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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere unser Büro und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Wachsendes Unternehmen in Aachen-Brand mit offener Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, 30 Tage Urlaub und betriebliche Zusatzleistungen.
- Warum dieser Job: Gestalte ein dynamisches Umfeld und arbeite eng mit verschiedenen Teams zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Büroassistenz.
- Andere Informationen: Moderne Büroräume und gute Anbindung an die A44.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten, flexiblen Office Manager & Team Assistenz (m/w/d). Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen? - Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen.
- Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management.
- Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc.
- Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts.
- Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen.
- Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events.
- Unterstützung bei der Reiseorganisation.
- Erfassung von Anforderung für die Erstellung von Bestellungen in Business Central.
- Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge.
- Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich.
- Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse.
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen.
- Ein hohes Maß an Flexibilität.
- Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist.
- Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung.
- Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
- Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten.
- Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten.
Warum wir?
- Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen.
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche).
- 30 Tage Urlaub.
- Betriebliche Zusatzkrankenversicherung und betriebliche Altersversorgung.
Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail. Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-Mail.
Office Manager & Team Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: PAION AG
Kontaktperson:
PAION AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager & Team Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & Team Assistenz bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an. Zeig in deinem Gespräch, dass du die Organisation und die Bedürfnisse des Teams verstehst. Das macht einen großen Unterschied!
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze LinkedIn oder andere Plattformen, um mit aktuellen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps. So kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast. Das zeigt, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das gibt dir die beste Chance, gesehen zu werden. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen zu zeigen – das kommt immer gut an!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager & Team Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben entsprechend an. Hebe hervor, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. So zeigst du, dass du die richtige Wahl für uns bist!
Struktur ist wichtig: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Online bewerben!: Am besten bewirbst du dich direkt über unsere Karriereseite. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei PAION AG vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Unternehmen zu erfahren. Schau dir die Website an, lies über aktuelle Projekte und verstehe die Unternehmenskultur. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Teamassistenz unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Zeige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
In der Rolle als Office Manager & Team Assistenz ist Flexibilität gefragt. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du schnell auf Veränderungen reagiert hast oder mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen konntest. Das wird deine Fähigkeit unterstreichen, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern gibt dir auch wertvolle Informationen über die Erwartungen an die Rolle und das Team. Überlege dir im Voraus einige Fragen, die du am Ende des Interviews stellen möchtest.