Referent der Geschäftsführung (m/w/d)

Über Die PATRIZIA Foundation

Die PATRIZIA Foundation ist eine international tätige Stiftung mit Sitz in Augsburg. Seit über 25 Jahren schaffen wir weltweit Bildungschancen für Kinder und Jugendliche in herausfordernden Lebenssituationen. Gemeinsam mit lokalen Partnerorganisationen und einem starken Netzwerk aus Unternehmen, Stiftungen und philanthropischen Förderern entwickeln wir nachhaltige Projekte mit langfristiger Wirkung.

Du bist Sparringspartner der Geschäftsführung und zentrale Stütze im operativen Stiftungsbetrieb. Du denkst proaktiv mit, bereitest Entscheidungen vor und stellst sicher, dass organisatorische und administrative Abläufe reibungslos funktionieren. Die Position geht bewusst über eine klassische Assistenz hinaus: Du schaffst Struktur in einem dynamischen Umfeld, hältst Prozesse nach und begleitest Themen eigenverantwortlich. Für diese vielseitige Rolle suchen wir eine Persönlichkeit, die als zentrale Koordinations- und Steuerungsfunktion an der Seite der Geschäftsführung wirkt, Themen zuverlässig voranbringt und die Weiterentwicklung der Organisation aktiv unterstützt.

Deine Aufgaben:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung als vertrauensvoller Sparringspartner sowie Entlastung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Entscheidungsprozessen
• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Briefings, Entscheidungsgrundlagen und Korrespondenz
• Steuerung, Strukturierung und Nachverfolgung zentraler Themen, Projekte und Prioritäten
• Proaktive Identifikation von Handlungsbedarfen sowie Erarbeitung fundierter Lösungsoptionen
• Sicherstellung effizienter Kommunikations- und Entscheidungsprozesse
• Verantwortung für die administrative Steuerung des Stiftungsbüros inklusive Gremienarbeit und Protokollführung sowie Termin- und E‑Mail-Management
• Pflege und Weiterentwicklung der Spenden- und CRM‑Daten (Salesforce/NPSP) sowie Erstellung von Zuwendungsbestätigungen
• Unterstützung in buchhalterischen Prozessen (Belegerfassung, Kontierung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen und Kreditorenunterlagen)
• Mitarbeit an Veranstaltungen und Terminen, bereichsübergreifenden Projekten und der Weiterentwicklung interner Strukturen und Prozesse

Dein Profil:

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 4 Jahre) in einer vergleichbaren Rolle – z. B. als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, Chief of Staff, Projektleitung oder einer vergleichbaren Stabsfunktion
• Erfahrung im Stiftungs-, NGO-, Familienunternehmens- oder internationalen Umfeld von Vorteil
• Sehr gutes Priorisierungs-, Organisations- und Steuerungsvermögen
• Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Auffassungsgabe und Fähigkeit, komplexe Sachverhalte prägnant und lösungsorientiert aufzubereiten
• Souveränes Auftreten, ausgeprägte Kommunikations- und Stakeholder‑Management‑Skills sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Themen
• Sicherer Umgang mit MS Office; CRM‑Erfahrung (z. B. Salesforce) von Vorteil
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Tiefen Einblick in Strategie, Governance, internationale Partnerschaften und Organisationsentwicklung einer wachsenden Stiftung
• Hohe Sichtbarkeit und echter Gestaltungsspielraum
• Ein engagiertes, werteorientiertes und internationales Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten
• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit direkter gesellschaftlicher Wirkung

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitsplatz mit Chancengleichheit zu sein. Bei PATRIZIA leben wir Offenheit und Toleranz in internationalem Umfeld. Die Meinung jedes Einzelnen zählt. Wir vertrauen einander und setzen in unserer täglichen Zusammenarbeit und unserem Handeln auf die Grundsätze von Equity, Diversity & Inclusion.