Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und unterstütze das Team im Paul-Ehrlich-Institut.
- Unternehmen: Wissenschaftliche Einrichtung, die Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel prüft.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet mit guten Verkehrsanbindungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheitsforschung und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in medizinischer Dokumentation oder vergleichbar.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen für unser Referat Z3 "Beschaffung und Logistik" zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement.
Wir, das Paul-Ehrlich-Institut, sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.
Das Referat Z3 ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang), bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.
Ihre Aufgaben:
- Betreuung zentraler E-Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
- Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
- Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
- Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
- Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder einer vergleichbaren Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
- Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
- Kenntnisse über Registratursysteme und -formen
- Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
- Gute IT-Anwendungskenntnisse (MS Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
- Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift
Unser Angebot: Ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist zum Zwecke der Elternzeitvertretung mit Sachgrund voraussichtlich bis zum 30.06.2028 gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz i.V.m. § 21 Abs. 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD, Teil III der Anlage 1 des TVEntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, keine Kernarbeitszeiten), hybrides Arbeiten (max. 60% remote), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.
Ihre Bewerbung: Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlussurkunden & Arbeitszeugnisse) übermitteln Sie bitte bis zum 14.06.2026 ausschließlich über unser Bewerberportal (blauer Button unterhalb der Anzeige) unter Angabe der JobID 1467. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an karriere@pei.de oder unten genannten Kontakt. Wir weisen darauf hin, dass das Bundesministerium für Gesundheit im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen kann (Art. 6 Abs. 1 Ziff. C DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 GGO und Art. 65 GG), um eine interessengerechte und zweckmäßige Personalauswahl sicherzustellen. Ihre Daten werden unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Larissa Jasmin Blank
Recruiterin
+49 6103 77 1133
Stellenangebot 1467 Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement bei Paul-Ehrlich-Institut Jobportal Arbeitgeber: Paul-Ehrlich-Institut
Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern im Herzen des Rhein-Main-Gebiets eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zu hybridem Arbeiten und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördert das Institut die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die persönliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter. Zudem profitieren die Angestellten von den attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, wie Betriebsrente und Jahressonderzahlung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Stellenangebot 1467 Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement bei Paul-Ehrlich-Institut Jobportal erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit der Recruiterin aufzunehmen. Frag nach, was sie von Bewerbern erwarten und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Paul-Ehrlich-Institut und die spezifischen Aufgaben im Dokumentenmanagement. Je mehr du weißt, desto besser kannst du deine Motivation und Eignung präsentieren.
✨Tipp Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits im Paul-Ehrlich-Institut arbeitet oder dort gearbeitet hat. Ein paar Insider-Infos können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die besten Chancen, direkt in den Auswahlprozess aufgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Stellenangebot 1467 Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement bei Paul-Ehrlich-Institut Jobportal mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende dein Anschreiben, um deine Motivation und Begeisterung für die Stelle zu zeigen. Erzähl uns, warum du genau bei uns im Paul-Ehrlich-Institut arbeiten möchtest und was dich an der Position reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentriere dich auf relevante Erfahrungen und Qualifikationen, die zur Stelle passen. Wir wollen schnell sehen, was du drauf hast!
Dokumente ordentlich zusammenstellen:Achte darauf, dass alle geforderten Unterlagen wie Abschlussurkunden und Arbeitszeugnisse vollständig sind. Ein gut strukturiertes Bewerbungs-Paket macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du organisiert bist.
Bewerbung über unser Portal einreichen:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerberportal einzureichen! Das ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass wir alles richtig erhalten. Klicke einfach auf den blauen Button unterhalb der Anzeige und leg los!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Paul-Ehrlich-Institut vorbereitet
✨Informiere dich über das Paul-Ehrlich-Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Aufgaben und Ziele des Paul-Ehrlich-Instituts verschaffen. Verstehe, wie das Dokumentenmanagement in die Gesamtstruktur des Instituts passt und welche Rolle es bei der Zulassung von Impfstoffen spielt.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Dokumentenmanagement und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, insbesondere in Bezug auf Qualitätssicherung und den Umgang mit verschiedenen Softwarelösungen.
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da gute Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du dich darauf vorbereiten, auch in Englisch zu kommunizieren. Übe, deine Erfahrungen und Qualifikationen in beiden Sprachen zu präsentieren, um zu zeigen, dass du für die internationale Zusammenarbeit gewappnet bist.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Institut. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen im Dokumentenmanagement oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung innerhalb des Instituts.
