Accounting specialist

Über Passbolt

Passbolt ist ein innovatives Unternehmen im Bereich Cybersicherheit, das schnell wächst. Unsere Organisation ist remote-first mit Hauptsitz in Luxemburg (Europa). Wir sind das Team hinter Passbolt, der kollaborativen Plattform für das Management von Zugangsdaten für moderne Teams, die von über 50.000 Organisationen in mehr als 100 Ländern genutzt wird.

Über die Rolle

Wir suchen einen erfahrenen Buchhaltungsspezialisten mit 1-3 Jahren Erfahrung im Rechnungswesen und/oder Finanzmanagement, um alle unsere Finanzoperationen zu leiten, von der täglichen Rechnungsabstimmung bis hin zu Analysen und Berichten an die Geschäftsleitung oder regulatorischen Berichten. Sie sind ein Teamplayer, der jederzeit eine positive, professionelle Einstellung zeigt, Zahlen liebt und keine Angst vor Innovation oder Technologie hat.

Ihre Aufgaben werden darin bestehen, die Geschäftsoperationen und Vertriebsteams von Passbolt zu unterstützen, indem Sie Buchhaltungs-, Reporting-, Compliance-, Antrags- und Finanzaufgaben verwalten und dabei eine reibungslose Kommunikation mit Kunden und eine zeitgerechte Berichterstattung an interne Stakeholder sicherstellen. Professionelle und klare Kommunikation wird entscheidend für Ihren Erfolg sein, ebenso wie Ihre Fähigkeit, genaue und umfassende Verkaufs- und Ausgabendaten sowie Analysen zu liefern.

Sie werden täglich in Odoo, Chargebee und HubSpot (oder ähnlichen Plattformen) arbeiten und sollten in der Lage sein, Automatisierungs- oder Technologieverbesserungen vorzuschlagen. Sie werden auch sicherstellen, dass die EU- und internationalen Mehrwertsteuervorschriften eingehalten werden, Rechnungen auf öffentlichen Plattformen (Peppol, Chorus, Guichet) posten.

Da diese Position die erste Finanzposition im Unternehmen ist, sollten Sie bereit sein, die Führung in allen finanziellen Angelegenheiten zu übernehmen und bereit sein, sich in Zukunft in eine Führungsposition weiterzuentwickeln, während unser Finanzteam wächst.

Hauptverantwortlichkeiten

• Buchhaltungs- und Finanzoperationen (40%)
  • Rechnungen ausstellen und nachverfolgen.
  • Tägliche Rechnungen und Rechnungen mit Bankauszügen abgleichen.
  • Mit Kunden über unbezahlte Rechnungen nachverfolgen, Erinnerungen senden und Zahlungsprobleme bearbeiten.
  • Lohnzahlungen, Lieferantenrechnungen und Rückerstattungen an Kunden oder Lieferanten verwalten.
  • Periodische Abstimmungen und Kategorisierungen von Ausgaben, Rechnungen und Rückerstattungen durchführen.
  • Mit der Buchhaltungsfirma für monatliche, vierteljährliche und jährliche Finanzberichte koordinieren.
  • Finanzberichterstattung für Aktionäre unterstützen und genaue Aufzeichnungen führen.
  • Die Genauigkeit im Buchhaltungssystem jederzeit aufrechterhalten, indem Abweichungen schnell identifiziert und korrigiert werden.
  • Luxemburger GAAP für die tägliche Kostenkategorisierung anwenden, um genaue Buchhaltungsberichte, gesetzliche Berichte und Managementberichte zu erstellen.
  • Arbeiten automatisieren, wenn möglich.
• Kreditinkasso (30%)
  • Dem Vertriebsteam aktuelle Daten zu bezahlten/unbezahlten Rechnungen und Kundenabrechnungen zur Verfügung stellen.
  • Kunden wegen ausstehender Rechnungen verfolgen und rechtzeitige Zahlungen sicherstellen.
  • Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen per E-Mail oder Telefon senden.
  • Zahlungs- oder Zahlungsmethodenprobleme in Zusammenarbeit mit Kunden und internen Teams lösen.
  • Mit dem Vertriebsteam über den allgemeinen Zahlungsstatus, Kundenabrechnungen und überfällige Konten synchronisieren.
  • Rechnungen auf öffentlichen Beschaffungsplattformen (z.B. Peppol, Chorus, Guichet) posten.
• Mehrwertsteuer- und Steuerkonformität (10%)
  • Sicherstellen, dass die Mehrwertsteuernummern der Kunden während des Abstimmungsprozesses korrekt sind.
  • Mehrwertsteuer MOSS, Quellensteuer auf Gehälter zahlen und wiederkehrende Körperschaftssteuer- und Vermögenssteuerzahlungen planen.
  • Notwendige Steuerdokumente sammeln (Bureau de Recette Centrale).
  • Das Atlas der Mehrwertsteuervorschriften pflegen und aktualisieren sowie die Mehrwertsteuerkonformität für neue Länder umsetzen.
  • Ungenauigkeiten in globalen Mehrwertsteuer-/Steuereinstellungen identifizieren und Korrekturen vorschlagen.
  • Steueransässigkeitsbescheinigungen anfordern, wenn dies durch Verträge erforderlich ist.
• Berichterstattung, Prozesse & Dokumentation (20%)
  • Monatliche Finanzberichte für das Management, den Vorstand und Investoren vorbereiten.
  • Den Unternehmensgeschäftsplan pflegen, Aufzeichnungen aktualisieren und Abweichungen erkennen.
  • Alle Playbooks aktuell halten, indem neue Prozesse und Änderungen sofort dokumentiert werden.
  • Ungenauigkeiten oder Ineffizienzen in aktuellen Prozessen identifizieren und regelmäßig Verbesserungen vorschlagen.
  • Sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugang zu den neuesten Versionen der Verfahren haben und damit übereinstimmen.
  • Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in finanziellen und operativen Arbeitsabläufen fördern.
• Sicherheit (jederzeit)
  • Sicherstellen, dass alle finanziellen Aktivitäten strikt den GDPR- und anderen Datenschutzvorschriften entsprechen.
  • Personenbezogene Daten nur bei Bedarf, mit entsprechender Zustimmung und gemäß der Datenschutzrichtlinie von Passbolt behandeln.
  • Bewusstsein für Sicherheitsrisiken in der Kommunikation mit allen Stakeholdern aufrechterhalten.
  • Unternehmenssicherheitsrichtlinien befolgen und verpflichtende Schulungen absolvieren, wobei die erlernten Prinzipien in der täglichen Arbeit angewendet werden.

Erforderliche Fähigkeiten / Qualifikationen

Bildung und Erfahrung

• Abschluss in Buchhaltung, Finanzen oder Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Buchhaltung (oder gleichwertige Erfahrung).
• 1-3 Jahre Erfahrung in ähnlichen Rollen.

Technische Fähigkeiten

• Experte in Excel, Formeln und Automatisierung.
• Verpflichtendes Wissen über Lux GAAP für Kostenkategorisierung, genaue Buchhaltungsberichte, gesetzliche Verpflichtungen und Managementberichterstattung.
• Kenntnisse in Odoo (oder ähnlicher ERP-/Buchhaltungsplattform).
• Vertrautheit mit Chargebee, HubSpot oder ähnlichen Verkaufs-/Abrechnungsplattformen.
• Technologieaffinität. Wir verwenden Google Docs, Google Sheets, Gmail, Slack und viele andere webbasierte Tools.
• Starkes Verständnis der EU-Mehrwertsteuervorschriften, internationaler Steuerprinzipien und multivalutiger Buchhaltung.

Weiche Fähigkeiten

• Analytische Fähigkeiten: Starke Fähigkeit, Konten abzugleichen, Abweichungen zu erkennen und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.
• Kommunikation: Professionelle, klare und zeitgerechte Kommunikation mit internen Teams und externen Kunden. Erfahrung in einem internationalen Umfeld mit einer kulturell vielfältigen Benutzergruppe.
• Sprachen: Fließende Englischkenntnisse erforderlich; Französisch oder andere Sprachen von Vorteil.

Nice-to-Have-Fähigkeiten

• Erfahrung mit öffentlichen E-Rechnungsplattformen (wie Peppol).
• Frühere Erfahrungen mit SaaS- oder abonnementbasierten Geschäftsmodellen.

Vergütung und Arbeitsort

Die Vergütung besteht aus einem festen Gehaltspaket. Diese Position befindet sich in Luxemburg, ist jedoch teilweise remote. Sie benötigen zuverlässigen und konstanten Internetzugang, während Sie remote arbeiten.

Vorteile der Arbeit bei Passbolt

Wir investieren viel Mühe, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem jeder Raum zum Lernen, Spaß haben, sich weiterentwickeln und die beste Version seiner selbst werden kann.

• Arbeiten von überall oder von unserem Hauptsitz im Großherzogtum Luxemburg.
• Work-Life-Balance: Um den Fluss aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, regelmäßige Pausen einzulegen und abzuschalten. Wir bieten 26 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr.
• Eigenkapital für alle. Wir sitzen alle im selben Boot, wir gewinnen gemeinsam.
• Wenn Sie wachsen, wachsen wir: Wir investieren in Ihr berufliches sowie persönliches Wachstum durch bezahlte Schulungen aller Art.
• Im Einklang mit sich selbst: Passbolt basiert auf starken Werten, für die wir stehen: Sicherheit zuerst, Offenheit, Verantwortlichkeit, Demut und Spaß.