Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement

Wir suchen für unser Referat Z3 "Beschaffung und Logistik" zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement.

Wir, das Paul-Ehrlich-Institut, sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

Das Referat Z3 ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.

• Betreuung zentraler E‐Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
• Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
• Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
• Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
• Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
• Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
• Kenntnisse über Registratursysteme und ‐formen
• Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
• Gute IT‐Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
• Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift

Wir bieten einen vielseitigen und anspruchsvollen Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist zum Zwecke der Elternzeitvertretung mit Sachgrund voraussichtlich bis zum 3 gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz i. V. m. § 21 Abs. 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD, Teil III der Anlage 1 des TVEntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, keine Kernarbeitszeiten), hybrides Arbeiten (max. 60 % remote), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.