen und Persönlichkeiten zu interagieren.
- Nachgewiesenes kulturelles Bewusstsein und die Fähigkeit, effektiv in einem internationalen, multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
Team Assistant for 6 months at 60% Arbeitgeber: Page Group Switzerland
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamassistenz eine zentrale Rolle spielt. Mit einem internationalen Team fördern wir eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums, während wir gleichzeitig flexible Arbeitsbedingungen und die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung bieten. Die Lage in einem multikulturellen Umfeld ermöglicht es unseren Mitarbeitern, ihre Sprachkenntnisse zu vertiefen und wertvolle Erfahrungen in einer globalen Organisation zu sammeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle als Teamassistent suchst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und frage nach, ob es offene Positionen gibt, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von Stellenangeboten, bevor sie veröffentlicht werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Übe Antworten auf häufige Fragen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Wir bei StudySmarter haben viele spannende Stellenangebote. Nutze die Möglichkeit, dich direkt über unsere Plattform zu bewerben und zeige uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team Assistant for 6 months at 60% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Achte auf Details!:In der Rolle als Team Assistant ist Aufmerksamkeit für Details super wichtig. Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle geforderten Informationen enthält. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen ernst nimmst.
Sprich unsere Sprache!:Da wir ein internationales Team sind, ist es wichtig, dass du sowohl in Englisch als auch in Französisch kommunizieren kannst. Verwende die Sprache, die im Jobangebot gefordert wird, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So bist du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Page Group Switzerland vorbereitet
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da die Position bilingual ist, solltest du sicherstellen, dass du sowohl auf Englisch als auch auf Französisch kommunizieren kannst. Übe wichtige Phrasen und Fachbegriffe, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, um im Interview selbstbewusst zu wirken.
✨Bereite dich auf praktische Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der administrativen Unterstützung und Koordination zeigen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, könntest du im Interview nach deinen Methoden zur Verwaltung von Zeit und Aufgaben gefragt werden. Bereite eine kurze Erklärung vor, wie du deine Prioritäten setzt und mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgehst.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zu Teamdynamik oder spezifischen Projekten sind immer gut!
