Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und unterstütze das Team im Bereich Beschaffung und Logistik.
- Unternehmen: Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel mit einem Fokus auf Life Sciences.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet mit guten Verkehrsanbindungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Medizin und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in medizinischer Dokumentation oder vergleichbar, gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Gesundheit. Wir suchen für unser Referat Z3 „Beschaffung und Logistik“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement. Das Referat Z3 ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.
Ihre Aufgaben
- Betreuung zentraler E‑Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
- Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
- Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
- Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
- Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
- Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
- Kenntnisse über Registratursysteme und ‑formen
- Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
- Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
- Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift
Unser Angebot
Ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist zum Zwecke der Elternzeitvertretung mit Sachgrund voraussichtlich bis zum 30.06.2028 befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD bewertet. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, keine Kernarbeitszeiten), hybrides Arbeiten (max. 60 % remote), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.
Ihre Bewerbung
Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlussurkunden & Arbeitszeugnisse) übermitteln Sie bitte bis zum 14.06.2026 ausschließlich über unser Bewerberportal unter Angabe der JobID 1467.
Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Larissa Jasmin Blank (E‑Mail: karriere@pei.de, Telefon: +49 6103 77‑1133).
Wir weisen darauf hin, dass das Bundesministerium für Gesundheit im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen kann, um eine interessengerechte und zweckmäßige Personalauswahl sicherzustellen. Ihre Daten werden unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement Arbeitgeber: Paul-Ehrlich-Institut
Das Paul-Ehrlich-Institut bietet als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst eine Vielzahl an Vorteilen, darunter flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit von hybridem Arbeiten und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Mit einem zentralen Standort im Rhein-Main-Gebiet und einer starken Ausrichtung auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf schafft das Institut ein unterstützendes und förderndes Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter. Zudem profitieren Angestellte von den üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, was das Institut zu einem attraktiven Arbeitgeber macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle im Dokumentenmanagement interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse!
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Paul-Ehrlich-Instituts auf LinkedIn. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch leidenschaftlich an der Mission des Instituts interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, deine Unterlagen vollständig einzureichen, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und persönliche Ansprache, um deine Motivation für die Stelle zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du genau bei uns im Paul-Ehrlich-Institut arbeiten möchtest.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentriere dich auf relevante Erfahrungen und Qualifikationen, die zur Stelle passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast!
Belege deine Fähigkeiten:Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine Kenntnisse im Dokumentenmanagement und in der Kommunikation zu belegen. Zeig uns, dass du die richtige Person für die Aufgabe bist!
Bewerbung über unser Portal:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerberportal einzureichen! Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Paul-Ehrlich-Institut vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Paul-Ehrlich-Institut verschaffen. Informiere dich über deren Aufgaben, insbesondere im Bereich Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Dokumentenmanagement und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Sprich die geforderten Qualifikationen an
Gehe während des Interviews gezielt auf die Anforderungen ein, die in der Stellenanzeige genannt werden. Betone deine Kenntnisse in der medizinischen Dokumentation und deine IT-Anwendungskenntnisse, um zu zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen im Dokumentenmanagement oder zu Weiterbildungsmöglichkeiten sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
