Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere unser Büro und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Wachsendes Unternehmen in Aachen-Brand mit offener Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, 30 Tage Urlaub und betriebliche Zusatzleistungen.
- Warum dieser Job: Gestalte ein dynamisches Umfeld und arbeite eng mit verschiedenen Teams zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Büroassistenz.
- Andere Informationen: Moderne Büroräume und gute Anbindung an die A44.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten, flexiblen Office Manager & Team Assistenz (m/w/d). Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen? - Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen.
- Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management.
- Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc.
- Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts.
- Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen.
- Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events.
- Unterstützung bei der Reiseorganisation.
- Erfassung von Anforderung für die Erstellung von Bestellungen in Business Central.
- Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge.
- Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich.
- Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse.
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen.
- Ein hohes Maß an Flexibilität.
- Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist.
- Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung.
- Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
- Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten.
- Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten.
Warum wir?
- Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen.
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche).
- 30 Tage Urlaub.
- Betriebliche Zusatzkrankenversicherung und betriebliche Altersversorgung.
Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail. Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-Mail.
Team Assistenz & Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: PAION AG
Kontaktperson:
PAION AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Team Assistenz & Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Team Assistenz & Office Manager bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen, damit du im Gespräch zeigen kannst, dass du wirklich interessiert bist und weißt, worum es geht.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern oder ehemaligen Kollegen in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen im Unternehmen und hol dir Insider-Tipps, die dir bei deinem Bewerbungsgespräch helfen können.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor! Überlege dir, welche Fragen dir im Vorstellungsgespräch gestellt werden könnten, besonders zu deinen organisatorischen Fähigkeiten und deiner Flexibilität. Übe deine Antworten, damit du selbstbewusst und souverän rüberkommst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und du hast die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Team Assistenz & Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Anschreiben an die Anforderungen an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben passen!
Klarheit und Struktur: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben – das macht es uns leichter, deine Qualifikationen zu erkennen.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Karriereseite einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei PAION AG vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Unternehmen zu erfahren. Schau dir die Website an, lies über aktuelle Projekte und verstehe die Unternehmenskultur. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Teamassistenz und im Office Management unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Anforderungen der Stelle zu erläutern, wie z.B. deine Organisation von Meetings oder deine Erfahrungen mit Lieferanten.
✨Zeige Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten
In der Rolle als Office Manager ist es wichtig, flexibel zu sein und schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du Probleme gelöst hast oder deine Flexibilität unter Beweis gestellt hast.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen, die dir helfen, die Rolle besser zu verstehen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter aussieht. Das zeigt dein Engagement und Interesse an der Position.