Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinationsstelle Inspektionen

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinationsstelle Inspektionen

Darmstadt Vollzeit 35000 - 50000 € / Jahr (geschätzt) Kein Homeoffice möglich
P

Auf einen Blick

  • Aufgaben: Koordination von Inspektionsanfragen und Unterstützung der Inspektoren bei ihren Tätigkeiten.
  • Unternehmen: Paul-Ehrlich-Institut, eine führende Institution im Bereich Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel.
  • Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, gute Sozialleistungen und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
  • Weitere Informationen: Teilzeitstelle mit bis zu 17 Stunden pro Woche und hervorragenden Karrierechancen.
  • Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheitsforschung und arbeite in einem dynamischen Team.
  • Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in medizinischer Dokumentation oder Verwaltung, gute Englischkenntnisse.

Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 50000 € pro Jahr.

Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische ArzneimittelFederal Institute for Vaccines and Biomedicines Gorodenkoff/ shutterstock.com ; U.PSD/ shutterstock.com ;PublicDomainPictures/ pxiabay.com (Bildcollage)Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für GesundheitThe Paul-Ehrlich-Institut is an Agency of the German Federal Ministry of HealthWir suchen für unser Fachgebiet SBD 3 „Inspektionen“ zum 01.01.2026 eine/einenSachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d)Koordinationsstelle Inspektionenin Teilzeit (bis 17 Std./ Woche)Wir, das Paul-Ehrlich-Institut,sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.Das Fachgebiet SBD 3fokussiert sich auf die Federführung von nationalen und internationalen/ EMA‐Inspektionen sowie die Begleitung von Inspektionen der Landesüberwachungsbehörden. Zur Koordination der Anfragen für entsprechende Inspektionsaktivitäten suchen wir Sie als Unterstützung.Ihre AufgabenSie übernehmen selbstständig und eigenverantwortlich die institutsweite Koordination von Anfragen zur Beteiligung unserer Sachverständigen an Inspektionen der LandesbehördenAuch die inhaltliche, organisatorische und koordinative Unterstützung der Inspektoren, u. a. im Zusammenhang mit Inspektionen und mit Gremien‐ / Arbeitsgruppentätigkeiten oder Datenbank-Abfragen und ‐Pflege, gehören zu Ihren AufgabenSie sind bei Inspektionsbelangen zentrale Ansprechperson (m/w/d) für interne und externe Akteure (wie nationale und internationale Behörden oder andere Fachgebiete des Instituts)Sie sind für die selbstständige Erfassung und Erstellung von Statistiken und Berichten über alle Inspektionsaktivitäten des Paul-Ehrlich-Instituts zuständigDie konzeptionelle Weiterentwicklung und Optimierung aller Prozesse (einschließlich EDV‐gestützter Lösungen) der Koordinationsstelle fällt ebenfalls in Ihren AufgabenbereichSie erarbeiten und etablieren eigenständig Konzepte zur Dokumentation und Archivierung inspektionsrelevanter UnterlagenUnsere AnforderungenAbgeschlossene Berufsausbildung im Bereichmedizinische Dokumentation (z. B. Dokumentationsassistenz [m/w/d] oder vergleichbare Ausbildung)oder Verwaltung und Büro (z. B. Kauffrau/ ‐mann [m/w/d] für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondenz [m/w/d])Sehr gute Kenntnisse sowie Berufserfahrung der administrativen BüroarbeitBerufserfahrungen und/oder Kenntnisse des Gesundheitssektors oder der pharmazeutischen Industrie von VorteilGrundlegende medizinische, regulatorische und Produktkenntnisse im Zuständigkeitsbereich des Paul-Ehrlich-Instituts oder Interesse und Fähigkeit zur AneignungSehr gute Kenntnisse im Umgang mit Informations- und Kommunikationstechniken (z. B. Microsoft-Office-Paket [insb. Excel], Datenbanken)Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (die Inspektionssprache ist überwiegend Englisch)Fähigkeit und Bereitschaft zur interdisziplinären Zusammenarbeit und KommunikationAusgeprägte organisatorische FähigkeitenHohe Belastbarkeit und GewissenhaftigkeitUnser Angebotist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung.Das Beschäftigungsverhältnis ist auf drei Jahre befristet. Der Dienstposten ist in Teilzeit mit einem Umfang bis zu 17 Wochenstunden zu besetzen. Der Dienstposten ist anteilig gemäß Teilzeitumfang nach E 9a TVöD, Teil I der Anlage 1 des TVEntgO Bund, bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, Homeoffice, keine Kernarbeitszeiten), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.Ihre BewerbungIhre aussagekräftige Bewerbung übermitteln Sie bitte bis zum 03.11.2025 ausschließlich über unser Bewerberportal unter Angabe der JobID 1363 .Jetzt bewerben!Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Frau Daniela Kirchen (E‐Mail: karriere@pei.de , Telefon: +49 6103 77‐1133 ).

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinationsstelle Inspektionen Arbeitgeber: Paul-Ehrlich-Institut

Das Paul-Ehrlich-Institut bietet als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst eine herausragende Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit von Homeoffice und einem starken Fokus auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Mit einem zentralen Standort im Rhein-Main-Gebiet und umfassenden Sozialleistungen, einschließlich Betriebsrente und Fortbildungsmöglichkeiten, fördert das Institut aktiv die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

P

Kontaktdaten:

Paul-Ehrlich-Institut Recruiting-Team

StudySmarter Expertenrat🤫

Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinationsstelle Inspektionen erhalten könnten

Netzwerke in Gesundheitsorganisationen nutzen

Schau dir lokale Gesundheits-Events oder Konferenzen an und nimm an Workshops teil. Hier hast du die Möglichkeit, direkt mit Fachleuten aus dem Gesundheitsmanagement in Kontakt zu treten und dich vielleicht sogar für die nächste große Stelle zu empfehlen!

Engagier dich in Fachcommunitys

Werd aktiv in Foren oder Online-Communities für Gesundheitsmanagement. Diese Plattformen können dir helfen, Insider-Infos über offene Stellen zu bekommen und dir Ratschläge von erfahrenen Profis zu holen. Auch Praktika und interessante Projekte werden oft dort geteilt!

Die Stärken deines Lebenslaufs betonen

Egal ob Praktika, Projekte oder Studienarbeiten – heb deinen praktischen Bezug zum Gesundheitsmanagement hervor. Recruiter schauen auf fundierte Erfahrungen, also sei bereit, darüber im Detail zu sprechen, und zeig, wie du dein Wissen in der Praxis anwenden kannst.

Bewirb dich direkt über unsere Website

Wenn du eine Stelle bei Paul-Ehrlich-Institut siehst, die dich anspricht, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Personen geht und du vielleicht sogar schnell ein Interview ergatterst!

Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinationsstelle Inspektionen mit Bravour zu bestehen

Koordination von Anfragen
Organisatorische Fähigkeiten
Erstellung von Statistiken und Berichten
Kenntnisse in medizinischer Dokumentation
Verwaltung und Büroorganisation
Kenntnisse im Gesundheitssektor
Regulatorische Kenntnisse

Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡

Verstehe die Relevanz deines Studiums:Im Bereich Gesundheitsmanagement-Wissenschaften ist es wichtig, dass du die spezifischen Inhalte deines Studiums und deren praktische Anwendungen hervorhebst. Zeige, wie du theoretisches Wissen in die Praxis umsetzen kannst und bringe relevante Projekte oder Praktika in deinem Lebenslauf zur Sprache.

Zertifikate und Weiterbildungen einfügen:Falls du über zusätzliche Zertifikate, wie etwa im Bereich Gesundheitsförderung oder Projektmanagement, verfügst, solltest du diese unbedingt in deine Bewerbung aufnehmen. Diese Qualifikationen zeigen dein Engagement und deine Fachkenntnisse in einem stark umkämpften Bereich wie dem Gesundheitsmanagement.

Motivation und zukünftige Ziele erläutern:Da wir bei Paul-Ehrlich-Institut nach motivierten Talenten suchen, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du in diesem Bereich arbeiten möchtest. Teile uns mit, welche spezifischen Aspekte des Gesundheitsmanagements dich besonders reizen und wie du dir deine berufliche Zukunft vorstellst.

Präsentiere deine Soft Skills:Im Gesundheitsmanagement sind Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit und Empathie entscheidend. Nutze deinen Lebenslauf oder dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, die deine Fähigkeit zur Teamarbeit und zum Umgang mit Menschen unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du nicht nur fachlich, sondern auch interpersonal fit für die Stelle bist.

Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Paul-Ehrlich-Institut vorbereitet

Verstehe die Grundlagen des Gesundheitsmanagements

Mach dich mit den neuesten Trends und Theorien im Gesundheitsmanagement vertraut. Denk dran, dass du nicht nur deinen Abschluss präsentieren musst, sondern auch dein Verständnis für aktuelle Herausforderungen und Lösungen im Bereich Gesundheitswissenschaften.

Bereite praktische Beispiele vor

Denke an spezifische Situationen oder Projekte, in denen du deine Fähigkeiten im Gesundheitsmanagement unter Beweis gestellt hast. Während des Interviews möchte das Unternehmen sehen, wie du Herausforderungen angegangen bist – also sei bereit, darüber zu sprechen und konkrete Beispiele zu geben!

Verstehe die Anforderungen an die Vollzeitstelle

Als Vollzeitkraft wird von dir eine langfristige Engagementbereitschaft erwartet. Überlege dir, wie du dich in das Team von Paul-Ehrlich-Institut einbringen kannst und was deine Ziele für die nächsten Jahre in dieser Position sind. Sei bereit zu zeigen, dass du nicht nur aktuell interessiert bist, sondern auch eine spannende Zukunftsvision für deine Rolle hast.

Sei bereit für wichtige Fachfragen

In diesem Bereich könnten spezifische technische Fragen zum Thema Prävention, Gesundheitsförderung oder das Management von Gesundheitssystemen auf dich zukommen. Bereite dich auf solche Fragen vor und denke darüber nach, wie du dein Wissen anwenden würdest, um relevante Probleme zu lösen oder Prozesse zu optimieren.