Projektkoordinator Field Operations (m/w/d)

Die PAUL Tech AG ist Technologieführer der Immobilienwirtschaft mit der Mission, Bestandsgebäude klimaneutral zu machen. Unsere Lösung PAUL Net Zero kombiniert KI, IoT-Geräte und Wärmepumpen zu einem intelligenten Gesamtsystem für CO₂-neutrale Wärme – ganz ohne Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko.

Du hältst Projektkoordination, Administration, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit zusammen und sorgst mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise dafür, dass operative Themen nicht liegen bleiben? Dann suchen wir dich als zentrale Unterstützung für unsere Projekt- und Serviceorganisation, die Abläufe sauber koordiniert, Transparenz schafft und unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet.

Deine Kernaufgaben:

• Administrative Unterstützung & kaufmännische Aufgaben: Du prüfst und bearbeitest administrative Vorgänge wie Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen, Rechnungserfassung und weitere kaufmännische Themen im Tagesgeschäft. Du pflegst Personalakten, erstellst interne Aushänge und Kommunikation und sorgst für eine saubere Dokumentation und Ablage relevanter Unterlagen.
• Projekt- & Prozessunterstützung: Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner, unterstützt bei Reporting und Arbeitsberichten und verfolgst Rückmeldungen aus laufenden Projekten nach. Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge, Termine und Rückmeldeschleifen und unterstützt bei der schriftlichen Standardisierung von Prozessen und Abläufen.
• Personal- & Einsatzkoordination: Du unterstützt bei der teamübergreifenden Personaleinsatzplanung und koordinierst operative Themen rund um Eintritte, Austritte, Arbeitskleidung, Ausstattung und Onboarding. Du verwaltest Monteur-Termine und weitere operative Kalenderstrukturen und sorgst für eine verlässliche Abstimmung mit den beteiligten Teams.
• Material- & Ressourcensteuerung: Du unterstützt bei der Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien sowie bei Materialabrufen aus der Produktion. Du hältst Lagerbewegungen, Wareneingänge, -ausgänge und Nachbestellungen sauber nach und schaffst Transparenz über verfügbare Ressourcen.
• Schnittstellen & operative Verbindlichkeit: Du bist zentrale Ansprechperson zwischen Projektleitung, Produktion, Einkauf, Personalabteilung sowie Service- und Montageteams und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss. Du bringst Struktur in operative Themen, priorisierst sauber und stellst sicher, dass Aufgaben und Rückmeldungen verbindlich nachgehalten werden.

Das bringst Du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektassistenz, Projektkoordination, Administration, Disposition oder einer vergleichbaren operativen Rolle.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word.
• Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen oder digitalen Tools im Projekt- und Serviceumfeld.
• Eine strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel sauber zu steuern.
• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und ein gutes Gespür für Priorisierung und Nachverfolgung.
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Das kannst du von uns erwarten:

• Eine sinnstiftende Tätigkeit, welche weltweit zur CO2-Einsparung beiträgt.
• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit überdurchschnittlichem Gehalt.
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr sowie zusätzlich der 24.12. und der 31.12. frei.
• Betriebliche private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss.
• Zuschuss für Firmenfitness in deiner Region.
• Regelmäßige Firmenevents, zu denen Du herzlich Willkommen bist.
• Deutschlandticket sowie Getränke und Obst in unseren Büros.

Du hast Lust Teil von uns zu werden? Dann direkt hier bewerben.