Accounts Payable Specialist

Hilf uns, die wachsende Waldbrandkrise mit den neuesten Fortschritten in KI und IoT zu bewältigen.

Die Herausforderung: Jede Minute zählt bei der Waldbrandbekämpfung. Mit dem Klimawandel steigt die Häufigkeit und Intensität von Waldbränden – längere Feuerperioden, trockenere Brennstoffe und extremere Wetterbedingungen – neue Zündungen können sich schnell ausbreiten und gefährden Gemeinschaften, kritische Infrastrukturen und Ökosysteme. Heute werden viele Waldbrände zuerst von Mitgliedern der Öffentlichkeit gemeldet, was wertvolle Zeit kostet, um ein Feuer zu erkennen, seinen Standort und seine Größe zu bestätigen und Einsatzkräfte zu mobilisieren. Feuerwehrbehörden benötigen schnellere, zuverlässigere Möglichkeiten zur Erkennung, Verifizierung und Lokalisierung neuer Zündungen, damit sie schnell reagieren und verhindern können, dass kleine Brände katastrophale Ereignisse werden.

Über Pano AI: Pano AI ist der führende Anbieter von KI-gestützter Waldbranddetektion und -intelligenz, der Feuerwehrprofis hilft, Waldbrände schneller und sicherer zu erkennen, darauf zu reagieren und sie einzudämmen. Unsere Plattform kombiniert fortschrittliche Hardware, Software, künstliche Intelligenz, Satellitenbilder und andere Datenquellen, um Echtzeit-Situationsbewusstsein und umsetzbare Intelligenz bereitzustellen. Mit einem Netzwerk von ultra-hochauflösenden 360-Grad-Kameras, die an hochgelegenen Aussichtspunkten positioniert sind, liefert Pano AI eine Echtzeitansicht der Waldbrandaktivitäten, die schnellere und informiertere Entscheidungen ermöglicht, wenn jede Sekunde zählt.

Wir sind ein Team von mehr als 175 Personen, das in einer hybriden Remote-Umgebung in Nordamerika und Australien arbeitet, mit Hauptsitz in San Francisco. Zu unseren Kunden gehören Regierungsbehörden, Versorgungsunternehmen, Versicherer und private Grundstückseigentümer, die auf Pano AI angewiesen sind, um Menschen, Eigentum und natürliche Landschaften zu schützen. Pano AI bedient derzeit Kunden in den Vereinigten Staaten, Australien und Kanada und überwacht weltweit mehr als 50 Millionen Acres.

Unsere Werte sind Teil von allem, was wir bei Pano AI tun. Sie leiten, wie wir zusammenarbeiten, wie wir unseren Kunden dienen und wie wir unsere Mission angehen.

• Wirkung: Während wir unser Geschäft skalieren, vergrößern wir unseren Einfluss – wir ermöglichen es Notfallmanagern, Menschen, Infrastruktur und die Umwelt vor verheerenden Waldbränden zu schützen.
• Dienst: Wir dienen denen, die dienen, und den Kollegen neben uns.
• Vertrauen: Wir verdienen Vertrauen durch Integrität, Verantwortlichkeit und eine Besessenheit für Qualität, damit unsere Partner sich auf uns verlassen können.
• Exzellenz und Geschwindigkeit: Wir produzieren außergewöhnliche Arbeit schnell, weil unsere Mission sowohl Präzision als auch Dringlichkeit erfordert.
• Innovation: Wir wenden modernste Technologie auf das an, was wir bauen und wie wir arbeiten.

Unsere Arbeit wurde von Fast Company als eines der Top 10 der innovativsten KI-Unternehmen im Jahr 2023 anerkannt und als eines der innovativsten Unternehmen der Welt im Jahr 2026, wobei wir den ersten Platz in der Nachhaltigkeit belegten. Wir wurden auch in die Liste der 100 einflussreichsten Unternehmen von TIME im Jahr 2025 aufgenommen und von MIT Technology Review als eines der besten Klimatechnologieunternehmen ausgezeichnet, die man im Auge behalten sollte. Unterstützt von 89 Millionen Dollar an Finanzierung von führenden Investoren, darunter Giant Ventures, Liberty Mutual Ventures, Tokio Marine Future Fund, Congruent Ventures, Initialized Capital, Salesforce Ventures und T-Mobile Ventures, bauen wir Technologien auf, die Gemeinden auf der ganzen Welt helfen, widerstandsfähiger gegen Waldbrände zu werden.

Die Rolle: Wir suchen einen detailorientierten und prozessorientierten Accounts Payable Specialist, der unsere End-to-End-AP-Funktion übernimmt und optimiert. Diese Rolle ist verantwortlich für die genaue und zeitgerechte Codierung und Verarbeitung von Bank-, Zip (Procure to Pay) und Ramp-Transaktionen. Die richtige Person gedeiht in einer Startup-Umgebung und ist bestrebt, die Systeme, Kontrollen und Prozesse aufzubauen, die unsere AP-Operationen im großen Maßstab am Laufen halten.

Was Sie tun werden:

• Übernehmen Sie die vollständige Codierung und Abstimmung von Banktransaktionen, um eine genaue GL-Codierung und rechtzeitige Unterstützung beim Monatsabschluss sicherzustellen.
• Verwalten und pflegen Sie die Zip-Transaktionsabläufe – einschließlich PO-Abgleich, Genehmigungsrouting und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen.
• Überwachen Sie die Überprüfung von Ramp-Transaktionen, die Codierungsgenauigkeit und die Einhaltung der Richtlinien bei den Ausgaben der Mitarbeiter.
• Überwachen Sie täglich das AP-Postfach und stellen Sie sicher, dass alle Anfragen bearbeitet und alle AP-Probleme zeitnah gelöst werden.
• Übernehmen Sie den Monatsabschlussprozess für AP-Rückstellungen, einschließlich der Vorbereitung von Rückstellungseinträgen, Sicherstellung der Vollständigkeit der Verbindlichkeiten und Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zur Unterstützung eines genauen und zeitgerechten Abschlusses.
• Seien Sie der interne Fachexperte für Zip und Ramp, verwalten Sie Systemkonfigurationen, Arbeitsabläufe und Integrationen.
• Identifizieren und implementieren Sie Prozessverbesserungen, die den manuellen Aufwand reduzieren, die Codierungsgenauigkeit verbessern und die Abschlusszyklen verkürzen.
• Pflegen Sie die AP-Prozessdokumentation, SOPs und Schulungsmaterialien.
• Unterstützen Sie interne und externe Audits, indem Sie Dokumentationen bereitstellen und auf AP-bezogene Anfragen reagieren.
• Stellen Sie sicher, dass Lieferantenunterlagen, W-9s und 1099-Berichterstattung gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufrechterhalten werden.

Was Sie mitbringen:

• Über 6 Jahre Erfahrung im Bereich Kreditorenbuchhaltung, davon mindestens 1–2 Jahre in einer Führungs- oder Managerposition.
• Erfahrung in einem frühen oder schnell wachsenden Unternehmen.
• Praktische Erfahrung mit Zip (oder ähnlichen Procure-to-Pay-Plattformen) und Ramp (oder ähnlichen Unternehmenskarte-/Ausgabenplattformen).
• Starkes Verständnis der GL-Codierung, des Kontenplans und der periodengerechten Buchhaltung.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Prozesslücken zu identifizieren und Verbesserungen bis zur Vollziehung voranzutreiben.
• Hohe Detailgenauigkeit mit einer kontrollorientierten Denkweise.
• Erfahrung mit NetSuite, Sage Intacct oder QuickBooks.
• Erfahrung in der Unterstützung von Audits und der Vorbereitung von 1099s.

Die endgültige Vergütung für reguläre Vollzeitmitarbeiter wird durch eine Vielzahl von Faktoren bestimmt, einschließlich berufsbezogener Qualifikationen, Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten, Wissen und geografischer Lage. Neben dem Grundgehalt sind reguläre Vollzeitstellen für Eigenkapital berechtigt. Die Leistungen sind an die lokalen Marktstandards und gesetzlichen Anforderungen im Beschäftigungsland des Mitarbeiters angepasst und können Gesundheitsversorgung, Renten- oder Pensionsbeiträge und bezahlte Freizeit umfassen. Einzelheiten zu den spezifischen Leistungen werden während des Vorstellungsgesprächs mitgeteilt.