Leitungsassistenz (m/w/d) für die Abteilung „Allergologie“ (ALG)

Wir suchen für unsere Abteilung „Allergologie“ (ALG) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitungsassistenz (m/w/d). Wir, das Paul-Ehrlich-Institut, sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

Die Abteilung Allergologie:

• Inhaltliche Zuarbeit und organisatorische Unterstützung bei den Leitungs- und Steuerungsaufgaben in der Abteilung Allergologie, bspw. Management und strategische Weiterentwicklung der Abteilung auf den Gebieten der Forschung und Arzneimittelzulassung.
• Genehmigung klinischer Prüfungen und Chargenfreigabe im Bereich der Zuständigkeit der Abteilung.
• Interaktion mit Antragstellern und interessierten Fachkreisen.
• Vertretung des Paul-Ehrlich-Instituts in nationalen und internationalen Gremien und Arbeitsgruppen.

Eigenverantwortliche Koordination, Frist- und Terminüberwachung und formale Prüfung der regulatorischen Verfahren und Wahrnehmung der entsprechenden Kommunikation innerhalb des Instituts (z. B. Einbindung zuarbeitender Fachgebiete) sowie mit den Antragstellern.

Anlage und Pflege von Vorgängen im internen Vorgangs- und Dokumentenmanagementsystem und Übernahme entsprechender Veraktungen.

Selbstständige Pflege, Aktualisierung und Auswertung der Vorgangs-Datenbanken der Abteilung.

Eigenverantwortliche Wahrnehmung der sachgerechten, pünktlichen und vorschriftsmäßigen formalen Bearbeitung und Prüfung der Zulassungsanträge, Änderungsmitteilungen und anderer regulatorischer Vorgänge (z. B. Vorbereitung von Bescheiden).

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene kaufmännische/verwaltende Berufsausbildung, alternativ Weiterqualifikation im Bereich der medizinischen Dokumentation (z. B. medizinische/r Dokumentar/in, Dokumentationsassistent/in) oder vergleichbare Ausbildung.
• Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Organisation und Planung sowie im Außenkontakt.
• Gute Kenntnisse der medizinischen/pharmakologischen Terminologie.
• Regulatorische Kenntnisse (z. B. Verfahrensarten, aktuelle Verfahren, Verfahrensfristen, formale Anforderungen bei Einreichungen), oder die Bereitschaft, diese zu erlernen.
• Sicherer Umgang mit Informations- und Kommunikationstechniken (z. B. moderne Datenkommunikation, Literaturverwaltungssysteme, Bestellsysteme).
• Selbständige, sorgfältige und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit und eine sehr gute Auffassungsgabe.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Es handelt sich um einen vielseitigen und anspruchsvollen Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist auf 3 Jahre befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E 9a TVöD Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, Homeoffice, keine Kernarbeitszeiten), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.